En una de nuestras publicaciones anteriores, te proporcionamos plantillas de correo útiles para programar una entrevista con un prospecto. En este artículo, hablamos de un problema más amplio: cómo usar con éxito los correos para solicitar cualquier reunión de negocios.
Compartiré algunas plantillas de convocatoria de reunión listas para usar, que puedes agregar a tu colección y consejos sobre cómo solicitar disponibilidad.
Pero comencemos con la definición de correo de convocatoria.
Este tipo de solicitud es un email que se envía para pedir una cita con alguien. Esto puede incluir a tu prospecto, cliente actual, socio comercial, influenciador, inversor, equipo y otros.
Hay muchas razones por las que podrías solicitarlo, por ejemplo:
En esta publicación, nos centraremos más en cómo puedes realizar con éxito este tipo de solicitaciones. Las plantillas y consejos que te prorcionaré también funcionarán bien para otros objetivos, con una personalización mínima.
Por supuesto, hay otras formas de pedir una reunión: puedes hacerlo por teléfono o en persona. Pero realizarlo por email demuestra ser la forma más efectiva, y he aquí por qué:
Si deseas un acuerdo comercial exitoso, debes acostumbrarte a una forma rígida de comunicación. No debes perderte ningún detalle.
A diferencia de las conversaciones o llamadas espontáneas, el email permite rastrear fácilmente lo envíado. Por lo tanto, tú y tu interlocutor siempre pueden permanecer en la misma página y planificar el acuerdo con el historial del hilo del email.
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En los negocios, debes tener mucho cuidado con las personas con las que vas a cooperar, ya sea un prospecto o un socio potencial. Cualquier presión sobre ellos te puede costar acuerdos o negocios perdidos.
El correo es la mejor manera de mantener relaciones comerciales saludables mientras solicitas una reunión: puedes encontrar el tono y el lenguaje más apropiados para dirigirte a una persona, mientras que puedes planificar tu respuesta sin sentirte avergonzados o presionado por el tiempo.
La mayoría de los negocios ahora se manejan en línea. Las posibilidades de que te reúnas con una persona en una conferencia de ventas o cualquier otro evento de negocios y tengas comunicación cara a cara son relativamente bajas.
Y hablando de llamadas, dudo que tu cliente o inversor potencial esté listo para responder de inmediato o responder a tus llamadas de seguimiento. No es una sorpresa que 9 de cada 10 personas quieran usar la mensajería para interactuar con las empresas.
Veamos la anatomía de los correos de solicitud de reunión de negocios.
Antes de escribir una solicitud de reunión de negocios, piensa en una línea de asunto pegadiza que tiente a un destinatario a abrir tu mensaje. Aquí te aconsejo que te abstengas asuntos largos y complicados: las personas ocupadas a las que les escribirás no se molestarán en leerlos. Apégate a algo simple pero simpatico y personalizado, por ejemplo:
¿Necesitas más ideas de líneas de asunto para tus emails comerciales? Encuéntralos en una de nuestras publicaciones del blog.
No armes lecturas largas. Tu email debe ser breve pero significativo. He leído miles de correos y, muy a menudo, la gente tiende a irse por las ramas en lugar de escribir con un limite objetivo.
Para evitar esta tendencia popular poco saludable, recomiendo aplicar el método RAP, que ha demostrado ser útil para estructurar el cuerpo de un correo de solicitud de reunión de negocios.
Lo sé, puede haber alguna buena canción de Eminem sonando en tu cabeza en este momento, pero RAP es algo diferente en el email marketing. Esta es una abreviatura de 3 puntos clave en los que debe estar cada vez que redactes un correo:
R = Razón
Dedica las primeras líneas proporcionando una visión general clara del propósito de la reunión. Tu destinatario debe entender por qué les está enviando un email y cómo su presencia afectará la reunión.
Considera el ejemplo:
»Me dirijo a usted porque he leido su ultimo post y me siento entusiasmado con su nivel de experiencia»
A = Acción
Lo que sigue es una especie de llamada a la acción que alentaría a tu destinatario de a continuar la comunicación, cambiándola a la forma del encuentro de negocios. Como regla general, esta parte de le dice a tu destinatario los detalles de la reunión, como la fecha, la hora, el tipo de reunión (en línea o presencial), el canal (para reuniones online) o la ubicación física (para reuniones presenciales).
Por ejemplo:
»Como mi empresa va a celebrar una conferencia sobre marketing el mes que viene, te agradeceríamos que compartieras tu experiencia en marketing digital con nuestro público y participaras en el evento. Permíteme invitarte a una breve llamada de zoom este viernes para que podamos hablar de ello con más detalle. ¿Te parece bien a las 14.00 horas?
