W jednym z naszych wcześniejszych postów udostępniliśmy przydatne szablony e-mailowe do umawiania rozmowy kwalifikacyjnej z potencjalnym klientem. W tym artykule porozmawiajmy o szerszym problemie – jak skutecznie wykorzystać e-maile do proszenia o jakiekolwiek spotkanie biznesowe.
Podzielę się kilkoma gotowymi szablonami e-maili z prośbą o spotkanie, które możesz dodać do swojej kolekcji, oraz poradami na temat pytania o dostępność na spotkanie.
Ale zaczynamy od definicji e-maila z prośbą o spotkanie. Co jest takiego szczególnego w tym rodzaju e-maila?
E-mail z prośbą o spotkanie biznesowe to wiadomość, którą wysyłasz, aby poprosić o spotkanie z kimś. Może to obejmować twojego potencjalnego klienta, obecnego klienta, partnera biznesowego, potencjalnego influencera, inwestora, zespół i innych.
Istnieje wiele powodów, dla których możesz chcieć wysłać e-mail z prośbą o spotkanie, na przykład:
W tym poście skupimy się bardziej na tym, jak skutecznie wykorzystać e-mail do proszenia o spotkania z potencjalnymi klientami. Szablony i porady, które przedstawię, będą również działać dobrze dla innych celów – z minimalną personalizacją.
| 💡 Wskazówka zawodowca Upewnij się, że prośby o spotkanie rzeczywiście docierają do twoich odbiorców, korzystając z narzędzi do sprawdzania e-maili. Nie chcesz marnować czasu i zasobów na nieaktywne adresy e-mail, prawda? |
Oczywiście, są inne sposoby na poproszenie o spotkanie: możesz to zrobić przez telefon lub osobiście. Ale proszenie o spotkanie przez e-mail okazuje się najskuteczniejszym sposobem, a oto dlaczego:
Jest śledzone
Jeśli chcesz osiągnąć udaną transakcję biznesową, powinieneś przyzwyczaić się do sztywnego sposobu komunikacji. Żaden szczegół nie powinien zostać pominięty.
W przeciwieństwie do rozmów lub telefonów przeprowadzonych na szybko, e-mail pozwala łatwo śledzić swoją korespondencję i wrócić do niej w razie potrzeby. W ten sposób ty i twój rozmówca zawsze możecie być na tej samej stronie i planować transakcję zgodnie z historią wątku e-mailowego.
To jest wygodne.
W biznesie powinieneś być szczególnie ostrożny w stosunku do osób, z którymi zamierzasz współpracować, czy to będzie klient potencjalny, czy możliwy partner. Jakikolwiek nacisk na nich może kosztować cię utracone transakcje lub naruszenie kontaktu.
E-mail jest najlepszym sposobem na utrzymanie zdrowych relacji biznesowych podczas proszenia o spotkanie – możesz znaleźć najbardziej odpowiedni ton i język, aby zwrócić się do danej osoby, podczas gdy ona może zaplanować swoją odpowiedź bez uczucia zakłopotania czy presji czasowej.
To jest skuteczne.
Większość transakcji biznesowych jest obecnie przeprowadzana online. Szanse na spotkanie z docelową osobą na konferencji sprzedażowej lub jakimkolwiek innym wydarzeniu biznesowym i prowadzenie komunikacji twarzą w twarz są względnie niskie.
Mówiąc o telefonach, wątpię, aby twój potencjalny klient lub inwestor był gotowy odpowiedzieć na nie od razu lub odpowiedzieć na twoje telefony kontrolne. Nie ma nic dziwnego w tym, że 9 na 10 osób chce używać wiadomości do interakcji z firmami.
Przyjrzyjmy się budowie e-maili biznesowych z prośbą o spotkanie.
