Вам точно знайома ця історія: ви надсилаєте листа, а відповіді нема день, три, тиждень… У B2B це особливо болісно, бо поки хтось з’ясовує, чому не приходять листи на пошту Gmail, перспектива укладання угоди з потенційним клієнтом стає дедалі примарнішою.
І досить часто річ не лише у тім, що лід вирішив проігнорувати ваш меседж. Навіть у найнадійніших email провайдерів трапляються хиби, через які не приходять листи на електронну пошту. До того ж під час надсилання емейлів можна припуститися «непомітних» помилок, які ускладнять або унеможливлять їхнє доставлення.
Тож сьогодні ґрунтовно та послідовно поговоримо про те, чому не приходять листи на Gmail та як покращити їхнє доставлення. Але почнемо традиційно з бази.
Зміст:
Перш ніж зосереджуватися на Gmail, варто зробити крок назад і подивитися на загальну картину. Більшість провайдерів працюють за схожими принципами й подекуди мають схожі обмеження, через які не приходять листи на електронну пошту.
Тож цей «погляд згори» допоможе нам відрізнити універсальні проблеми від тих, які притаманні саме Gmail, і не шукати складних пояснень там, де все наочно та зрозуміло.
Якщо спрощено – це як надсилання посилки: ви віддали її на пошті, але це не означає, що адресат миттєво її отримує її. Емейл проходить шлях від вашого поштового клієнта до поштового сервера, а звідти – до сервера одержувача, і на кожному етапі на нього чекають специфічні перевірки.
Саме після них зазвичай не приходять листи на електронну пошту, бо в підсумку часто виринає якась помилка пов’язана з бекендом або контентом. Сервер одержувача може прийняти лист, затримати його або взагалі відхилити. Але для відправника все це однаково виглядає як тиша в етері.
Перш ніж ваш меседж з’явиться у скриньці, поштові сервери оцінять його контент та вашу репутацію відправника. Наприклад, дуже часто стається так, що не приходять листи на Gmail саме через те, що відправник системно робить помилки в надсиланні емейлів і має через це низьку репутацію.
Тож «відправлено» ≠ «доставлено». А далі розглянемо найпоширеніші типи помилок.
Багато ситуацій, коли не приходять листи на електронну пошту, мають досить «людські» корені. Але якщо ви хочете позвинувачувати алгоритми – маєте на це повне право, бо й тут є за що.
Загалом маємо 4 найбільш розповсюджені категорії помилок доставлення:
Помилки в адресі одержувача
Зайвий символ, пропущена літера або некоректний домен – і ваш лист несеться в нікуди. В більшості випадків сервери не дають фідбеку щодо таких помилок, тож у відповідь ви отримуєте лише тишу, і тут вже розрахунок на вашу уважність.
| Лише актуальні й коректні email адреси у вашій базі 😎 За допомогою Email Finder від Snov.io ви назавжди позбудетеся помилкових електронних адрес і необхідності шукати зайві або пропущені символи в рядках «Кому». Знаходьте поштові скриньки клієнтів за іменами, прізвищами та доменами компаній, а також на сайтах та у великій базі даних. Створюйте перевірені та надійні списки контактів та збільшуйте ефективність продажів разом зі Snov.io! |
Тимчасові збої серверів
Поштові сервіси, як і будь-яка інша інфраструктура, можуть перевантажуватися або працювати нестабільно. Тож коли не приходять листи на Gmail, а адреси одержувачів вказані коректно, іноді треба просто почекати, або надіслати емейли повторно через деякий час.
Великі або підозрілі вкладення
Файли великого розміру, архіви або нетипові формати можуть сприйматися з боку сервера одержувача як загроза. Тому лист блокується ще до потрапляння у скриньку одержувача.
Масові розсилки без згоди одержувача
Надсилання деперсоналізованих меседжів всім лідам разом дуже швидко зіпсує вашу репутацію відправника. Здоровʼя вашого домену страждатиме, а кампанії не приноситимуть жодних результатів.
Тож чому не приходять листи на Gmail у відповідь на ваші кампанії? Тому що ваші листи ймовірно потрапили у спам або були заблоковані як потенційно небезпечні й одержувачі просто не мають змоги побачити їх і відповісти на ваші запити.
Щоб уникнути таких ситуацій ви маєте сегментувати власну базу лідів за демографічними або фірмографічними ознаками, створювати окремі листи для кожного сегменту та надсилати їх із певними затримками – не одночасно.
Поштові сервіси оцінюють листи за купою параметрів: від технічних складових до їхнього змісту й історії відправника. Але автоматичні фільтри не здатні відрізнити маркетинговий лист від особистого. Тож через незвичні формулювання й «дивну» активність, ваші меседжі можуть здаватися підозрілими, через що потраплятимуть у спам.
Але іноді, коли не приходять листи на електронну пошту, це відбувається не лише через ваші помилки або проблеми з поштовою інфраструктурою, але й через поведінку одержувачів: видалення емейлів, ігнорування та скарги на спам. Якщо все це вчиняють з вашими листами – ваша репутація відправника ставатиме дедалі нижчою.
