Quer você esteja se candidatando a um emprego ou entrando em contato com um cliente em potencial, sua mensagem deve causar uma impressão positiva no destinatário. Um bom e-mail profissional é claro, conciso, personalizado e focado em agregar valor a quem ele se destina.
Este artigo traz conselhos de especialistas sobre como escrever um e-mail formal. Você encontrará:
Em algum momento da carreira, todos precisam saber como escrever um e-mail profissional. Se você não tem certeza de ter aperfeiçoado essa habilidade, continue lendo. Reunimos dicas de especialistas em marketing da Snov.io para criar uma boa linha de assunto e uma assinatura de e-mail com o nível de formalidade adequado. Siga nossas orientações para chamar a atenção dos seus destinatários e veja seus cold emails decolarem! 🚀
Resumo:
Qualquer e-mail profissional, independente do assunto e do público-alvo, tem os seguintes elementos-chave:
Vamos analisar cada um deles.
A linha de assunto do e-mail por si só muitas vezes determina se sua mensagem será aberta. Dado que a maioria das caixas de entrada dos profissionais está repleta de correspondências e agendas com tarefas, o assunto do e-mail profissional é sua única chance de convencer os destinatários a dedicar alguns minutos à sua mensagem.
| ❌ Evite | ✅ Faça |
|---|---|
| Linha de assunto: Liberte a sua criatividade com esta nova ferramenta. Linha de assunto: Pergunta rápida… | Linha de assunto: 10% off na sua próxima compra! (cupom aqui dentro) Linha de assunto: Aumente a MRR em 20% |
| Por que não funciona: A mensagem é muito vaga, não fornece contexto e soa genérica. | Por que funciona: É direta ao ponto, reflete o conteúdo do e-mail e cria urgência. |
Em resumo, a linha de assunto ideal para um e-mail profissional deve ser curta, precisa e refletir com exatidão o conteúdo da mensagem. Também recomendamos adicionar um senso de urgência ao assunto, pois se os destinatários decidirem que podem ler seu e-mail mais tarde, provavelmente eles nunca o farão.
Como a saudação da sua mensagem define o tom dela, é necessário saber como iniciar um e-mail profissional. Dependendo do contexto e do nível de formalidade que você tem com o destinatário, sua saudação pode ser:
A pior maneira de começar seu e-mail corporativo é recorrendo a um antiquado “Prezado(a) Senhor(a)” ou “A quem possa interessar”, pois isso mostra que você não sabe para quem está escrevendo. Nas raras ocasiões em que você não souber o nome do destinatário, tente personalizar sua saudação de alguma forma. Por exemplo, ao se candidatar a um emprego, comece com “Prezada equipe de contratação da [nome da empresa]”.
Sempre verifique duas vezes a grafia do nome do destinatário. Por exemplo, Nicolas, Nicola e Nicholas são pessoas diferentes. Errar nas duas primeiras palavras do seu e-mail profissional é um grande erro.
Especialista em E-mail Marketing na Snov.io
A parte central de qualquer mensagem é seu conteúdo e, em diferentes tipos de e-mails, ele pode ser apresentado de várias maneiras. Enquanto uma carta para um amigo pode ter duas páginas e não ter um esboço claro, existe uma estrutura de e-mail profissional:
Crie uma boa impressão com uma breve cortesia ou referência. Por exemplo: “Foi um prazer conversar com você na conferência de tecnologia da saúde na semana passada”. Ao enviar um e-mail profissional para alguém pela primeira vez, sempre forneça algum contexto: quem você é, porque está escrevendo e o que precisa. Usar introduções genéricas diminui as chances de seu e-mail ser lido.
| 💡 Dica de especialista: Evite clichês, como: “Espero que este e-mail o/a encontre bem”. Essa frase até já se tornou um meme, mas algumas pessoas continuam a usá-la. Assista ao vídeo abaixo para aprender a criar uma boa campanha de e-mail em poucos passos: |
Explique o motivo de estar escrevendo em frases concisas. Por exemplo: “Minha empresa está realizando uma pesquisa sobre iniciativas ecológicas no setor da saúde”.
