Як зробити розсилку в Gmail і чи існують альтернативні методи

Чи доводилося вам надсилати емейл великій групі людей, але так, щоб жоден з них не дізнався адреси інших одержувачів?

Або, можливо, ваші поштові розсилки потребували персоналізації для кожного одержувача, а у вас бракувало часу на її опрацювання?

Якщо ваша відповідь ствердна ― маємо для вас кілька корисних рішень.

Звісно, ми всі стикаємося з необхідністю персоналізованих розсилок в купі різних контекстів: продажі, маркетинг, рекрутинг тощо. Але персоналізувати кожну копію листа власноруч ― доволі виснажливий процес.

Тож у цьому пості ми розберемося, як зробити розсилку в ͏Gmail на певну кількість людей та розглянемо деякі з найкращих інструментів емейлінгу у 2024 році, які підтримують персоналізацію в межах масових розсилок. Авжеж тут будуть аналіз переваг та недоліків кожного методу, поради та хаки. Все, як ви полюбляєте. Тож вперед! 🚀

Що таке масові розсилки та які обмеження має Гугл Пошта

Масова розсилка ― це, літерально, надсилання одного листа певній кількості людей одночасно. Є кілька методів, як зробити розсилку в Gmail і залучити групу одержувачів:

• Пряма множинна адресація: передбачає додавання всіх електронних адрес людей до поля «Кому».
• Копія (Carbon Copy або CC): зазвичай використовується для інформаційних розсилок, коли ви не очікуєте на отримання відповідей.
• Прихована копія (Blind Carbon Copy або BCC): ця функція призначена для надсилання листів, де адреса кожного одержувача прихована від усіх інших.

Отже, пошта Gmail все ж має функціонал для масових розсилок. Проте в кожного з цих методів є власний перелік обмежень та недоліків, як-от відсутність персоналізації, ризик потрапляння листів до спаму, а також проблеми з відстеженням емейлів та керуванням відповідями.

Використання інструментів автоматизації розсилок дозволяє надсилати емейли більш гнучко. Але ми повернемося до цього трохи пізніше.

Чому поштові розсилки досі не втрачають актуальності

Надсилання емейлів широкій авдиторії має численні переваги для бізнесу в порівнянні навіть із можливостями соцмереж.͏ Якщо стисло, то це через:

• Широке охоплення: ви можете охопити ширшу авдиторію з мінімальними зусиллями та витратами. Незалежно від того, чи йдеться про просування продукту, чи про шерінг новин та апдейтів, чи про запрошення на подію або просто підримку зв’язку з клієнтом, електронна пошта є ефективним та надійним каналом зв’язку.
• Зміцнення довіри та лояльності: масова розсилка є маркером того, що ви дбаєте про підписників і цінуєте стосунки з ними. Інструменти автоматизації емейлінгу допомагають аналізувати ефективність ваших листів й оптимізувати їх для отримання кращих результатів.
• Збільшення конверсій та продажів: надсилання листів кільком отримувачам окремо допомагає уникати їхнього потрапляння до спаму, покращує їхнє доставлення та збільшує їхні показники відкриттів, що, зокрема, позитивно впливає на конверсії та продажі.

Навіщо приховувати отримувачів у розсилці

Сучасні поштові розсилки ― досит повсякденне явище. Проте вони вимагають дотримання певних практичних та етичних норм для того, щоб:

• Забезпечити конфіденційність: головна причина полягає в тому, щоб поважати приватне життя одержувачів ваших листів. Розповсюдження електронних адрес людей може призвести до ненавмисного обміну особистими або професійними контактними даними.
• Підкреслити професіоналізм: масова розсилка будь-якого характеру потребує порядку в кожній деталі. Це частина професійного етикету. А довгий список отримувачів в кожному листі створює безлад і справляє враження недбалості.
• Уникнути хаосу при натисканні «Відповісти всім»: якщо список отримувачів відкритий для всіх, є шанс, що хтось натисне «Відповісти всім» замість «Відповісти». Це призведе до того, що кожна людина зі списку отримає емейл, на який вона, мʼяко кажучи, не очікувала.
• Запобігти спаму: розкриття адрес отримувачів масової розсилки збільшує ризик, що ці адреси будуть використані для розсилки спаму чи інших небажаних меседжів.
• Зберегти формат особистого спілкування: якщо одержувач бачить багато «лівих» адрес, емейл втрачає вигляд особистого меседжу, якому варто було б приділити особливу увагу. Приховування адресатів робить повідомлення більш цільовим, утримуючи фокус на контенті.
• Побудувати конкурентне середовище: бізнес сценарії дозволяють звертатися до різних провайдерів, продавців або партнерів щодо угод або співпраці. Якщо ви розкриєте контакти всіх, кому призначена ваша масова розсилка, ви можете створити неприємний прецедент в конкурентному середовищі.
• Не порушувати регулятивні норми: в певних країнах та в окремих галузях існують суворі правила щодо надання інформації, зокрема контактної. Приховування адрес одержувачів забезпечує дотримання Законів України «Про телекомунікації», «Про рекламу» та «Про захист персональних даних», а також, відповідність таким фреймворкам, як SOC 2, ISO 27001, PCI DSS тощо. Це гарантує комплексний підхід до інформаційної безпеки.
• Покращити доставлення емейлів: масова розсилка викликає певні «підозри» з боку email провайдерів, оскільки вона потенційно може бути спамовою. Обираючи приховану копію, ви мінімізуєте кількість неприхованих одержувачів, через що ваші листи з меншою ймовірністю будуть автоматично позначені як спам.
• Не забувати додавати одержувачів: коли ви власноруч пишете листа для великої кількості людей, є ризик, що ви можете когось забути. Використання методу прихованої копії гарантує, що у вас завжди буде попередньо визначена група одержувачів.

Отже, з прихованими копіями розібралися. Але як щодо самої розсилки?

Покрокова інструкція: як зробити розсилку в Gmail

Спочатку розглянемо, який алгоритм дій пропонує Gmail своїм користувачам, що бажають надіслати листи кільком одержувачам одночасно.

1. Запустіть процес

Увійдіть у свій обліковий запис Gmail та клікніть на кнопку «Написати» у верхньому лівому куті, після чого одразу з’явиться вікно створення нового повідомлення.

2. Напишіть свій меседж

Пишіть лаконічно та зрозуміло ― не розпорошуйте увагу одержувачів на купу непотрібних деталей. Переконайтеся, що ваша масова розсилка міститиме універсальний контент для всіх одержувачів.

3. Оберіть формат прихованої копії

Зправа від поля «Кому» у Gmail ви знайдете дві кнопки: «Копія» та «Прихована копія». Вочевидь, тут краще натиснути «Прихована копія».

4. Додайте адресатів

Введіть email адреси одержувачів вашого листа. 

Зверніть увагу: за умови використання формату прихованої копії кожен адресат бачитиме під рядком «кому» лише напис «мені». Всі інші одержувачі не будуть згадуватися.

Профпорада. Додайте свій емейл до поля «Кому», щоб воно не залишалося порожнім. Незважаючи на те, що технічно воно може бути порожнім, коли поштова розсилка на етапі створення, розповсюдженою практикою є додавання туди адреси відправника, а вже потім ― всіх інших одержувачів до поля «Прихована копія». Таким чином, адресати бачитимуть вашу адресу в полі «Кому» замість слова «мені».

5. Надішліть емейл

На цьому етапі особливо нічого важкого нема, але цей процес потребує вашої уваги та зосередження: перегляньте свій лист і переконайтеся, що його відформатовано коректно, а ваша масова розсилка містить всю необхідну одержувачам інформацію. Все добре? Тоді сміливо клікайте «Надіслати».

Потенційні проблеми прихованої копії в Gmail

Хоча прихована копія є надзвичайно корисною функцією, вона має суттєві недоліки:

• Загроза попадання у спам фільтри: надсилання занадто великої кількості прихованих копій листів може активувати спам фільтри, особливо якщо багато отримувачів позначатиме ваші листи як спам.
• Відсутність персоналізації: зазвичай поштові розсилки у форматі прихованих копій є універсальними, тобто містять загальний контент без персональних деталей, який може здатися вашим одержувачам нерелевантним, на відміну від контенту персоналізованих емейлів.
• Обмежені можливості: Gmail має досить вузький перелік функцій для планування та відстеження розсилок.