Перш за все йдеться про їхній об’єм, бо не приходять листи на електронну пошту, коли скринька одержувача переповнена. В цій ситуації ваш лист повертається назад, а ви отримуєте сповіщення про помилку.
Поштові сервіси також встановлюють ліміти на розмір вкладень та кількість листів. Тож однією з причин, чому не приходять листи на Gmail, може бути банальне перевищення цього ліміту.
Окремо варто відзначити затримки доставлення, які трапляються за пікових навантажень на сервер або під час перевірок безпеки. Зазвичай в такі моменти ваш лист доходить до адресата, але пізніше – за кілька хвилин або навіть годин.
В загальних рисах Gmail працює так само, як і будь-який інший поштовий сервіс. Але він також має низьку власних правил і пріоритетів. До того ж у кожного email провайдера є специфічні обмеження та «підводні камені». Тож далі детально розглянемо:
Почнемо певно з найважливішого нюансу: Gmail використовує машинне навчання щоб аналізувати ваші листи не лише за формальними ознаками, але й у контексті всієї безпекової екосистеми Google. Тож коли не приходять листи на Gmail, це може бути пов’язано з внутрішньою репутацією домену та IP-адреси відправника або навіть одержувача.
Наприклад, якщо ви раніше запускали масові розсилки на адреси, власники яких не додавали вас до своїх контактів, та ще й скаржилися на ваші листи, будьте готові до того, що ваша репутація надалі суттєво обмежуватиме ваші дії в Gmail.
| Корисне: якщо ви не можете зрозуміти, чому не приходять листи на ваш Gmail, ви можете перевірити репутацію власного IP та домену за допомогою гуглівського сервісу Postmaster Tools. |
Gmail автоматично сортує пошту до вкладок («Вхідні», «Важливі», «Спам» тощо), і досить часто лист таки є, але не там, де ви на нього очікуєте. Класична помилка – робити висновок, що не приходять листи на Gmail, перевіряючи при цьому лише вкладку «Вхідні».
Щоб не губити меседжі, можна користуватися пошуком у Gmail (пошуковий рядок вгорі) за адресою або ключовими словами. Це найпростіший спосіб переконатися, що лист таки десь у скриньці.
Це особливо корисна опція, коли ви очікуєте на лист-відповідь. Але щоб порадити цей хак своїм лідам, вам потрібен другий канал комунікації.
Сервіс чутливий до контентних тригерів: агресивних формулювань, надлишку посилань, важких HTML-листів та скорочених лінків. Тому коли ви не знаєте, чому не приходять листи на Gmail у «Вхідні», причиною може бути також і їхня стилістична схожість на спам-повідомлення.
Поштовий сервіс Google також досить прискіпливо відноситься до відправників, чиї листи вже ігнорували або позначали як спам. Якщо ви назбирали достатньо таких позначок, ваші листи можуть потрапляти в спам навіть за умови, що ви є у контактах адресата.
Ну й окремо варто зазначити: масові email розсилки за одним шаблоном є особливо ризикованою практикою. Однаковий текст і структура для великої кількості адрес – це, швидше за все, і є причини, чому не приходять листи на Gmail (принаймні в інбокси ваших адресатів).
У користувачів Gmail є можливість власноруч створювати кастомні фільтри, які автоматично архівуватимуть, видалятимуть або пересилатимуть листи.
Після налаштування фільтрів вони працюють автоматично у фоновому режимі, тож перш ніж перевіряти, чому не приходять листи на Gmail, впевніться чи раптом не підпадають вони під фільтр автоматичного видалення.
Також не варто забувати, що користувачі Gmail можуть банити окремі адреси та цілі домени. Відповідно, якщо вашу адресу або домен заблоковано з боку одержувача (і навпаки), відправлені листи не дістануться адресата.
А найпідступніше, що один некоректно налаштований фільтр може повністю сховати листи від певного контакту. Тому перевіряйте власні налаштування і культивуйте це серед тих, з ким комунікуєте поштою.
Існують технічні причини, чому не приходять листи на Gmail, і більшість з них обертається навколо DNS записів: SPF, DKIM, DMARC. Їхня відсутність або помилки у їхньому налаштуванні сигналізують системі, що відправник потенційно ненадійний, тож лист блокується ще на його боці.
| У цьому гайді ви дізнаєтеся більше про DNS записи та знайдете вичерпні інструкції з їхнього налаштування. |
Ми вже згадували, що всі поштові провайдери тим чи іншим чином обмежують діяльність користувачів. Тож у Gmail також є конкретні ліміти, які впливають на доставлення та надсилання листів. Їхнє перевищення може стати причиною, чому не приходять листи на Gmail, тож ми зібрали таблицю із зазначенням поточних обмежень сервісу:
| Тип обмеження | Ліміти та примітки |
| Денний ліміт надсилання листів для некорпоративних користувачів (безплатний Gmail) | 500 |
| Денний ліміт надсилання листів для користувачів Google Workspace | До 2000 |
| Максимальна кількість одержувачів одного листа | До 2000 на добу |
| Максимальний розмір вкладення | 25 МБ на один лист |
| Непідтримувані формати файлів у вкладеннях | .exe, .bat, .dll, .com, .apk, .js, .jse, .ps1, .msi, .msix, .jar тощо |
Зверніть увагу: ці обмеження з часом можуть змінюватися, тож спирайтеся на дані з офіційних джерел Google.
