Guia de Sobrevivência para a Conferência Web Summit: Mais de 20 Dicas e Truques

1. Como se candidatar para um estande no Web Summit

Para se candidatar a um estande no Web Summit, acesse a aba do programa Startup no site oficial, insira seu endereço de e-mail e aguarde o contato de um representante do Web Summit. Eles irão agendar uma chamada para avaliar sua elegibilidade para o programa ALPHA.

Se você for aceito no programa ALPHA, será solicitado a confirmar os ingressos e preencher o seu Perfil de Startup no Web Summit.

Maryna Nalyvaiko, Marketing Specialist & Events Manager

O programa ALPHA é a melhor opção para startups novas. Antes da chamada com o representante do Web Summit, prepare informações sobre seu produto e defina o que você espera alcançar durante a conferência.

2. Como escolher os membros da equipe para o Web Summit

Sua equipe deve ser composta por pelo menos 2 a 3 pessoas. Assim, os membros podem se apoiar em situações desafiadoras. Além disso, os integrantes devem atender a certos critérios:

• Conhecer o produto em detalhes minuciosos.
• Estar dispostos e animados para conversar (extrovertidos carismáticos e memoráveis são a melhor escolha).
• Ser capazes de responder a perguntas técnicas complexas (enviar o CTO ou PM é uma ótima ideia).
• Ter um bom domínio do inglês e habilidades flexíveis de storytelling.
• Incluir pelo menos um vendedor que continuará trabalhando com os leads coletados após a conferência.

Geralmente, os times de Atendimento ao Cliente e Vendas são os mais indicados para essa função. Eles conhecem todas as nuances do seu produto e entendem as preocupações que precisam abordar para convencer os clientes.

Oleksii Kratko, Founder and CEO at Snov.io

“Há uma lógica em selecionar quem será responsável por se comunicar com os prospects após o evento: fazer follow-ups, agendar chamadas, encontrá-los, etc. Por isso, como regra, procuro enviar membros da equipe que serão responsáveis pelo sucesso do cliente e/ou pelo desenvolvimento de negócios.”

3. Que brindes levar para a conferência

Os brindes da sua empresa ajudam a atrair pessoas para o seu estande e a garantir que lembrem de você no futuro. No entanto, é importante equilibrar custo, eficácia e facilidade de transporte.

Já vimos de tudo: canecas, protetores labiais, café e power banks. Com base na nossa experiência, adesivos fofos e chamativos são os itens mais procurados.

Eles geralmente são deixados na mesa comum de panfletos em cada pavilhão, e a maioria acaba indo parar nos laptops dos escritórios, funcionando como lembretes constantes da sua empresa. Além disso, são baratos de produzir e fáceis de transportar.

Itens que permanecem com os participantes por meses, como cadernos, bolsas de tecido, adesivos e canecas, ajudam a manter sua empresa na mente das pessoas quando elas estiverem procurando soluções futuras. Foi assim que nossa Head de Aquisição de Usuários, Valeria, conseguiu se conectar e colaborar com várias empresas que conhecemos no Web Summit em projetos de conteúdo.

A menos que você seja uma grande empresa, não recomendamos levar algo muito caro ou pesado — pode não compensar o investimento e será difícil de transportar. Ah, e não leve doces — aprendemos isso da pior maneira possível.

Oleksii Kratko, Founder and CEO at Snov.io

“Parece que cada vez menos empresas levam brindes para os eventos. Mas isso faz diferença. Ainda tenho uma garrafa que recebi há 4 anos em uma conferência. Quatro anos se passaram, e ainda estou em contato com a empresa que me deu essa garrafa personalizada. Posso dizer que o brinde funcionou? Com certeza.”

4. Como se vestir para o Web Summit

Sapatos. Concentre-se neles. Leve seu par mais confortável, porque seus pés estarão em chamas ao final do primeiro dia. Quanto à roupa, você tem duas opções: business casual ou extravagante.

Se o seu objetivo é chamar atenção, sinta-se à vontade para vestir as roupas mais ousadas que encontrar. Você não se sentirá deslocado – sempre haverá alguém mais chamativo do que você (lembro do Astronauta do Café, do casal de manequins vestido de noivos e dos homens com ternos verde-limão do último Web Summit). Um look extravagante ajuda a atrair a atenção de participantes, jornalistas e câmeras.

Dito isso, não se preocupe muito com a roupa: a maioria dos participantes opta por um visual business casual, com calças simples/jeans ou saia, uma camiseta (de preferência corporativa) e um blazer. Se você estiver participando de uma competição de pitch, uma camisa branca com as mangas arregaçadas funciona bem.

O mais importante é estar confortável para conseguir trabalhar com energia do dia até o Night Summit.