Отже, хоча пошта Gmail з опцією прихованих копій є популярним інструментом для запуску масових розсилок, назвати цей варіант оптимальним досить складно. Такі розсилки можуть мати негативний вплив на вашу репутацію відправника, ваші стосунки з одержувачами та email провайдерами, а також безпосередньо на ваші поштові кампанії.

Тому далі ми розглянемо альтернативний метод створення та запуску персоналізованих розсилок.

Як створювати та надсилати поштові розсилки за допомогою профільних сервісів

Йдеться про програмні рішення, які автоматизують та персоналізують email кампанії. Наразі існують сотні таких сервісів з різним функціоналом, але схожими цілями використання. 

Тож ми зробимо своєрідний загальний огляд подібного ПЗ через призму платформи Snov.io ― універсального рішення для автоматизації продажів з широким переліком функцій: від пошуку email адрес і їхньої перевірки ― до підігріву поштової скриньки відправника, надсилання масових розсилок та навіть відстеження шляху покупців в CRM з подальшою конвертацією.

Головна мета використання інструментів на кшталт Snov.io ― отримання доступу до можливостей, яких бракує в Gmail та в будь-яких інших емейл провайдерів:

• Підвищена конфіденційність: адреси отримувачів завжди приховані.
• Детальні звіти: користувачі отримують інформацію про відкриття листів та переходи за посиланнями в них.
• Уникнення доставлення емейлів до спаму: автоматичне забезпечення дотримання правил листування з мінімізацією ризиків потрапляння листів в спам.
• Сегментація та персоналізація: є функції, які дозволяють персоналізувати поштові розсилки для різних сегментів авдиторії (навіть автоматично).
• Наявність шаблонів: мають бази професійних шаблонів емейлів для будь-яких форматів бізнес комунікації.
• Автоматизація: підтримка налаштувань графіків розсилок і умов надсилання фоллоу апів за кастомними критеріями.
• Сапорт: цілодобова допомога експертів.

Маючи у своєму арсеналі інструменти для маркетингу й аутрічу, ви можете: ✓ Сегментувати свою авдиторію й надсилати поштові розсилки, які відповідають інтересам та потребам окремих груп отримувачів. ✓ Підтримувати зв’язок завдяки фоллоу апам, підігрівати лідів і супроводжувати їх до покупки. ✓ Додавати CTA, вкладення, зображення, відео чи інші елементи, які доповнять ваш емейл і вмотивують лідів до виконання бажаної дії. ✓ Проводити А/В тестування окремих елементів листів, щоб дізнатися, які з них мають кращий вплив на ваших одержувачів.

Отже, ми вже розглянули, як зробити розсилку в Gmail і приблизно уявляємо її ефективність. А як щодо Snov.io? Невже в цьому випадку все настільки ж просто?

Тримайте швидкий спойлер: так! І ось як це робиться:

1. Зареєструйтеся в Snov.io

Перейдіть на Snov.io і клікніть «Зареєструватися». Введіть свою електронну адресу та пароль, або зареєструйтеся через Google.

Якщо ви обрали перший варіант, перейдіть за посиланням для активації акаунту в листі-підтвердженні. Після цього ви отримаєте доступ до дашборду Snov.io та зможете почати користуватися інструментами.

2. Створіть кампанію

І ось тут ми впритул наближаємося до того, заради чого й зібралися ― масова розсилка електронних листів. 

Перейдіть до вкладки «Кампанії» у верхньому меню та натисніть кнопку «Нова розсилка». Далі відкриється конструктор розсилок зі зручним drag-n-drop інтерфейсом для наочної побудови секвенцій листів.

3. Напишіть емейл

Наступним кроком є написання емейла. Перетягніть елемент «Емейл» з панелі праворуч та відпустіть його на робочому полі.