Przed napisaniem e-maila z prośbą o spotkanie biznesowe, pomyśl o chwytliwej linii tematu, która skusi odbiorcę do otwarcia twojej wiadomości. Zalecam unikać długich, skomplikowanych linii tematu – zajęci ludzie, do których będziesz pisać e-maile, nie będą się nimi przejmować. Trzymaj się czegoś prostego, ale chwytliwego i spersonalizowanego, na przykład:
Nie twórz długich tekstów. Zamiast tego, twój e-mail powinien być zwięzły, ale znaczący. Przeczytałem tysiące e-maili i często ludzie mają tendencję do owocowania się zamiast przejść od razu do sedna.
Aby uniknąć tej powszechnej niezdrowej tendencji, polecam zastosowanie metody RAP, która okazała się pomocna w strukturyzacji treści e-maila z prośbą o spotkanie biznesowe.
Wiem, może w tej chwili w twojej głowie gra jakiś stary utwór Eminema, ale RAP to coś innego w marketingu e-mailowym. To skrót od 3 kluczowych elementów, na których powinny opierać się wszystkie twoje e-maile z prośbą o spotkanie biznesowe:
R = Powód (reason w języku angielskim)
Poświęć pierwsze kilka linii swojego e-maila z zaproszeniem na spotkanie na przedstawienie klarownego przeglądu celu spotkania. Twój odbiorca powinien zrozumieć, dlaczego do niego piszesz i jak jego obecność wpłynie na spotkanie.
A = Działanie (action w języku angielskim)
To, co następuje, to rodzaj wezwania do działania, które zachęci odbiorcę twojego e-maila do kontynuacji komunikacji, przenosząc ją w formie do spotkania biznesowego. Zasadniczo ta część e-maila informuje twojego adresata o szczegółach spotkania, takich jak data, czas, typ spotkania (online lub offline), kanał (dla spotkań online) albo fizyczna lokalizacja (dla spotkań offline).
P = Zakończenie profesjonalne (professional ending w języku angielskim)
Powinieneś zwieńczyć swój e-mail z prośbą o spotkanie podpisem, który wszystko połączy i pozostawi przyjemny posmak, tak aby osoba, do której piszesz, była bardziej skłonna do pozytywnej odpowiedzi na twoją prośbę. Ogólna zasada tutaj jest następująca: twoje zakończenie musi pasować do ogólnego tonu twojego e-maila. Powiedzmy, że jeśli treść twojego e-maila jest formalna, nie używaj nieformalnego zakończenia.
W tej sekcji przedstawię ci praktyczne porady dotyczące wysyłania e-maili z prośbą o spotkanie oraz szablony.
Zimne nawiązywanie kontaktów nigdy nie było łatwe. Jeśli to twój pierwszy kontakt z potencjalnymi klientami, twoje e-maile powinny być niemal perfekcyjne, aby zachęcić ludzi do otwierania ich i reagowania, nie mówiąc już o zaakceptowaniu twojego zaproszenia na spotkanie.
Pierwszą rzeczą, którą powinieneś zrobić, to określić, jaki styl komunikacji jest najbardziej odpowiedni dla twojego potencjalnego klienta. Zrób trochę badań, aby dowiedzieć się, jak preferują komunikację, formalnie czy nieformalnie, a następnie dostosuj ton swojego e-maila z prośbą o zaproszenie na spotkanie.
Sugeruję, abyś dodał zarówno formalne, jak i nieformalne przykłady e-maili z prośbą o spotkanie do swojej listy szablonów.