Daria Shevchenko, CMO at Snov.io

“Primeiramente, acho que seu visual deve ser memorável. Lembro de um jornalista da Forbes que se aproximou de nós na conferência Collision há alguns anos, e ele usava os sapatos mais incríveis que já vi – botas de cowboy azul claro com spikes e strass – e ele é a única pessoa desse evento que lembro até hoje. Mas também acrescentaria que não é só o visual que importa. A personalidade como um todo é importante, não se esqueça dela em casa.”

5. Como preparar uma demo

Uma demo é muito importante. Mantenha-a curta, empolgante e informativa. Ter um laptop com a apresentação do seu app/serviço/produto é essencial. Na verdade, leve 2 laptops: sempre haverá fila.

Isso ajudará você a apresentar seu produto de forma mais completa, especialmente se ele for complexo ou tiver um impacto visual forte. Você vai achar útil quando seu estande estiver lotado ou no terceiro dia, quando a energia já não for a mesma.

Lembre-se de que, ao longo da conferência, você ouvirá dezenas, se não centenas, de pitches. Uma boa demo é uma excelente maneira de se destacar. No entanto, não espere que um único cenário funcione para todos os participantes. Sua demo sempre sairá do roteiro, pois as pessoas que param no seu estande terão diferentes pontos de dor e necessidades – anote-os e altere sua demo conforme necessário.

Não dependa do Wi-Fi fornecido pela conferência. Certifique-se de ter algo para mostrar mesmo que a conexão caia – é um grande evento e imprevistos acontecem. Como exemplo, provavelmente usaremos nosso vídeo mais recente explicando a ferramenta de Email Warm-up para essas situações.

6. Como atrair pessoas para o seu estande

Concentre-se no estande em si – faça-o se destacar. Como fazer isso em meio a milhares de outros estandes? Aqui estão algumas dicas:

• Garanta que o slogan enviado para o painel de exposição seja claro e chamativo o suficiente para atrair atenção em menos de 2 segundos.
• Fazer networking com seus vizinhos ajudará a criar amizades que podem resultar em indicações no futuro.
• Quando os participantes veem muitas pessoas ao redor do seu estande, isso desperta uma grande curiosidade. Então, faça o possível para sempre ter 2-3 pessoas no estande o tempo todo.
• Qualquer material visual na mesa ajuda a atrair os olhares.
• Use roupas chamativas.
• Atrair os caçadores de brindes da conferência exibindo seus produtos promocionais no estande.
• Visite os estandes de empresas que se encaixam no seu perfil de cliente ideal, faça um pitch do seu produto e convide-os a passar no seu estande.

Atrair pessoas para o seu estande pode exigir um trabalho pré-evento. Entre em contato com comunidades locais, encontre pessoas que correspondem ao seu perfil de cliente ideal no aplicativo do Web Summit e agende uma reunião durante ou após a conferência.

Uma vez que as pessoas prestem atenção, é hora de apresentar seu pitch.

7. Como fazer um pitch no estande

Uma preparação completa para o pitch no estande representa 50% do sucesso na comunicação com clientes em potencial. Cada membro da sua equipe deve ser capaz de responder às seguintes perguntas:

• O que o seu produto oferece?
• Como você se diferencia dos concorrentes?
• Qual é o seu preço, e por que é tão baixo/alto?
• Quais são os recursos e como eles funcionam?
• Como posso me beneficiar ao usar seu produto?

Além disso, esteja preparado para perguntas desconfortáveis, como sobre suas fraquezas ou seus concorrentes maiores. Você pode se preparar conhecendo seus próprios pontos fortes e fracos, assim como pesquisando as fraquezas de seus concorrentes por meio de avaliações e fóruns.

O segredo do pitch no estande de conferências é estabelecer uma conexão significativa primeiro. Pergunte ao participante: “Como foi o caminho até a conferência? Onde você está hospedado? Por que veio até aqui? Em que ramo de negócios você está?”, etc.

Isso não só ajudará a modificar seu pitch para aumentar as chances de conversão, mas também mostrará à outra pessoa que você está ali para falar sobre ela e como pode ajudá-la a resolver seus problemas.

Valeria Borshch, Head of User Acquisition at Snov.io

“Em conferências, nunca me aproximo de pessoas que parecem assustadas ou desanimadas ao me verem perto de seu estande. Você deve ser acessível – faça contato visual, sorria, pergunte um simples ‘Oi, como vai?’ e BAM, você já tem a atenção deles. Não hesite em falar primeiro se ver alguém vagando silenciosamente perto do seu estande – a maioria das pessoas só precisa de um empurrãozinho – e não tenha medo de ouvir um ‘Não’. Há leads de sobra entre os mais de 70 mil participantes.”