Використання шаблонів, змінних (зокрема спінтаксу) або плейсхолдерів допоможе вам кастомізувати лист для кожного одержувача email розсилки на основі їхніх даних з вашої електронної таблиці або CRM системи. Наприклад, ви можете додати в емейл змінну {{Name}} (ім’я одержувача), або {{Company}} (назва його компанії). Але це тільки базовий рівень, тож в Snov.io можна додавати купу більш спеціалізованих змінних.

Зверніть увагу: опція Email ШІ дозволяє генерувати професійні емейли за допомогою ChatGPT безпосередньо в редакторі листів. При цьому ваша масова розсилка не втрачатиме персоналізований характер і ви так само зможете додавати змінні в свої меседжі як власноруч, так і автоматично.

4. Додайте контакти

Саме час вказати електронні адреси, на які ви надсилатимете свої листи.͏ Для цього потрібно виділити відповідні списки розсилки у вкладці «Отримувачі».

До речі, в Snov.io існує багато варіантів створення списків контактів. Наприклад, ви можете завантажити адреси потенційних клієнтів в CSV або XLS файлах, синхронізувати контакти зі своїми базами в HubSpot або Pipedrive тощо. Таким чином ваші поштові розсилки не обмежуватимуться якимось локальним переліком лідів, що дозволить збільшити охоплення кампаній.

Ще не маєте списку контактів? Тоді вам варто спробувати Email Finder ― інструмент, який швидко знаходить електронні адреси за вказаними вами критеріями, або ж на сайтах, відкритих в Chrome.

5. Надішліть тестового листа

У «Налаштуваннях відправки» оберіть адресу відправника або додайте нову. Snov.io підтримує облікові записи Gmail, Exchange, Outlook, а також адреси величезної кількості інших провайдерів, підключених через SMTP.

Ваша масова розсилка майже готова, але ми радимо надіслати тестовий лист обмеженій кількості отримувачів, що дозволить перевірити, як виглядає ваш меседж, перш ніж потрапити на очі реальним людям.

6. Заплануйте розклад своєї кампанії

Останнім кроком є планування розкладу надсилання листів.͏ Він дозволяє визначити, коли та з якою періодичністю люди отримуватимуть ваші емейли в межах цієї кампанії.

Натиснувши кнопку «Розклад» ви зможете обрати конкретні дні та часові проміжки, в яких надсилатимуться ваші поштові розсилки, а також позначити дні-виключення.

Тут також можна налаштувати часовий пояс, встановити ліміт надсилання та інтервал між емейлами у секвенції (якщо їх декілька).

Закінчивши планування кампанії, уважно перегляньте її та натисніть кнопку «Запустити» у нижньому правому куті редактора. Після цього розпочнеться масова розсилка за встановленими вами критеріями у визначених часових межах.

Зверніть увагу: щоб відредагувати або видалити кампанію ви можете призупинити її в будь-який момент.

І ще дещо: у вкладці «Статистика» можна відстежувати та аналізувати ефективність вашої кампанії в реальному часі. Кожен лист в ній матиме один з наступних статусів: «Надіслано», «Доставлено», «Відкрито», «Перехід за посиланням», «Відповідь», «Помилка доставки» та «Відписка». До того ж ви бачитимете загальну статистику доставлень, відкриттів листів, переходів за посиланнями в них та відповідей. Це дозволяє швидше підрахувати загальний показник конверсій та прибуток, отриманий від вашої кампанії.

А якщо ви досі вважаєте, що запускати поштові розсилки на професійних платформах надто складно, подивіться швидку та наочну інструкцію зі створення кампаній в Snov.io ось тут 👇.

Наостанок

Відтепер ви можете самостійно як зробити розсилку в Gmail, так і запустити кампанію в Snov.io. Для порівняння цих методів також можна розділити базу контактів і запустити кампанії в обох сервісах одночасно. Але, незалежно від обраного варіанта, це буде значно швидше й ефективніше за надсилання листів кожному одержувачу окремо. 

Підтримуйте актуальність своїх контактів, дотримуйтесь етики спілкування електронною поштою й лишайте свої запитання та відгуки в коментарях під цим постом. Дякую, що прочитали та бажаю успіхів в емейлінгу!