Formalny przykład: e-mail z prośbą o spotkanie # 1
| Linia tematu: Prośba o spotkanie w najdogodniejszym dla Pana/Pani terminie. Szanowny/a [Imię odbiorcy], Jestem [Twoje imię], pracuję jako [Twoje stanowisko] w [Nazwa twojej firmy]. Nasza firma specjalizuje się w [Twoja misja], a pomogliśmy takim firmom jak [Przykłady firm, które są konkurentami odbiorcy] w [Opisz, jak pomogłeś tym firmom rozwiązać ich problemy]. Badałem twoją firmę na LinkedIn i widzę, że [Spróbuj określić główne wyzwanie odbiorcy]. Uważam, że moglibyśmy współpracować w celu [Opisz rozwiązanie problemu odbiorcy]. Chciałbym zaprosić cię na krótkie spotkanie, aby omówić to dalej. Czy [Data i godzina] będą dla Ciebie dogodne? Czekam na odpowiedź, [Twoje imię] |
Jeśli twój potencjalny klient ceni sobie mniej formalny styl komunikacji, spróbuj przyciągnąć ich uwagę e-mailem z prośbą o spotkanie o luźniejszym charakterze:
Nieformalny przykład: e-mail z prośbą o spotkanie # 2
| Linia tematu: Co powiesz na szybką rozmowę? Cześć [Imię odbiorcy], Jestem [Twoje imię], pracuję jako [Twoje stanowisko] w [Nazwa twojej firmy]. Nasza firma specjalizuje się w [Twoja misja], a pomogliśmy takim firmom jak twoja w [Opisz, jak pomogłeś tym firmom rozwiązać ich problemy]. Co jeśli przeprowadzimy krótką rozmowę, aby omówić, w jaki sposób nasze rozwiązanie może pomóc twojej firmie? Czy [Data i godzina] będą odpowiednie dla Ciebie? Pozdrawiam, [Twoje imię] |
Uwaga: Niezależnie od tego, jaki styl komunikacji ma twój zimny e-mail, upewnij się, że zaczynasz od przedstawienia się. Pamiętaj, że kontaktujesz się z osobą po raz pierwszy – powinna ona zrozumieć, kto do niej mówi i dostrzegać logikę stojącą za twoją prośbą o spotkanie.
Osoby zajmujące się biznesem są prawdopodobnie najbardziej opornymi czytelnikami e-maili na świecie. To naturalne, ponieważ nie mają czasu na rzeczy, które nie odpowiadają ich obecnym potrzebom i celom. Więc stawiasz sobie dość wyzwanie, wysyłając im swój e-mail z prośbą o spotkanie – przyciągając ich uwagę od samego początku.
Rozwiązanie?
Potrzebujesz dobrego haczyka…
W wiadomości musi być jedno lub dwa zdania, które sprawią, że twój odbiorca będzie chciał czytać dalej i zgodzi się na spotkanie.
Jednym ze sposobów na przyciągnięcie ich uwagi jest pokazanie, że spędziłeś czas na nauce o tym, co robią, ich celach, potrzebach i problemach. Marketerzy lubią nazywać to „zrobieniem pracy domowej”, co oznacza, że musisz przeprowadzić dokładne badania na temat firmy, której przedstawiciela zamierzasz zaprosić na spotkanie.
Rozważ przykład e-maila z prośbą o spotkanie, który pomoże pokazać, że nie jesteś obcym, który funduje w skrzynkę wiadomości twojego potencjalnego klienta – wiesz, jakiego powietrza potrzebują.
Przykład e-maila z prośbą o spotkanie #3
| Linia tematu: Czy jesteś dostępny na krótką dyskusję? Cześć [Imię odbiorcy], Jestem [Twoje imię], pracuję jako [Twoje stanowisko] w [Nazwa twojej firmy]. Nasza firma specjalizuje się w [Twoja misja]. Widziałem twój ostatni post na LinkedIn i widzę, że [Spróbuj określić główne wyzwanie odbiorcy]. Uważam, że moglibyśmy współpracować w celu [Opisz rozwiązanie problemu odbiorcy]. Chciałbym zaprosić cię na krótkie spotkanie, aby omówić to dalej. Czy [Data i godzina] będą odpowiednie dla Ciebie? Mam nadzieję, że wkrótce się spotkamy, [Twoje imię] |
Jak widać z tego przykładu szablonu, możesz łatwo przeprowadzić badania na temat potencjalnego klienta na LinkedIn. Po prostu wejdź na ich stronę i przeczytaj informacje, które publikują, aby lepiej zrozumieć, do czego dąży ich firma i jak wolą współpracować.
