Em uma de nossas postagens anteriores, fornecemos modelos de e-mail úteis para agendar uma entrevista com um cliente potencial. Neste artigo, vamos falar sobre um problema mais amplo – como usar e-mails com sucesso para solicitar qualquer reunião de negócios.
Compartilharei alguns modelos de e-mail de solicitação de reunião prontos que você pode adicionar à sua coleção e dicas sobre como solicitar disponibilidade para uma reunião.
Mas vamos começar com a definição de e-mail de solicitação de reunião. O que há de tão especial nesse tipo de e-mail?
Um e-mail de solicitação de reunião de negócios é um e-mail que você envia para pedir um encontro com alguém. Isso pode incluir seu cliente potencial, cliente atual, parceiro de negócios, influenciador em potencial, investidor, equipe e outros.
Há muitos motivos pelos quais você pode querer enviar um e-mail de solicitação de reunião, por exemplo:
Neste post, vamos focar mais em como você pode usar e-mail com sucesso para solicitar reuniões com seus clientes em potencial. Os modelos e dicas que fornecerei também funcionarão bem para outros alvos – com personalização mínima.
| 💡Dica profissional Garanta que suas solicitações de reunião realmente cheguem aos seus destinatários usando ferramentas de verificação de e-mail. Você não quer desperdiçar tempo e recursos em endereços de e-mail inativos, certo? |
Claro, há outras maneiras de pedir uma reunião: você pode fazer isso por telefone ou pessoalmente. Mas pedir uma reunião por e-mail prova ser a maneira mais eficaz, e aqui está o porquê:
Se você quer um negócio bem-sucedido, você deve se acostumar a uma forma rígida de comunicação. Nenhum detalhe deve ser esquecido.
Diferentemente de conversas ou chamadas instantâneas, o e-mail permite que você rastreie facilmente sua correspondência e retorne a ela sempre que necessário. Assim, você e seu interlocutor podem sempre ficar na mesma página e planejar o acordo de acordo com o histórico do tópico de e-mail.
Nos negócios, você deve ser extremamente cuidadoso com as pessoas com quem vai cooperar, seja um cliente potencial de vendas ou um parceiro em potencial. Qualquer pressão sobre elas pode custar a você negócios perdidos ou violações de contato.
O e-mail é a melhor maneira de manter relações comerciais saudáveis ao solicitar uma reunião – você pode encontrar o tom e a linguagem mais apropriados para se dirigir a uma pessoa, enquanto ela pode planejar sua resposta sem se sentir envergonhada ou pressionada pelo tempo.
A maioria dos negócios agora são feitos online. As chances de você se encontrar com uma pessoa-alvo em uma conferência de vendas ou qualquer outro evento de negócios e ter comunicação cara a cara são relativamente baixas.
E falando em chamadas, duvido que seu cliente ou investidor em potencial esteja pronto para atendê-las imediatamente ou atender suas chamadas de acompanhamento. Não é surpresa que 9 em cada 10 pessoas queiram usar mensagens para interagir com empresas.
Vamos analisar a anatomia dos seus e-mails de solicitação de reunião de negócios.
Antes de escrever um e-mail de solicitação de reunião de negócios, pense em uma linha de assunto atraente que tentará o destinatário a abrir sua mensagem. Aqui, aconselho você a evitar linhas de assunto longas e complicadas – pessoas ocupadas para as quais você escreverá seus e-mails não se darão ao trabalho de lê-los. Atenha-se a algo não complexo, mas atraente e personalizado, por exemplo:
Precisa de mais ideias de linhas de assunto para seus e-mails comerciais? Encontre-as em uma das postagens da Snov.io.
Não crie leituras longas. Em vez disso, seu e-mail deve ser breve, mas significativo. Eu li milhares de e-mails e, com bastante frequência, as pessoas tendem a enrolar em vez de inventar tudo até certo ponto.
Para evitar essa tendência popular e prejudicial, recomendo aplicar o método RAP, que tem se mostrado útil na estruturação do corpo de um e-mail de solicitação de reunião de negócios.
Eu sei, pode haver uma boa e velha música do Eminem tocando na sua cabeça no momento, mas RAP é algo diferente em marketing por e-mail. Esta é uma abreviação para 3 tijolos-chave nos quais cada um dos seus e-mails de solicitação de reunião de negócios deve se apoiar:
R = Razão
Dedique as primeiras linhas do seu e-mail de convite para reunião para fornecer uma visão geral clara do propósito da reunião. Seu destinatário deve entender por que você está enviando o e-mail e como a presença dele impactará a reunião.