Adicione um pequeno parágrafo ou alguns pontos-chave aprofundando os detalhes da sua comunicação. Por exemplo: “Estamos procurando profissionais da área médica dispostos a participar de uma pesquisa anônima que levará aproximadamente 15 minutos para ser concluída”.
Conclua seu e-mail profissional com um único pedido claro. Por exemplo: “Se isso for do seu interesse, siga o link abaixo”.
Saiba como finalizar um e-mail profissional da maneira adequada de acordo com sua situação específica:
Adoro adicionar uma despedida divertida quando o tom permite. Em vez do habitual “Atenciosamente”, às vezes é mais interessante escrever algo como “Ansiosa pela sua resposta mais do que pelas minhas férias”. Inclusive, já aconteceu de algumas pessoas responderem minha frase de fechamento de e-mail.
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Sua assinatura de e-mail é seu cartão de visita digital. Por isso, inclua:
É uma boa prática criar uma assinatura de e-mail profissional padrão para todos os funcionários da sua empresa. Dessa forma, o destinatário não ficará confuso caso você precise passar a conversa para um colega, por exemplo.
Quanto mais você escreve, menos precisa pensar em como escrever um e-mail profissional. No entanto, quando você está no início dessa jornada, é bom contar com algumas dicas.
Siga este modelo de e-mail profissional para começar a escrever a sua mensagem do zero:
Pense sobre o motivo pelo qual você está escrevendo esta mensagem e visualize o resultado que você deseja. Pode ser uma demonstração agendada, um convite para uma entrevista de emprego ou um feedback dos usuários. Quando você souber qual é a sua intenção, ficará mais claro de que forma começar e como finalizar este e-mail profissional.
Pense na ideia essencial da sua mensagem e no seu valor para o destinatário. Agora, transforme-a em uma linha de assunto que chame a atenção, com menos de oito palavras, se possível.
Selecione a saudação apropriada e crie uma frase de abertura atraente, pois essa é sua chance de começar a construir uma conexão com o destinatário. Continue com sua declaração de intenções e reforce-a adicionando detalhes. No final, forneça uma chamada à ação ou os próximos passos a serem feitos pelo destinatário.
Ao escrever, use uma linguagem simples e evite jargões desnecessários, mantendo as frases e os parágrafos curtos. Recomendamos limitar-se a 15-20 palavras por frase e 1-3 frases por parágrafo. Além disso, estruture seu texto com marcadores ou listas numeradas para facilitar a leitura do seu e-mail profissional.
Releia sua mensagem e acrescente menções a conquistas recentes ou conexões mútuas, se for o caso. Se nada vier à mente, verifique a página do destinatário nas redes sociais. É provável que você encontre informações relevantes por lá.
Se tiver mais de um destinatário, tente usar o conteúdo dinâmico para garantir que seus e-mails profissionais continuem parecendo personalizados, em vez de modelos produzidos em massa.
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Caso sua ideia precise ser destacada por meio de infográficos, imagens ou documentação adicional, não se esqueça de anexar arquivos de alta qualidade com nomes claros. O formato normalmente aceito é o PDF, mas planilhas do Excel e documentos do Word também funcionam.
Certifique-se de que todos os links em seu e-mail corporativo estejam funcionando como devem e que todos os arquivos anexados estejam no formato correto. Nós, aqui da Snov.io, geralmente lemos o texto em voz alta para garantir que nossa mensagem soe natural, evitando frases redundantes.
| 💡Dica rápida: Quer criar uma sequência de e-mails profissionais perfeita? Com o criador de exemplos de e-mail profissional com IA da Snov.io, você pode criar textos personalizados com base no seu ICP. Você ainda pode ajustar a fórmula e o estilo da sua mensagem para garantir que seus e-mails soem mais pessoais, gerando respostas e conversões reais! |
Sabemos que, mesmo com instruções passo a passo, às vezes é difícil escrever um e-mail dependendo do nível de formalidade. É normal ficarmos bloqueados e sem ideias em alguns contextos.
Nesse sentido, se você não tem certeza de como deve ser sua mensagem corporativa, confira os exemplos de e-mails profissionais abaixo. Também é possível usá-los apenas como modelos, adicionando detalhes relevantes para a sua situação específica.