Innym sposobem, aby przyciągnąć uwagę odbiorcy twojego e-maila, jest opowiedzenie im o ich konkurentach. Jeśli pomogłeś jakimkolwiek innym firmom podobnym do ich, nie przegap okazji, aby wspomnieć o tym już na początku. To wykaże twojemu potencjalnemu klientowi, że mogą coś wartościowego przegapić, co dowiedzą się podczas spotkania z tobą.
Przykład e-maila z prośbą o spotkanie #4
| Linia tematu: Prośba o spotkanie w twojej skrzynce odbiorczej Cześć [Imię odbiorcy], Jestem [Twoje imię], pracuję jako [Twoje stanowisko] w [Nazwa twojej firmy]. Nasza firma specjalizuje się w [Your mission], a pomogliśmy takim firmom jak [Przykłady firm, które są konkurentami odbiorcy] w [Opisz, jak pomogłeś tym firmom rozwiązać ich problemy]. Dowiedziałem się o twojej firmie i wierzę, że masz wszystko, aby osiągnąć jeszcze lepsze wyniki, mając tylko trochę pomocy od [Twoja firma]. Co jeśli przeprowadzimy krótką rozmowę w [Data i godzina], a ja opowiem ci więcej o ofercie? Czy ta data i godzina będą ci odpowiadać? Z poważaniem, [Twoje imię] |
FOMO (fear of missing out w języku angielskim) to jedna z najlepszych strategii psychologicznych przyciągających uwagę odbiorcy twojego e-maila. Nie zaniedbuj tego w swoim e-mailu z prośbą o spotkanie.
Jeśli chcesz, aby odbiorca zaakceptował twoje zaproszenie e-mailowe, musisz go przekonać, że twoje spotkanie przyniesie im prawdziwą wartość. Jest pewien sposób, aby to zrobić.
Po pierwsze, podkreśl ich problemy i powiedz im, że istnieje sposób na wyjście z ich trudnej sytuacji. Następnie wspomnij o swoim rozwiązaniu, dodając kilka jego zalet w formie zachęty. Na końcu twórz intrygę i zaproś ich na spotkanie, podczas którego będą mogli poznać dalsze szczegóły.
Zobaczmy, jak możesz wykorzystać tę technikę w swoim szablonie e-maila:
Przykład e-maila z prośbą o spotkanie #5
| Linia tematu: Czy jesteś dostępny, aby omówić kluczowe wyzwanie [Firma twojego potencjalnego klienta] w tym tygodniu? Cześć [Imię odbiorcy], Jestem [Twoje imię], pracuję jako [Twoje stanowisko] w [Nazwa twojej firmy]. Nasza firma specjalizuje się w [Twoja misja]. Jestem pod wrażeniem, jak szybko [Firma odbiorcy] osiągnęła tak szybki rozwój. To wspaniale! Oczywiście rozumiem, jak problematyczne jest [Opisz kluczowy problem odbiorcy], gdy dążysz do tak ambitnych celów. Co powiesz na to, że [Twoja firma] mogłaby pomóc ci [Opisz, jak rozwiążesz problem odbiorcy] w ciągu tylko [Ile czasu]? To jest bardziej niż realne. Sugeruję, żebyśmy mieli krótką rozmowę w tym tygodniu, aby omówić to dokładniej. Czy [Data i godzina] będą dla Ciebie odpowiednie? Miłego dnia, [Twoje imię] |
Nie wspominaj o problemie twojego odbiorcy na początku wiadomości. Rozpocznij od małego komplementu. Ten psychologiczny trik pomaga ci zdobyć sympatię u odbiorcy, aby kiedy dojdziesz do momentu proszenia o spotkanie, oni już będą mieli pozytywne uczucia wobec ciebie.
Jeśli chcesz stworzyć e-mail z prośbą o spotkanie, który przyniesie efekty, spraw, aby był interesujący!