Considere o exemplo:
A = Ação
O que se segue é um tipo de chamada para ação que encorajaria o destinatário do seu e-mail a continuar a comunicação, mudando-a para a forma de uma reunião de negócios. Como regra, esta parte de um e-mail informa ao seu destinatário os detalhes da reunião, como data, hora, tipo de reunião (online ou offline), canal (para reuniões online) ou local físico (para reuniões offline).
Por exemplo:
P = Final profissional
Você deve coroar seu e-mail de solicitação de reunião com uma assinatura que amarre tudo e deixe um gosto agradável, para que a pessoa para quem você está escrevendo esteja mais inclinada a responder à sua solicitação positivamente. A regra geral aqui é a seguinte: seu final deve se encaixar no tom geral do seu e-mail. Digamos que, se o corpo do seu e-mail for formal, não use uma assinatura informal.
Sinta-se à vontade para encontrar as melhores maneiras de escrever uma assinatura de e-mail profissional em uma de nossas postagens.
Nesta seção, fornecerei dicas e modelos de e-mail de solicitação de reunião úteis.
O cold outreach nunca foi fácil. Se for a primeira vez que você contata seus leads, seus e-mails devem ser quase perfeitos para fazer as pessoas quererem abrir e reagir a eles, quanto mais aceitar seu convite para reunião.
A primeira coisa que você deve fazer é determinar qual estilo de comunicação é mais relevante para seu cliente potencial. Faça alguma pesquisa para descobrir como eles preferem se comunicar, formal ou informalmente, e ajuste o tom do seu e-mail de solicitação de convite para reunião de acordo.
Sugiro que você adicione exemplos de e-mail de solicitação de reunião formais e informais à sua lista de modelos.
| Assunto: Solicitando uma reunião na sua melhor conveniência Caro [nome do destinatário] , Eu sou [Seu nome] , trabalho como [Seu cargo] na [Nome da sua empresa] . Nossa empresa é especializada em [Sua missão] , e ajudamos empresas como [Exemplos de empresas que são concorrentes do destinatário] a [Descreva como você ajudou essas empresas a resolver seus pontos problemáticos] . Pesquisei sua empresa no LinkedIn e vi que [Indique o principal ponto problemático de um destinatário] . Acredito que poderíamos colaborar para [Descreva a solução do ponto problemático de um destinatário] . Gostaria de convidá-lo para uma breve reunião para discutir isso mais a fundo. [Data e hora] serão convenientes para você? Ansioso por saber sobre você, [Seu nome] |
Se o seu cliente potencial aprecia um estilo de comunicação menos formal, tente ganhar sua atenção com um e-mail de solicitação de reunião descontraído:
| Assunto: Que tal uma conversa rápida? Olá [nome do destinatário] , Eu sou [Seu nome] , trabalho como [Seu cargo] na [Nome da sua empresa] . Nossa empresa é especializada em [Sua missão] e ajudamos empresas como a sua a [Descreva como você ajudou essas empresas a resolver seus problemas] . Que tal conversarmos um pouco e discutirmos como nossa solução pode ajudar sua empresa? [Data e hora] são adequadas para você? Cumprimentos, [Seu nome]
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Nota: Não importa qual estilo de comunicação seu e-mail frio transmite, certifique-se de começar se apresentando. Lembre-se, você está contatando uma pessoa pela primeira vez – ela deve entender quem está falando com ela e ver a lógica por trás de sua solicitação de reunião.
Pessoas de negócios são provavelmente os leitores de e-mail mais relutantes do mundo. É natural, pois eles não têm tempo para coisas que não ressoam com suas necessidades e objetivos atuais. Então, você tem uma tarefa bem desafiadora ao enviar a eles seu e-mail de solicitação de reunião – chamar a atenção deles desde o início.
Uma solução?
Você precisa de um bom anzol…
É preciso haver uma ou duas frases no início da sua mensagem que façam com que o destinatário a leia mais e concorde em se encontrar com você.
Uma maneira de chamar a atenção deles é demonstrar que você gastou tempo aprendendo sobre o que eles estão fazendo, seus objetivos, necessidades e pontos problemáticos. Os profissionais de marketing gostam de chamar isso de “fazer sua lição de casa”, o que significa que você precisa fazer uma pesquisa extensa sobre a empresa cujo representante você vai convidar para uma reunião.
Considere um exemplo de e-mail de solicitação de reunião que ajudará a demonstrar que você não é um estranho passando pela caixa de entrada do seu cliente potencial – você sabe o ar que ele respira.
| Assunto: Você está disponível para uma breve discussão? Olá [nome do destinatário] , Eu sou [Seu nome] , trabalho como [Seu cargo] na [Nome da sua empresa] . Nossa empresa é especializada em [Sua missão] . Vi sua publicação recente no LinkedIn e vejo que [Indique o principal ponto problemático do destinatário] . Acredito que poderíamos colaborar para [Descreva a solução do ponto problemático de um destinatário] . Gostaria de convidá-lo para uma breve reunião para discutir isso mais a fundo. [Data e hora] serão boas para você? Espero conhecê-lo em breve, [Seu nome]
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Como você vê neste exemplo de modelo, você pode facilmente fazer sua pesquisa sobre o cliente potencial no LinkedIn. Basta ir até a página deles e ler as informações que eles postam para entender melhor o que a empresa deles está buscando e como eles preferem colaborar.