Linha de assunto: [Nome do cliente potencial], aumente as conversões em [número impressionante]
Olá, [nome do cliente potencial],
Percebi que [marco da empresa] – parabéns! Fico feliz em ver a [nome da empresa] prosperando. Mas você sabia que muitas equipes como a sua enfrentam dificuldades com a baixa conversão de leads após [marco da empresa]?
Nossa ferramenta de divulgação aumenta as conversões em [número impressionante] em [período específico]. Gostaria de saber mais? Vamos conversar rapidamente na próxima semana. Aqui está o link da minha agenda: [link do Calendly].
Parabéns novamente,
[Sua assinatura de e-mail]
Linha de assunto: Seguimento da nossa breve conversa sobre [tópico]
Olá, [nome do potencial cliente],
Foi um prazer conversar com você no [evento] na semana passada! Gostaria de dar seguimento à nossa conversa sobre como podemos ajudar a [nome da empresa] a alcançar [benefício].
Para que você tenha uma ideia do que esperar do nosso [produto/serviço], segue um documento com os principais resultados do [estudo de caso]: [link para um arquivo PDF].
Você estaria disponível para uma ligação de 10 minutos na próxima semana para discutirmos isso? Se sim, fique à vontade para escolher um horário aqui: [link do Calendly].
Aguardo seu retorno,
[Sua assinatura de e-mail]
Linha de assunto: Com quem posso entrar em contato sobre [tópico]?
Olá, [nome do destinatário],
Encontrei seus dados em [rede social/site/etc.].
Gostaria de discutir [tópico/projeto] com a pessoa responsável na [nome da empresa], mas não consegui identificar o contato certo.
Por favor, indique-me a pessoa responsável pela área [área relevante]. Ficaria contente com qualquer orientação que você puder me dar.
Agradeço antecipadamente pela sua ajuda.
Atenciosamente,
[Sua assinatura de e-mail]
Linha de assunto: Candidatura ao cargo de [título do cargo] – [seu nome e sobrenome]
Prezado(a) [nome do gerente de contratação/equipe de contratação],
Escrevo para manifestar meu interesse no cargo de [título do cargo] na [nome da empresa]. Com [número] anos de experiência em [área relevante/função], incluindo [principais realizações/habilidades impressionantes], estou confiante de que posso contribuir para o sucesso da sua organização.
Envio em anexo meu currículo e carta de apresentação. Gostaria muito de discutir como minha experiência e habilidades se alinham às necessidades da sua empresa.
Agradeço sua consideração,
[Sua assinatura de e-mail]
Linha de assunto: Mais informações sobre [nome do produto/serviço]
Olá, [nome do destinatário],
Encontrei [nome do produto/serviço] em [página de rede social/site]. Estou curioso/a para saber mais sobre como ele pode nos ajudar em [área ou setor específico].
Gostaria que você compartilhasse mais detalhes sobre:
Além disso, se houver estudos de caso ou white papers disponíveis, eu agradeceria se você pudesse enviar os links ou anexá-los.
Agradeço antecipadamente pela sua ajuda.
Atenciosamente,
[Sua assinatura de e-mail]
Linha de assunto: Oportunidade de parceria – [nome do projeto]
Olá, [nome do destinatário],
Meu nome é [seu nome], [seu cargo] na [nome da sua empresa]. Somos especializados em [breve descrição da especialização da sua empresa]. Após acompanhar o sucesso da [nome da empresa do destinatário] em [conquista/iniciativa específica], acredito que nossas organizações têm uma grande oportunidade de colaboração.
Especificamente, imagino que poderíamos [ideia de colaboração]. Esse tipo de parceria pode render [benefício projetado] para ambas as organizações.
Você estaria disponível para uma breve ligação na próxima semana para explorarmos isso em mais detalhes? Se sim, sinta-se à vontade para agendar um horário diretamente aqui: [link do Calendly], ou me informe sua disponibilidade.
Obrigado/a pela sua consideração. Espero ansiosamente pela possibilidade de trabalharmos juntos/as.
Atenciosamente,
[Sua assinatura de e-mail]
Na Idade Média, o pergaminho, durável e prestigioso, era o padrão para correspondências importantes. Hoje, existem diferentes padrões para escrever e-mails profissionais e a boa notícia é que algumas ferramentas podem ajudar você nessa tarefa.