8. Como encontrar investidores no Web Summit

Investidores estão por toda parte no Web Summit. Eles geralmente são fáceis de identificar, seja em áreas especiais para investidores ou apenas olhando os crachás. No entanto, recomendamos que você cuide disso antes da conferência e entre em contato com eles com antecedência. Se você está em busca de investimentos de VCs específicos, crie pitch decks exclusivos para eles. Não crie para qualquer um – os fundos só investirão no nicho em que se especializam. Memorize os nomes e rostos dos representantes dos fundos e agende reuniões com 1-3 meses de antecedência.

Não tem tempo para isso? Os investidores podem vir até você e passar no seu estande – afinal, eles também vão ao Web Summit para trabalhar. Certifique-se de ter dados e números relevantes prontos. Se a sua única missão no Web Summit é encontrar um investidor, pode ser útil incluir as estatísticas do projeto que podem atraí-los na descrição do seu projeto no painel. Afinal, números atraem mais do que palavras. E não se esqueça de fazer o follow-up depois.

Oleksii Kratko, Founder and CEO at Snov.io

“Mostre aos investidores que você tem tração, não com palavras, mas com números. Compartilhe dados reais: ‘Atendemos XXX usuários’ ou ‘Fizemos YYY vendas no mês passado’. Coloque esses dados no Angel.co, Crunchbase, etc. Isso importa muito para os investidores. Sempre tente entrar em contato diretamente com eles no Facebook ou LinkedIn e agende uma reunião.”

9. Onde fazer networking

Pergunta fácil. No Web Summit, você pode fazer networking em qualquer lugar. Aproveite qualquer oportunidade: quando comer, quando sentar para descansar, quando sair para um cigarro, até mesmo quando estiver deitado na chill zone. Toda a conferência do Web Summit é um paraíso para networking, mas as conexões informais, fora do estande, são as que mais ficam com você, justamente por sua informalidade.

Não gosta da atmosfera convencional das conferências? O Night Summit é para você. É uma reunião informal, com drinks, e provavelmente o melhor lugar para encontrar novos amigos, clientes e parceiros.

O que esperar do Night Summit

Mesmo que você não queira fazer networking, o Night Summit é uma ótima maneira de relaxar após um dia intenso. Com o Night Summit, você vai explorar a LX Factory e a Pink Street de Lisboa, além de outras partes incríveis da cidade.

“No entanto, se o seu modo de networking estiver sempre ligado, o Night Summit é o melhor lugar para entender seus leads: em uma atmosfera neutra e depois de algumas bebidas, você pode perguntar o que precisar para fechar a venda, e eles vão te contar o que realmente estão pensando. Um pouco astuto? Talvez. Eficaz? Com certeza.”

Oleksii Kratko, Founder and CEO at Snov.io

“Minhas dicas para o Web Summit incluem estar sempre ativo e fazer networking em qualquer oportunidade. Então, sim, você deve absolutamente ir ao Night Summit. Você pode conseguir financiamento lá, eu conheço um cara que conseguiu. E com certeza, você vai fechar pelo menos algumas vendas depois.”

11. O que esperar depois do Web Summit

Participar do Web Summit (e de qualquer outra conferência de tecnologia) trará resultados por meses após o evento.

Primeiramente, ajudará a aumentar o reconhecimento da sua marca. Espera-se que o Web Summit reúna cerca de 80.000 pessoas este ano, e essa é a sua oportunidade de se fazer conhecido por elas. Nossa própria equipe ficou surpresa ao encontrar dezenas de participantes que já haviam ouvido falar do Snov.io, e esse encontro apenas fortaleceu ainda mais essa conexão.

Além disso, é uma chance de estabelecer novas conexões no seu campo. Leads, amigos, parceiros, investidores – todas as oportunidades que seu negócio pode ter estão representadas nesses pavilhões.

A conferência também irá motivar você e sua equipe. Depois de um evento como este, sua visão muda – ele empodera e motiva você. Por quê? Porque você recebe feedback real dos seus usuários e clientes. E acredite, até um único cliente satisfeito vale mais que mil avaliações e comentários online. Essas palavras valem cada centavo e segundo gasto com a preparação.

O Web Summit não é moleza, mas toda essa preparação, os pitches, as noites sem dormir e os dias passados em pé são uma verdadeira aventura de team-building para sua equipe. E não há outro lugar onde você pode ter essa experiência.

12. Como trabalhar com leads coletados

Quando feito da maneira certa, coletar leads no Web Summit pode resultar em um aumento significativo nas vendas e alguns usuários dedicados que irão comprar e recomendar seu produto/serviço por anos. Aqui está como o Snov.io trabalha com leads coletados no Web Summit e em outras conferências.

Coletando leads

O trabalho após a conferência na verdade começa no estande. Nossa equipe coleta os cartões de visita das pessoas que param no estande e perguntam sobre o produto. Nessa fase, é importante classificar os leads em interessados genuínos e neutros.