P = Final profesional
Debes coronar el email con una firma que vincule todo y deje un gusto agradable, para que la persona a la que le estás escribiendo esté más inclinada a responder a tu solicitud de manera positiva. La regla general aquí es la siguiente: el final debe ajustarse al tono general del correo. Por ejemplo, si el cuerpo del email es formal, no uses una firma informal.
Siéntete libre de encontrar las mejores formas de escribir una firma de email profesional en una de nuestras publicaciones.
En esta sección, te proporcionaré sugerencias y plantillas de ejemplo.
El alcance en frío nunca ha sido fácil. Si es la primera vez que contactas a tus clientes potenciales, los email deben ser casi perfectos para que las personas quieran abrir y reaccionar ante ellos, y mucho menos aceptar tu invitación a la reunión.
Lo primero que debes hacer es determinar qué estilo de comunicación es más relevante para tu prospecto. Investiga un poco para averiguar cómo prefieren comunicarse, formal o informalmente, y ajusta el tono de tu email de solicitud de invitación a la reunión en consecuencia.
Te sugiero que agregues muestras de email de solicitud de reunión formal e informal a tu lista de plantillas.
| Asunto: Solicito una reunión a su mejor conveniencia Estimado [Nombre del destinatario], Soy [Su nombre], trabajando como [Su posición] en [Nombre de su empresa]. Nuestra empresa se especializa en [Su misión], y hemos ayudado a empresas como [Ejemplos de empresas que son competidores de los destinatarios] a [Describa cómo ha ayudado a estas empresas a resolver sus puntos débiles]. He investigado su empresa en LinkedIn y veo que [indique el principal punto débil de un destinatario]. Creo que podríamos colaborar para [Describir la solución del punto de dolor de un receptor]. Me gustaría invitarlos a una breve reunión para discutir esto más a fondo. ¿Será [Fecha y hora] conveniente para usted? Esperamos tener noticias suyas, [Tu nombre] |
Si tu prospecto aprecia un estilo de comunicación menos formal, intenta llamar su atención con un email de solicitud de reunión fácil:
| Asunto: ¿Qué tal una charla rápida? Hola [Nombre del destinatario], Soy [Su nombre], trabajando como [Su posición] en [Nombre de su empresa]. Nuestra empresa se especializa en [Su misión], y hemos ayudado a empresas como la tuya a [Describa cómo ha ayudado a estas empresas a resolver sus puntos débiles]. ¿Qué opinas de que tengamos una breve charla y discutimos cómo nuestra solución puede ayudar a tu empresa? ¿Te conviene [Fecha y hora]? Saludos [Tu nombre] |
Nota: No importa qué estilo de comunicación transmita tu email en frío, asegúrate de comenzar presentándote. Recuerda, estás contactando a una persona por primera vez: deben entender quién está hablando con ellos y ver la lógica detrás de tu solicitud de reunión.
La gente de negocios es probablemente la más reacia a los lectores de email en el mundo. Es natural ya que no tienen tiempo para cosas que no resuenan con sus necesidades y objetivos actuales. Por lo tanto, tienes una tarea bastante desafiante al enviarles tu email de solicitud de reunión, captando su atención desde el principio.
¿Una solución?
Necesitas un buen gancho…
Debe haber una o dos oraciones al comienzo de tu mensaje que harán que tu destinatario lo lea más y acepta reunirse contigo.
Una forma de captar su atención es demostrar que has pasado tiempo aprendiendo sobre lo que están haciendo, sus objetivos, necesidades y puntos débiles. A los especialistas en marketing les gusta llamarlo «hacer la tarea», lo que significa que debe realizar una investigación exhaustiva sobre la empresa cuyo representante va a invitar a una reunión.
Considera demostrar que no eres un extraño que pasa por la bandeja de entrada, sino que sabes qué aire respira tu lead.
| Línea de asunto: ¿Estás disponible para una breve charla? Hola [Nombre del destinatario], Soy [Su nombre], trabajando como [Su posición] en [Nombre de su empresa]. Nuestra empresa se especializa en [Su misión]. He visto tu publicación reciente en LinkedIn y veo que [indica el principal punto débil del destinatario]. Creo que podríamos colaborar para [Describir la solución del punto de dolor de un receptor]. Me gustaría invitarte a una breve reunión para discutir esto más a fondo. ¿[Fecha y hora] estará bien para ti? Espero conocerte pronto, [Tu nombre] |
Como puedes ver en este ejemplo de plantilla, puedes investigar fácilmente sobre el prospecto en LinkedIn. Simplemente ve a su página y lee la información que publican para comprender mejor por qué se esfuerza su empresa y cómo podrían colaborar.
