O que é um Pedido de Informação (RFI): significado, exemplo

Uma solicitação de informações é mais conhecida pela sigla RFI. É um documento que uma empresa usa para solicitar informações sobre um produto ou serviço aos fornecedores. Dessa forma, a organização consegue ter uma ideia das possibilidades oferecidas por cada fornecedor, comparar diferentes fornecedores e reunir informações sobre um mercado de forma mais estruturada.

As RFIs são especialmente úteis para empresas que querem ou precisam pesquisar muitos parceiros em potencial.

Quais informações incluir em um RFI

Não há uma maneira definida de escrever uma RFI. Cada empresa decide quais informações específicas deseja coletar de diferentes fornecedores. Além disso, ele escolhe o número de detalhes que deseja solicitar.

Ainda assim, isso não significa que cada RFI seja tão diferente. Existem vários elementos específicos que você geralmente inclui no formulário de solicitação de informações:

• Informações básicas sobre sua empresa (como atividade comercial e detalhes de contato).
• Uma solicitação ao fornecedor para preencher informações básicas sobre sua organização (como atividade comercial e detalhes de contato).
• Acordo de confidencialidade para impedir que os provedores compartilhem informações com terceiros.

Além das informações acima, há uma grande variedade de coisas diferentes que uma empresa pode solicitar. Abaixo está uma lista de elementos comuns:

• Apresentação da empresa requerente.
• Declaração do motivo da RFI.
• Perguntas sobre a experiência do fornecedor com projetos semelhantes.
• Perguntas sobre o plano de ação do fornecedor, situação financeira e habilidades técnicas.
• Referências de clientes.
• Matriz de critérios de seleção com base na qual a empresa solicitante escolherá o fornecedor.

Você sabia? Algumas empresas pedem aos provedores que resolvam um caso com base em um cenário realista. Dessa forma, você tem a vantagem de testar a dedicação do fornecedor ao projeto. No entanto, fazê-lo dessa maneira requer mais esforço e tempo para comparar diferentes fornecedores e suas técnicas.

Como escrever um pedido de informações

Com tantos elementos para escolher, compilamos um pequeno modelo de solicitação de informações que abrange pontos básicos que devem ser incluídos para comunicar suas necessidades a potenciais provedores:

Visão Geral
Ele deve descrever o histórico, metas, objetivos e políticas de confidencialidade da sua empresa. Ao final desta parte, o fornecedor terá uma imagem geral de quem é a empresa solicitante e o que ela quer.

Qualificações
Aqui você pode incluir as habilidades e credenciais necessárias para o seu projeto. Especifique tudo o que você precisa: o tamanho da equipe, restrições técnicas, sistemas operacionais, nível de experiência etc.

Informações solicitadas
Esta seção contém perguntas específicas sobre a infraestrutura do fornecedor, métodos de trabalho, credibilidade, gerenciamento de projetos, controle de qualidade e muito mais. As informações devem ser obtidas para saber se o fornecedor é viável para o projeto ou não.

Expectativas de resposta
Esta parte deve descrever o que é esperado em termos de informação e prazo. Você também pode incluir critérios de avaliação aqui.

Algumas dicas para desenvolver um bom RFI são:

• Restrinja sua solicitação apenas às informações de que você precisa.
• Tente ser o mais específico possível em sua solicitação.
• Pergunte sobre recursos e recursos. O preço não é discutido nesta fase.
• Dê ao seu fornecedor uma boa quantidade de tempo para resposta.

Qual é a diferença entre RFI, RFP e SDC?

Explicamos aqui a definição de RFI, mas você ainda pode estar confuso, já que existem muitos termos e siglas semelhantes. Mas não se preocupe, nós temos tudo sob controle.

Muitas vezes, RFI, RFP e SDC são usados de forma intercambiável, mas isso está errado. Todas essas noções têm seu significado e razão de existir.

RFP: Pedido de proposta

Um RFI geralmente precede um pedido de proposta (RFP). Um RFP é um documento no qual você pede a diferentes fornecedores que proponham soluções para seus problemas e solicitem informações sobre o preço de seu produto ou serviço.

Trata-se de uma solicitação mais complexa, onde você deve detalhar tanto o ponto de partida quanto o que se espera alcançar, não apenas em termos econômicos, mas também em termos de qualidade, segurança, execução etc.

Sem entrar em muitos detalhes, um RFP deve conter:

• Um acordo de confidencialidade, se necessário.
• Informações sobre o seu negócio.
• Objetivos do processo de contratação (ou seja, necessidades que devem ser cobertas).
• Descrição da situação atual e melhorias necessárias com o máximo de detalhes possível.
• Detalhes sobre a execução do projeto, se bem-sucedido.
• Calendário de fases do processo (apresentação da proposta, tomada de decisão, início do projeto etc.)

Embora as RFPs geralmente sigam as RFIs, elas também podem ser combinadas em certos casos. Devido a licitações, essa combinação ocorre com frequência em agências governamentais. Fazendo assim, todas as informações relevantes são reunidas para fazer a primeira seleção.

SDC: Solicitação de cotação ou solicitação de orçamento

O objetivo de uma SDC ou solicitação de cotação é perguntar a diferentes fornecedores sobre o preço de um serviço ou produto específico. É usado quando você está comprometido em comprare julgar a solução principalmente pelo preço.

Nesse caso, você pede ao fornecedor que dê um orçamento para um produto ou serviço específico, facilitando a comparação de propostas, já que elas estão orçamentadas para a mesma coisa.

Neste caso, as informações que uma SDC deve conter são:

• Informações sobre sua empresa (atividade comercial e detalhes de contato).
• Solicitação específica sobre o preço de um produto ou serviço oferecido pelo fornecedor, especificando detalhadamente o que eles devem incluir.
• Solicitar a assinatura de um termo de confidencialidade, caso seja necessário.
• Prazos para envio do orçamento e próximas etapas para o projeto.
• Critérios que serão levados em conta na hora de decidir.

Conclusão

Como você pode ver, as RFIs são menos específicas e contêm menos informações do que RFPs ou SDCs. No entanto, a vantagem é que elas são menos complexas de preparar e podem ajudá-lo a filtrar fornecedores desde o início se você já vir que eles não oferecem o que você deseja.

Uma boa solicitação de RFI obterá respostas e informações-chave para viabilizar o fornecedor, formando um portfólio de fornecedores de grande valor para futuras estratégias de compra. É uma maneira simples de realizar uma comparação entre fornecedores se o que você quer é contratar rapidamente um pequeno projeto.