Temos um sistema específico que facilita o trabalho pós-conferência: depois de trocar cartões com o lead, escreva o que mais te marcou na conversa e as iniciais da pessoa que coletou o cartão. Isso ajuda a associar o cartão à pessoa no futuro e fornece um detalhe específico que você pode mencionar no seu e-mail de follow-up para que o lead também se lembre de você.

Organizando os leads

Após a conferência, organize todos os leads coletados no seu CRM ou em uma planilha do Google, separando os leads quentes (lista 1) dos demais (lista 2). Isso pode levar um tempo, considerando a quantidade de trabalho manual envolvido e o número de cartões (por exemplo, no ano passado, coletamos mais de 200 cartões).

Follow-up após a conferência

Após o retorno da conferência, prepare uma campanha de follow-up. Você pode usar o modelo de campanha de follow-up pós-conferência incorporado em nossa ferramenta de cold email. Atenção, lance esta campanha apenas para a lista 2 (leads neutros). Os seus leads quentes exigem uma abordagem mais pessoal.

Crie e-mails individualmente para seus leads quentes, usando um tom amigável e pontos de conversa que você anotou nos cartões deles. Esses follow-ups podem ser enviados no mesmo dia ou cerca de uma semana após a conferência, quando seus leads já estiverem de volta para casa (dependendo dos pontos discutidos).

Quando os leads não respondem

Também é uma boa ideia procurar seus leads quentes no LinkedIn para abrir outro canal de comunicação caso seus e-mails não sejam abertos. É prática comum para nossa equipe de vendas seguir esses leads por mais de 6 vezes. Para todos os outros leads que não abriram ou não responderam ao nosso follow-up pós-conferência, lançamos uma nova campanha de e-mail cerca de 1 mês após a conferência. Nela, lembramos quem somos, o que fazemos e como podemos ajudar.

Agendamento de demos

Leads quentes podem se interessar por uma demo individual ou em grupo. Normalmente, agendamos cerca de meia dúzia delas após cada conferência. Isso nos ajuda a mostrar aos leads que nosso serviço pode atender às suas necessidades e explicar como usá-lo para obter os melhores resultados.

Se uma demo for agendada por um dos outros leads, é importante que você primeiro pergunte mais sobre a empresa deles e o que eles precisam do seu produto, para poder construir sua apresentação com base nisso. Mencionar casos de clientes bem-sucedidos do mesmo setor do lead pode ajudá-los a perceber que sua solução é a melhor opção, o que fará a conversão ser mais rápida.

13. Extra tips you don’t want to forget

A cada ano, algo acaba sendo esquecido. Afinal, todos somos humanos. Então, pedimos aos membros da nossa equipe o que você não pode esquecer de cuidar antes do Web Summit:

Daria Shevchenko, CMO da Snov.io:

• Passagens aéreas: O apartamento é importante, mas cuide das passagens aéreas antes disso. Quanto mais você esperar, mais caras elas ficam.
• Durma o suficiente: Não se jogue nas festas da cidade à noite, durma o suficiente para ser produtivo no dia seguinte. Considere usar melatonina para o jet lag.
• Pesquise leads grandes: Leads apreciam quando você já sabe quem eles são, o que fazem e o que precisam. Pesquisar antes ajuda a converter melhor.
• Cuide das alergias: Se você tem alguma alergia, leve antialérgicos.
• Seus pés vão doer: Traga um gel anestésico com ibuprofeno caso fique ruim.

Oleksii Kratko, Founder e CEO da Snov.io:

• Reserve os apartamentos antes: OH, MEU DEUS, PRECISO FAZER ISSO AGORA!

Valeria Frolova, Head de User Acquisition da Snov.io:

• Reserve um apartamento o mais próximo possível do evento: Assim você não precisará depender de transporte lotado ou de Ubers caros.

Dana Rudenko, Head of Product Marketing da Snov.io:

• Não confie no scanner de QR do aplicativo oficial do Web Summit: Ele costuma falhar com frequência e você não vai querer ficar de mãos abanando depois de uma boa conversa com um cliente ou investidor. Então, prepare alguns cartões de visita, pois é mais fácil associar uma pessoa a um contato quando está em um cartão. Quanto ao cuidado pessoal, se hidrate e leve lanches.

14. Cronograma de Preparação para o Web Summit

Aqui está nosso cronograma útil para a preparação do Web Summit. Salve, imprima e compartilhe com a equipe para garantir que você não esqueça nada enquanto se prepara para o evento.

Nos vemos em breve!

O Web Summit 2023 será maior e melhor do que nunca, e estamos empolgados em participar este ano também. Visite nosso estande da Snov.io, E164, e venha nos cumprimentar!

Espero que você ache essas dicas úteis. Achou que esquecemos de algo? Deixe-nos saber nos comentários!