Jednym z najprostszych sposobów na to jest zadawanie pytań. W ten sposób pozwalasz odbiorcy wyobrazić sobie, że już na nie odpowiada. To tworzy efekt dialogu w wiadomości e-mail i poczucie, że ten dialog powinien logicznie trwać dalej – podczas twojego spotkania, rzecz jasna.
Zobacz wzór e-maila z prośbą o spotkanie, który możesz wykorzystać w tym przypadku:
Przykład e-maila z prośbą o spotkanie #6
| Linia tematu: Twoja opinia ekspercka jest bardzo potrzebna. Cześć [Imię odbiorcy], Jestem [Twoje imię], pracuję jako [Twoje stanowisko] w [Nazwa twojej firmy]. Dużo się nauczyłem o [Firma odbiorcy] na LinkedIn i widzę, że masz dużo doświadczenia, które możesz podzielić się. Czy używasz [Typ produktu/usługi, w której specjalizuje się twoja firma] w swojej firmie? Czy kiedykolwiek rozważałeś optymalizację swojego rozwiązania dla [Opisz główny problem odbiorcy]? W [Twoja firma] my [Powiedz swoją misję]. Co jeśli [Twój produkt] może pomóc ci [Wspomnij, jak pomożesz odbiorcy rozwiązać jego problem]? Chciałbym się krótko z tobą spotkać, aby omówić to w większych szczegółach. Czy [Data i godzina] będą w porządku dla Ciebie? Pozdrawiam, [Twoje imię] |
Innym sposobem na zaangażowanie odbiorcy twojego e-maila i uzyskanie, aby zaakceptowali twoje zaproszenie na spotkanie, jest stworzenie iluzji, że to oni wybierają, by mieć z tobą spotkanie.
Na przykład, możesz zaproponować alternatywy dla daty lub czasu spotkania, kanału komunikacji (np. Zoom lub Skype) czy nawet tematy do dalszej dyskusji.
Oto szablon, którego możesz użyć jako część swojej strategii zaproszeń na spotkanie:
Przykład e-maila z prośbą o spotkanie #7
| Linia tematu: Masz chwilę na szybkie spotkanie? Cześć [Imię odbiorcy], Jestem [Twoje imię], pracuję jako [Twoje stanowisko] w [Nazwa twojej firmy]. Nasza firma specjalizuje się w [Twoja misja]. Jestem pod wrażeniem, jak szybko [Firma odbiorcy] osiągnęła tak szybki rozwój. Jednak szybko rozwijające się firmy, takie jak twoja, zazwyczaj napotykają takie wyzwania jak:
Czy mógłbyś proszę podzielić się, który z tych problemów wydaje się twojemu biznesowi najbardziej palący? Porozmawiajmy krótko, aby omówić to w szczegółach. Czuję, że możesz znacznie skorzystać z używania [Twój produkt]. Czy [Data i godzina] lub [Data i godzina] będą dla Ciebie odpowiednie? Z pozdrowieniami, [Twoje imię] |
Ludzie uwielbiają liczby. Osoby zajmujące się biznesem nie mogą żyć bez liczb, ponieważ są przyzwyczajone do operowania pieniędzmi, analizą i danymi statystycznymi. Są też szczególnie wrażliwi na marnowanie osobistego czasu na drobiazgi. Dlaczego nie wykorzystać tych cech w swoim e-mailu z prośbą o spotkanie?
Opowiadając o tym, jak twój odbiorca skorzysta na współpracy, bądź szczegółowy: powiedz, ile przychodu mogą zobaczyć i w jakim okresie. Ponadto wspomnij, jak długo będzie trwało twoje spotkanie, aby upewnić się, że twój odbiorca e-maila nie straci cennych godzin, a zyska dużo wartości w zamian.