Otra forma de enganchar a tu destinatario es informarles sobre sus competidores. Si has ayudado a otras empresas como la suya, no pierdas la oportunidad de mencionarlo desde el principio. Esto le indicará a tu prospecto que podría estar perdiendo algo valioso, algo que aprenderá mientras se reúne contigo.
| Asunto: Convocatoria de reunión en la bandeja de entrada Hola [Nombre del destinatario], Soy [Su nombre], trabajando como [Su posición] en [Nombre de su empresa]. Nuestra empresa se especializa en [Su misión], y hemos ayudado a empresas como [Ejemplos de empresas que son competidores de los destinatarios] a [Describe cómo ha ayudado a estas empresas a resolver sus puntos débiles]. Me he enterado de tu empresa y creo que tienes todo para lograr resultados aún mejores con solo un poco de ayuda de [Su empresa]. ¿Qué opinas si tenemos una charla rápida sobre [Fecha y hora], y te cuento más sobre la oferta? ¿Esta fecha y hora te conviene? Saludos [Tu nombre] |
FOMO (miedo a perderse algo) es una de las mejores estrategias psicológicas para enganchar la atención de tu destinatario de email. No lo descuides en el email de solicitud de reunión.
Si deseas que un destinatario acepte tu invitación por email, debes persuadirlos de que tu reunión le aportará un valor real. Hay un cierto truco para hacer esto.
Primero, haz foco en los puntos débiles y díles que hay una manera de salir de su problema. Luego menciona tu solución, agregando los varios beneficios que aportarías. Finalmente, crea intriga e invítalo a una reunión donde podrán aprender más detalles.
Veamos cómo puedes usar esta técnica dentro de tu plantilla:
| Asunto: ¿Estás disponible para discutir el desafío clave [de la compañía de su prospecto] esta semana? Hola [Nombre del destinatario], Soy [Su nombre], trabajando como [Su posición] en [Nombre de su empresa]. Nuestra empresa se especializa en [Su misión]. Estoy impresionado por lo rápido que [la compañía del destinatario] lograste tal crecimiento. ¡Eso es increíble! Por supuesto, entiendo lo problemático que es [Describe el punto clave de dolor de tu prospecto] mientras persigues objetivos tan ambiciosos. ¿Qué pasa si te digo que [Tu empresa] puede ayudarte [Describa cómo resolverá el punto débil de un destinatario] solo en [Cuánto tiempo]? Esto es más que real. Sugiero que tengamos una charla rápida esta semana para discutirlo con más detalle. ¿[Fecha y hora] estará bien para ti? Que tengas un gran día, [Tu nombre] |
No menciones el punto débil de tu prospecto justo al comienzo de tu email. Comienza con un pequeño cumplido. Este truco psicológico te ayuda a conquistar al destinatario, por lo que cuando llegas al punto de pedir una reunión, ya tiene sentimientos positivos sobre ti.
Si deseas crear un email de convocatoria de reunión que convierta, ¡házlo atractivo!
Una de las formas más sencillas de hacerlo es hacer preguntas. De esta manera, dejas que tu destinatario imagine que ya las está respondiendo. Esto crea el efecto del diálogo en su mensaje de email y la sensación de que este diálogo debería continuar lógicamente, en tu reunión, por supuesto.
Echa un vistazo a la plantilla de email de convocatoria de reunión que puedes usar en este caso:
| Asunto: Su opinión experta es muy necesaria Hola [Nombre del destinatario], Soy [Su nombre], trabajando como [Su posición] en [Nombre de su empresa]. He aprendido mucho sobre [la compañía del destinatario] en LinkedIn y veo que tienes mucha experiencia que puedes compartir. ¿Utiliza [Tipo de producto/servicio en el que se especializa su empresa] en su empresa? ¿Alguna vez ha considerado optimizar su solución para [Describa el punto de dolor principal de un destinatario]? En [Su empresa], [Declaramos su misión]. ¿Qué pasa si [Su producto] puede ayudarlo [Mencione cómo ayudará a un destinatario a resolver su problema]? Me gustaría reunirme brevemente con usted para discutirlo con más detalle. ¿[Fecha y hora] estará bien para ti? Saludos [Tu nombre] |
A la gente le gusta cuando otros los tratan como expertos. Hacer preguntas es uno de esos trucos para provocar una mayor conversación con un destinatario.