Outra maneira de fisgar o destinatário do seu e-mail é contar a ele sobre os concorrentes. Se você ajudou outras empresas como a deles, não perca a chance de mencionar isso logo de início. Isso sinalizará ao seu cliente potencial que ele pode estar perdendo algo valioso, algo que aprenderá ao se encontrar com você.
| Assunto: Solicitação de reunião na sua caixa de entrada Olá [nome do destinatário] , Eu sou [Seu nome] , trabalho como [Seu cargo] na [Nome da sua empresa] . Nossa empresa é especializada em [Sua missão] , e ajudamos empresas como [Exemplos de empresas que são concorrentes do destinatário] a [Descreva como você ajudou essas empresas a resolver seus pontos problemáticos] . Conheci sua empresa e acredito que você terá tudo para alcançar resultados ainda melhores com apenas um pouco de ajuda da [Sua empresa] . E se tivermos uma conversa rápida em [Data e hora], e eu te contar mais sobre a oferta? Essa data e hora serão adequadas para você? Cumprimentos, [Seu nome]
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FOMO (fear of missing out) é uma das melhores estratégias psicológicas para prender a atenção do destinatário do seu e-mail. Não negligencie isso no seu e-mail de solicitação de reunião.
Se você quer que um destinatário aceite seu convite por e-mail, você precisa persuadi-lo de que sua reunião lhe trará valor real. Há um certo truque para fazer isso.
Primeiro, enfatize os pontos problemáticos deles e diga a eles que há uma saída para o problema deles. Então mencione sua solução, adicionando seus vários benefícios como uma provocação. Finalmente, crie intriga e convide-os para uma reunião onde eles poderão aprender mais detalhes.
Vamos ver como você pode usar essa técnica em seu modelo de e-mail:
| Assunto: Você está disponível para discutir o principal desafio da [empresa do seu cliente potencial] esta semana? Olá [nome do destinatário] , Eu sou [Seu nome] , trabalho como [Seu cargo] na [Nome da sua empresa] . Nossa empresa é especializada em [Sua missão] . Estou impressionado com a rapidez com que a [empresa do destinatário] atingiu tal crescimento. Isso é incrível! Claro, entendo o quão problemático é [Descreva o principal ponto de dor do seu cliente potencial] ao perseguir objetivos tão ambiciosos. E se eu disser a você, [Sua empresa] pode ajudar você [Descreva como você resolverá o problema do destinatário] em [Quanto tempo] apenas? Isso é mais do que real. Sugiro que tenhamos uma conversa rápida esta semana para discutir isso em mais detalhes. [Data e hora] serão boas para você? Tenha um ótimo dia, [Seu nome] |
Não mencione o ponto problemático do seu cliente potencial logo no começo do seu e-mail. Comece com um pequeno elogio. Esse truque psicológico ajuda você a conquistar o destinatário, então, quando você chega ao ponto de pedir uma reunião, ele já tem sentimentos positivos sobre você.
Se você quiser criar um e-mail de solicitação de reunião que gere conversão, torne-o envolvente!
Uma das maneiras mais simples de fazer isso é fazer perguntas. Dessa forma, você deixa o destinatário imaginar que já está respondendo. Isso cria o efeito de diálogo na sua mensagem de e-mail e a sensação de que esse diálogo deve logicamente continuar – na sua reunião, é claro.
Dê uma olhada no modelo de e-mail de solicitação de reunião que você pode usar neste caso:
| Assunto: Sua opinião especializada é muito necessária Olá [nome do destinatário] , Eu sou [Seu nome] , trabalho como [Seu cargo] na [Nome da sua empresa] . Aprendi muito sobre a [empresa do destinatário] no LinkedIn e vejo que você tem muita experiência para compartilhar. Você usa [Tipo de produto/serviço em que sua empresa é especializada] na sua empresa? Você já pensou em otimizar sua solução para [Descreva o principal ponto de dor do destinatário] ? Na [Sua empresa] , nós [Declare sua missão]. E se [Seu produto] puder ajudar você a [Mencione como você ajudará um destinatário a resolver seu problema] ? Gostaria de me encontrar brevemente com você para discutir isso em mais detalhes. [Data e hora] serão boas para você? Cumprimentos, [Seu nome] |
As pessoas gostam quando os outros as tratam como especialistas. Fazer perguntas é um desses truques para provocar mais conversas com um destinatário.