Embora nós, aqui da Snov.io, já tenhamos escrito centenas de mensagens, ainda usamos ferramentas para melhorar a redação de e-mails comerciais. Veja a lista de recursos que costumamos usar:
O Grammarly é nosso assistente de escrita favorito, que verifica a gramática, a pontuação e o estilo em tempo real. Sua versão gratuita destaca apenas erros gramaticais ou de pontuação, mas é suficiente para promover uma comunicação eficaz por e-mail.
O aplicativo Hemingway é indispensável se você deseja manter a clareza e um estilo coeso em seus textos. Essa ferramenta focada na legibilidade destaca frases complexas, advérbios e construções passivas. Ela ajuda a simplificar suas frases, tornando suas mensagens diretas e fáceis de entender.
Modelos de linguagem grandes (LLMs), como o ChatGPT, podem ajudar a pesquisar seu público, redigir, refinar e debater ideias para mensagens. Use-os para verificar se sua mensagem soa natural, reescrever frases estranhas ou procurar estatísticas úteis.
Em outras palavras, se você deseja saber como começar um e-mail corporativo, essa opção pode ser perfeita para sua pesquisa inicial. No entanto, não peça que eles escrevam o e-mail para você. Afinal, esses recursos não foram projetados para essa tarefa e seu destinatário provavelmente perceberá que se trata de uma mensagem gerada.
Quando quero processar meu e-mail profissional por meio de IA, dou geralmente a ela a seguinte instrução: “Estou escrevendo um e-mail para {público-alvo} sobre {tópico}. Edite o rascunho abaixo para que ele pareça profissional, seja fácil de ler e descreva claramente meu objetivo/problema/proposta.
Especialista em E-mail Marketing na Snov.io
Enquanto outros modelos de IA foram criados para uma ampla gama de tarefas, nosso redator de IA foi projetado especificamente para escrever e-mails profissionais. Isso significa que você não precisa criar e aperfeiçoar um prompt para gerar uma mensagem de alta qualidade. Basta escolher o tipo de e-mail que você precisa escrever e a IA fará o resto por você.
Se você já definiu seu Perfil de Cliente Ideal (ICPs), pode usar o IA Studio da Snov.io para escrever um e-mail corporativo adaptado aos desejos e pontos fracos exclusivos da sua audiência. Depois dessa solicitação, nosso assistente de e-mail com IA entrega cinco variações de mensagens com base nas informações fornecidas no perfil do seu ICP. Você pode escolher a que mais gosta dentre as opções mostradas e editá-la posteriormente.
Este aplicativo ajuda você a testar o formato do seu e-mail em dezenas de clientes e dispositivos. Com ele, você poderá detectar problemas de renderização, links quebrados e palavras gatilhos de spam antes de enviar sua mensagem. Essa é uma ótima maneira de evitar surpresas desagradáveis, como rejeições ou sinalizações.
Cerca de 80% das pessoas utilizam o modo escuro no Gmail. Ou seja, isso significa que testar e-mails no modo escuro é uma necessidade, não uma opção.
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Recorremos ao Canva quando precisamos criar infográficos e PDFs de uma página para incluir em nossos e-mails profissionais. Afinal, imagens de alta qualidade mantêm os leitores envolvidos.
Apesar dessa não ser uma ferramenta de escrita ou edição, ela é indispensável na correspondência corporativa para quem precisa solicitar reuniões por e-mail. O Calendly permite que você insira um link de agendamento em sua mensagem para que o próprio destinatário possa marcar uma reunião, em vez de vocês trocarem vários e-mails apenas para decidir uma data.
| 💡 Dica rápida: Você não iria gostar que seu e-mail profissional, tão bem escrito, não chegasse à caixa de entrada da pessoa desejada, certo? Portanto, faça uma verificação de entregabilidade antes de clicar em enviar sua mensagem para o destinatário. Se você estiver correndo o risco de ter um email bounce, a Snov.io enviará instruções precisas sobre como melhorar esse índice. Após realizar esse teste, você receberá recomendações personalizadas sobre como corrigir quaisquer problemas e garantir que sua próxima campanha chegue à caixa de entrada. |
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