Możesz to zrobić w linii tematu, jak w poniższym przykładzie:
Przykład e-maila z prośbą o spotkanie #8
| Linia tematu: Potrzebuję tylko 10 minut twojego czasu, [Imię odbiorcy] Cześć [Imię odbiorcy], Jestem [Twoje imię], pracuję jako [Twoje stanowisko] w [Nazwa twojej firmy]. Specjalizujemy się w [Twoja misja], a pomogliśmy takim firmom jak [Przykłady firm, które są konkurentami odbiorcy] w [Opisz, jak pomogłeś tym firmom rozwiązać ich problemy]. Uważam, że moglibyśmy współpracować w celu [Opisz, jak pomożesz odbiorcy rozwiązać ich problemy za pomocą liczb i procentów]. Chciałbym zaprosić cię na 10-minutowe spotkanie, aby omówić to dalej. Czy [Data i godzina] będą w porządku dla Ciebie? Mam nadzieję, że wkrótce się spotkamy, [Twoje imię] |
Pamiętaj: kiedykolwiek podasz jakiekolwiek statystyki lub inne dane, muszą być one super istotne dla odbiorcy. Dodaj tylko te liczby, które faktycznie zainteresują twojego odbiorcę e-maila.
Ostatnia, ale nie mniej ważna wskazówka, którą chciałbym się podzielić, wcale nie jest wskazówką – to postulat.
Zrób. Postępuj. Dalej.
Twój początkowy e-mail z prośbą o spotkanie został zignorowany? Cóż, może być mnóstwo powodów, dla których potencjalny klient milczy. Po prostu wyślij im przypomnienie, aby pokazać, że cierpliwie czekasz, aż zaakceptują twoją prośbę o spotkanie.
Oto przykład e-maila przypominającego o prośbie o spotkanie.
Przykład e-maila z prośbą o spotkanie #9
| Cześć [Imię odbiorcy], Poprosiłem cię o spotkanie [Kiedy?], ale nie otrzymałem od ciebie żadnej odpowiedzi. Rozumiem, że jesteś zajęty, więc nie chcę ci przeszkadzać. Po prostu przypomnienie: jeśli uważasz, że 15-minutowa rozmowa o twoim [Podaj ponownie problem odbiorcy] ma sens, daj mi znać, jak wygląda twój kalendarz. Czekam na twoją odpowiedź, [Twoje imię] |
Przypomnienia muszą stać się codzienną praktyką e-mailowego marketingu w drodze do zamykania transakcji, więc dodaj część dobrych szablonów e-maili przypominających do swojej kolekcji.
Jeśli chcesz poprosić o spotkanie z potencjalnym klientem lub potencjalnym partnerem biznesowym, e-mail jest najskuteczniejszym środkiem. Jest śledzone, daje większą swobodę do przemyślenia wszystkiego i pozwala Ci przygotować zaproszenie w przekonujący sposób. Mam nadzieję, że wskazówki i przykłady e-maili, które zamieściłem w tym poście, pomogą Ci stworzyć własne nieodparte e-maile z prośbami o spotkanie.
A jeśli potrzebujesz platformy, która uprości twoją komunikację e-mailową oraz nawiązywanie kontaktów na LinkedIn, zadba o personalizację i wyśle na czas przypomnienia dla Ciebie, Snov.io to bez wątpienia pierwszy wybór. Połącz funkcje Snov.io zimnego e-maila z jego możliwościami CRM, a otrzymasz wszystko, czego potrzebujesz do skutecznego nawiązywania kontaktów.
Podpis e-mail to Twoja wizytówka online. Dowiedz się, jak stworzyć profesjonalny podpis i wybierz odpowiednie…
Zastanawiasz się, jak przejść w tryb incognito na LinkedIn? Poznaj ten trik i wykorzystaj tryb…
Poznaj LinkedIn Social Selling Index i dowiedz się, jak go mierzyć. Odkryj nowe i skuteczne…
Wciąż płacisz agencjom za pozyskiwanie leadów? Naprawdę możesz znaleźć je samodzielnie. Dowiedz się gdzie i…
Czy LinkedIn Premium się opłaca? Oto kompleksowa odpowiedź na to pytanie – przyglądamy się dokładnie,…
Chcesz znaleźć czyjś adres e-mail, ale nie wiesz, od czego zacząć? Ten przewodnik pokaże Ci…