Outra maneira de envolver o destinatário do seu e-mail e fazê-lo aceitar o convite para a reunião é criar a ilusão de que foi ele quem escolheu ter uma reunião com você.
Por exemplo, você pode fornecer alternativas para a data ou hora de uma reunião, o canal de comunicação (por exemplo, Zoom ou Skype) ou até mesmo tópicos para discussão posterior.
Aqui está um modelo que você pode usar como parte da sua estratégia de convite para reunião:
| Assunto: Tem tempo para uma reunião rápida? Olá [nome do destinatário] , Eu sou [Seu nome] , trabalho como [Seu cargo] na [Nome da sua empresa] . Nossa empresa é especializada em [Sua missão] . Estou impressionado com a rapidez com que a [empresa do destinatário] atingiu tal crescimento. Mas empresas de rápido crescimento como a sua geralmente enfrentam desafios como:
Você poderia compartilhar qual desses problemas parece mais agudo para o seu negócio? Vamos ter uma conversa rápida para discutir isso em detalhes. Sinto que você pode se beneficiar significativamente usando [Seu produto]. [Data e hora] ou [Data e hora] funcionariam para você? Atenciosamente, [Seu nome] |
Como você vê, o destinatário tem opções: ele pode escolher um horário melhor para uma reunião e o ponto problemático que prefere discutir. Parece que eles comandam o jogo, mas você sabe, é você 😉
As pessoas adoram números. Empresários não conseguem viver sem números, pois estão acostumados a lidar com dinheiro, análises e dados estatísticos. E também são particularmente sensíveis a desperdiçar tempo pessoal com coisas mesquinhas. Por que não usar essas qualidades em seu e-mail de solicitação de reunião?
Ao descrever como seu cliente potencial se beneficiará de sua cooperação, seja específico: informe quanta receita ele verá e em qual período. Além disso, mencione quanto tempo sua reunião durará para garantir ao destinatário do e-mail que ele não perderá horas preciosas, mas ganhará muito valor em troca.
Você pode fazer isso diretamente na linha de assunto, como no exemplo a seguir:
| Assunto: Preciso de apenas 10 minutos do seu tempo, [Nome do destinatário] Olá [nome do destinatário] , Eu sou [Seu nome] , trabalho como [Seu cargo] na [Nome da sua empresa] . Somos especializados em [Sua missão] e ajudamos empresas como [Exemplos de empresas que são concorrentes do destinatário] a [Descreva como você ajudou essas empresas a resolver seus pontos problemáticos usando números e porcentagens] . Acredito que poderíamos colaborar para [Descreva como você ajudará o destinatário a resolver seus problemas usando números e porcentagens] . Gostaria de convidá-lo para uma reunião de 10 minutos para discutir isso mais a fundo. [Data e hora] serão boas para você? Espero conhecê-lo em breve, [Seu nome] |
Apenas tenha em mente: sempre que você fornecer estatísticas ou outros dados, eles devem ser super relevantes para o cliente em potencial. Adicione apenas aqueles números nos quais seu leitor de e-mail realmente estará interessado.
O último, mas não menos importante, truque que gostaria de compartilhar não é, na verdade, um truque – é um postulado.
Faça. Acompanhe. Acima.
Seu e-mail de solicitação de reunião inicial foi ignorado? Bem, pode haver dezenas de razões pelas quais um cliente potencial está em silêncio. Basta enviar a ele um lembrete para mostrar que você está esperando pacientemente que ele aceite sua solicitação de reunião.
Here’s an example of a follow-up email sample requesting the meeting:
| Olá [nome do destinatário], Solicitei uma reunião com você [Quando?] , mas não obtive resposta sua. Entendo que você esteja ocupado, então não quero incomodá-lo. Apenas um lembrete: se você acha que uma conversa de 15 minutos sobre seu [Repita o ponto problemático do destinatário] faz sentido, me diga como está sua agenda. Ansioso por saber sobre você, [Seu nome] |
O acompanhamento deve se tornar sua prática diária de marketing por e-mail no caminho para fechar negócios, então adicione uma porção de bons modelos de e-mail de acompanhamento à sua coleção.
Se você quiser solicitar uma reunião com seu cliente potencial ou potencial parceiro de negócios, o e-mail é o meio mais eficaz. É rastreável, dá mais liberdade para pensar em tudo e oferece a você a possibilidade de preparar seu convite de forma convincente. Espero que os hacks e amostras de e-mail que forneci neste post ajudem você a criar seus próprios e-mails de solicitação de reunião irresistíveis.
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