Otra forma de involucrar a su destinatario de email y hacer que acepten su invitación a la reunión es crear la ilusión de que son ellos los que eligen tener una reunión con usted.
Puedes proporcionar alternativas para la fecha u hora de una reunión, el canal de comunicación (por ejemplo, Zoom o Skype) o incluso temas para una mayor discusión.
Esta es una plantilla que puedes usar como parte de tu estrategia de invitación a reuniones:
| Asunto: ¿Tiene tiempo para una reunión rápida? Hola [Nombre del destinatario], Soy [Su nombre], trabajando como [Su posición] en [Nombre de su empresa]. Nuestra empresa se especializa en [Su misión]. Estoy impresionado por lo rápido que [la compañía del destinatario] ha logrado tal crecimiento. Pero las empresas de rápido crecimiento como la suya generalmente experimentan desafíos tales como:
¿Podría compartir cuál de estos problemas parece más agudo para su negocio? Vamos a tener una charla rápida para discutirlo en detalle. Siento que puede beneficiarse significativamente del uso de [Su producto]. ¿Funcionaría [ Fecha y hora] o [Fecha y hora] para usted? Atentamente [Tu nombre] |
Como puedes ver, al destinatario se le dan opciones: puedes elegir un mejor momento para una reunión y el punto de dolor que prefieres discutir. Parece que ellos gobiernan el juego, pero ya sabes, eres tú
A la gente le encantan los números. La gente de negocios no puede vivir sin números, ya que están acostumbrados a lidiar con dinero, análisis y datos estadísticos. Y también son particularmente sensibles a perder el tiempo personal en cosas insignificantes. ¿Por qué no usar estas cualidades en su email de convocatoria de reunión?
Al describir cómo su prospecto se beneficiará de su cooperación, sé específico: indica cuántos ingresos verán y en qué período. Además, menciona cuánto durará tu reunión para asegurarle a tu destinatario de email que no perderás horas preciosas pero ganará mucho valor a cambio.
Puedes hacerlo directamente en tu línea de asunto como en el siguiente ejemplo:
| Línea de asunto: Solo necesito 10 minutos de su tiempo, [Nombre del destinatario] Hola [Nombre del destinatario], Soy [Su nombre], trabajando como [Su posición] en [Nombre de su empresa]. Nos especializamos en [Su misión], y hemos ayudado a compañías como [Ejemplos de compañías que son competidores de los destinatarios] a [Describa cómo ha ayudado a estas compañías a resolver sus puntos débiles usando números y porcentajes]. Creo que podríamos colaborar para [Describa cómo ayudará al destinatario a resolver sus puntos débiles usando números y porcentajes]. Me gustaría invitarlos a una reunión de 10 minutos para discutir esto más a fondo. ¿[Fecha y hora] estará bien para ti? Espero conocerte pronto, [Tu nombre] |
Solo ten en cuenta: siempre que proporciones estadísticas u otros datos, debes ser súper relevante para el prospecto. Agrega solo aquellos números en los que tu lector de email esté realmente interesado.
El último pero no menos importante hack que me gustaría compartir en realidad no es un hack, es un postulado.
Hacer. Seguir
¿Se ha ignorado el email inicial de la convocatoria de reunión? Bueno, puede haber docenas de razones por las que un prospecto está en silencio. Simplemente envíeles un recordatorio para demostrar que está esperando pacientemente a que acepten su convocatoria de reunión.
Este es un ejemplo de un ejemplo de email de seguimiento que solicita la reunión:
| Hola [Nombre del destinatario], solicité una reunión contigo [¿Cuándo?] , pero no he recibido respuesta tuya. Entiendo que estás ocupado, así que no quiero molestarte. Solo un recordatorio: si crees que una charla de 15 minutos sobre tu [Replantear el punto débil de un destinatario] tiene sentido, hazme saber cómo es tu calendario. Esperamos tener noticias suyas, [Tu nombre] |
El seguimiento debe convertirse en tu práctica diaria de marketing en tu camino hacia el cierre de negocios, así que agrega una parte de buenas plantillas de email de seguimiento a tu colección.
Si deseas solicitar una reunión con tu prospecto o posible socio comercial, el email es el medio más efectivo. Es rastreable, da más libertad para pensarlo todo y ofrece preparar tu invitación de manera convincente. Espero que los hacks y muestras de email que he proporcionado en esta publicación te ayuden a crear tus propios email de solicitud.
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