Selecionar uma saudação adequada é uma tarefa difícil porque saudações diárias casuais nem sempre são adequadas para um e-mail comercial. A escolha de uma saudação sempre depende do contexto e da estratégia de comunicação que você usa para estabelecer um relacionamento sólido com seu cliente potencial.
Uma saudação é uma palavra ou frase usada para saudar um destinatário em uma correspondência comercial ou pessoal.
Existem dois tipos de saudação – formal e informal (casual). As saudações mais comumente usadas em e-mails são “Caro” e “Olá/Olá”, seguidos do título ou nome do destinatário.
Antes de enviar uma mensagem, você precisa saber pelo menos algumas informações sobre o destinatário para saudá-lo pelo nome. Isto ajudará você a evitar erros ou mal-entendidos, além de dar espaço para modificações personalizadas à sua saudação.
Considere os seguintes pontos:
Às vezes, há casos em que você não sabe o nome do destinatário nem possui informações adicionais sobre ele. Nesse caso, seria melhor começar o e-mail com um simples “Olá”.
As saudações comerciais dependem de como você deseja abordar os destinatários. O contexto e a intenção são cruciais, pois influenciam a maneira como você apresenta sua mensagem, a maneira como ela pode ser percebida e a impressão que o destinatário tem de você.
Uma das maneiras mais seguras de começar sua mensagem comercial formal é dirigir-se ao destinatário com “Prezado Nome”. Ao mesmo tempo, é melhor evitar saudações de gênero, como “Prezado Senhor ou Senhora”, porque podem ser mesquinhas, exclusivas ou ofensivas. Além disso, elas mostram que você não pesquisou sobre o remetente. Enquanto isso, a linguagem neutra em relação ao gênero permitirá que você pareça educado.
A frase final é tão importante quanto a saudação, pois dá ao cliente em potencial um forte sentimento de respeito. O tom de sua saudação final deve ser harmonioso com o tom da saudação. Alguns exemplos formais são:
Se você está escrevendo para um amigo ou um colega próximo, ou se a sua campanha de marketing da empresa tem uma meta de parecer o mais amigável possível, é bom escolher uma saudação casual. Alguns exemplos de saudações casuais são:
Pense cuidadosamente sobre sua cultura corporativa e estratégia de marca antes de iniciar seu e-mail com uma saudação casual em uma campanha de gotejamento por email de grande escala.
Saudações formais e casuais neutras são uma escolha segura, mas podem ser cansativas, principalmente quando você imagina que o destinatário possua centenas desses e-mails em sua caixa de entrada. Às vezes você precisa de algo diferente!
Tente usar técnicas de personalização e segmentação para ajustar sua mensagem ao seu público. Desta forma, você mostrará aos seus clientes que se preocupa e que se lembra de alguns detalhes sobre eles.
O clima costuma ser o melhor tópico para quebrar o gelo. No entanto, você deve saber a localização atual do destinatário ou morar na mesma área para ter certeza de que sua mensagem fará sentido:
Os exemplos seguintes são de saudações para e-mail de follow-up, depois de enviar a seus destinatários algumas informações úteis:
E aqui está como você pode interagir sobre coisas que são de conhecimento comum a vocês dois:
Todas essas variantes parecem amigáveis e, se sua estratégia de marketing permitir um estilo casual, elas podem causar uma boa impressão ao leitor.
Uma saudação inadequada pode estragar toda a sua mensagem. Evite abreviações e gírias. Você pode achar que essas são frases amigáveis, mas o cliente em potencial não é seu “mano” e pode considerar sua mensagem exagerada e desrespeitosa.
Exemplos de saudações inadequadas:
Outra maneira de irritar seu cliente potencial é usar palavras estrangeiras. Em vez de adicionar exclusividade, eles podem causar confusão. O destinatário pode interpretar mal a frase ou pode parecer politicamente incorreta.
Se você quiser mostrar que se preocupa com o destinatário, use saudações novas e personalizadas em seus e-mails. Mas primeiro certifique-se de que eles se alinhem com seu estilo corporativo, marca e diretrizes de marketing.
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