Тут зосередимося на практичних кроках і подивимося, що можуть зі своїх боків зробити відправник та одержувач для діагностики проблем із доставленням емейлів, їхнього усунення та уникнення в майбутньому.
Перший крок – перевірити теки «Спам» та «Пропозиції». Якщо результату нема – подивіться усі вкладки Gmail та зверніть увагу на налаштування власних фільтрів. Бо часто проблема не в тому, що не приходять листи на Gmail, а в тому, що вони не в тій теці, автоматично архівуються або ж видаляються.
Наступним кроком варто додати відправника до контактів та позначити його попередні листи як «Важливі». Це допоможе Gmail зрозуміти, що цей відправник не шахрай. До того ж такі дії можуть стати помітним кроком назустріч до потенційних клієнтів, адже усунення перешкод в спілкуванні – це завжди про довіру.
Ну й доречно перевірити кількість вільного місця у вашому Google-сховищі. Якщо його нема – нові листи ви просто не отримаєте.
Коли незрозуміло, чому не приходять листи на Gmail, і це стає системною проблемою, мануальні перевірки налаштувань поштового акаунта стають майже марними. Тут потрібна «важка арта» у вигляді інструментів перевірки доставлення.
Вони допомагають діагностувати проблеми із доставленням емейлів на будь-яких рівнях та надають рекомендації з їхнього усунення або ж зменшення впливу на доставлення шкідливих факторів.
Один з таких інструментів – сервіс Перевірки доставлення від Snov.io. З його допомогою ви можете визначити, чому не приходять листи на Gmail та отримати вичерпні інсайти для ефективного розв’язання проблем із врахуванням широкого переліку факторів, зокрема:
Тут ви можете власноруч обрати стратегію надсилання (одночасна розсилка всім адресатам, або ж надсилання із затримкою в 10 секунд), та тип контенту (згенерований ШІ або ж ваш власний емейл, який ви плануєте надсилати своїм лідам).
Протягом тестування ваші листи надсилатимуться на спеціально створені email адреси, з яких надходитимуть дані про якість доставлення листів та можливі проблеми.
В підсумку ви визначите, чому не приходять листи на Gmail та отримаєте професійні поради для розв’язання саме ваших проблем із доставленням.
Згаданий вище спосіб моніторингу доставлення є не лише «лікувальним засобом», але й надійною профілактикою. І це не параноя, а необхідна гігієна поштової комунікації. Регулярні перевірки показують, куди насправді потрапляють ваші листи та виявляють проблеми ще до того, як зірветься ваша email кампанія або загубиться важливий потенційний клієнт.
Не менш важливою є й робота з базою контактів, адже коли не приходять листи на Gmail, проблема може бути не лише з вашого боку. Неактивні адреси, застарілі ліди та одержувачі, які тривалий час ігнорують листи, поступово тягнуть вашу репутацію відправника донизу. Тому регулярне очищення бази контактів – це ключова техніка попередження проблем із доставленням листів.
Ну й найважливіше – чіткий фокус на якості комунікації, а не на кількості надісланих листів. Коли емейли очікують, читають і на них відповідають, алгоритми Gmail також це «помічають». І в підсумку виграють усі: і користувачі, і доставлення, і ваші продажі.
Отже, коли не приходять листи на Gmail – це рідко відбувається «просто так» і майже ніколи не вирішується одним чарівним кліком. Найчастіше це сукупність факторів: налаштування акаунту, репутація відправника, поведінка одержувачів і дрібні помилки, які накопичуються з часом.
Тож разові «латки» та тимчасові рішення (перевірка у спамі, зміна теми листа тощо) дають лише тимчасовий ефект і не мають суттєвого впливу на загальну картину.
Насправді ефективним є лише системний підхід: регулярна діагностика, очищення баз контактів та акцент на якісній, персоналізованій та тривалій комунікації, через що зникатиме значно менше листів та з’являтиметься істотно більше відповідей.
Засвоюємо методи та техніки збільшення продажів й обираємо інструменти сейлз автоматизації.
Обираємо правильні методи та інструменти обслуговування клієнтів, щоб ваша підтримка перетворилася на піклування.
Вчимося опрацьовувати заперечення у продажах за найдієвішими скриптами.
Розбираємося, як писати листи нагадування, в яких випадках їх надсилати та як автоматизувати.
Як треба і як НЕ треба додавати вкладення до ваших електронних листів.
Дещо важливе про ключові навички комунікації з клієнтами та в команді.