O que é Automação de Processos de Negócio: definição, exemplos e software

Muitas profissões existentes provavelmente desaparecerão nas próximas décadas. A razão é a automação que as empresas implementam constantemente. Isso fixa as operações e permite que elas atendam às expectativas dos clientes de forma mais eficaz.

Por exemplo, de acordo com o Relatório da Microsoft 2017, mais de 2⁄3 dos entrevistados disseram que queriam que um vendedor soubesse seu histórico de compras e preferências. Uma única plataforma de e-commerce, como a Amazon, pode ter que lidar com milhões de clientes, e é claro que nenhuma equipe pode fazer isso manualmente.

Assim, a automação de processos de negócios é o que pode ajudar as organizações a manter o atendimento ao cliente e reduzir as despesas operacionais.

O que é automação de processos de negócios?

A automação de processos de negócios é um conjunto de algoritmos e softwares que uma empresa usa para automatizar tarefas repetitivas para atingir metas operacionais e financeiras estratégicas. Está associado a uma definição de gerenciamento de processos porque permite otimizar e gerenciar processos de negócios.

Ao delegar tarefas entediantes aos computadores, você descarrega a agenda para que os funcionários possam dedicar mais tempo de trabalho a tarefas não triviais — visão, brainstorming, análise de qualidade, etc. Além disso, uma automação de processos de negócios bem-feita permite:

• eliminar erros humanos
• reduzir o tempo para coleta e processamento de dados
• tomar decisões informadas e precisas
• melhorar a facilidade de relatórios
• acelerar os processos de revisão e aprovação
• economize tempo e dinheiro na migração de dados.

Quais processos de negócios podem ser automatizados?

Hipoteticamente, toda tarefa. Sistemas modernos aprimorados por IA podem executar tarefas complexas, como dirigir carros, diagnosticar doenças e processar dados. Alguns agentes inteligentes como o DOMO são ótimos em coletar informações de forma autônoma, enquanto outros como o Apptus ajudam a prever o comportamento do cliente.

Quais processos automatizar são uma questão de escolha.

Ainda assim, na tentativa de colocar tudo à mercê dos computadores, é importante encontrar um equilíbrio entre despesas e benefícios que você possa obter. Quando se trata de negócios, a automação faz sentido para:

• Aquisição — para gerenciar ordens de compra, aprovar contratos, gerenciar faturas e agilizar a seleção de fornecedores
• Finanças — para preparar demonstrações de resultados, emitir faturas, agilizar o relatório financeiro e automatizar a previsão financeira
• RH — para simplificar a integração dos funcionários e o rastreamento de desempenho
• Vendas — para processar ordens de compra, gerar relatórios sobre KPIs e lidar com acordos com clientes
• Marketing — para executar campanhas complexas e rastrear sua eficiência.

Quanto custa a automação?

A automação pode custar um bom centavo. Uma única licença de software não é muito cara — digamos, pode-se começar com o Azure Kubernetes Service por cerca de US$85 por mês. No entanto, as despesas com serviços relacionados, servidores de dados, treinamento de funcionários, para não mencionar o aumento de escala, podem ser bastante consideráveis.

O preço final que uma empresa paga pela automação de processos depende de:

• o volume de informações
• o número de usuários
• ferramentas de terceiros ou internas que uma empresa já usa ou planeja usar
• a necessidade de manter os dados em um armazenamento em nuvem
• requisitos de segurança
• solicitações de suporte e treinamento.

Exemplos de automação de processos de negócios

Isso não é algo que apenas empresas de TI ou revendedores usam. A automação de negócios é ativamente usada entre as grandes corporações de manufatura.

Por exemplo, a General Electric, um dos maiores conglomerados dos EUA, desenvolveu sua plataforma de automação industrial — Predix. O sistema permite automatizar o gerenciamento e a logística de ativos e é usado por aproximadamente 200 empresas em todo os EUA.

Outro caso de como as empresas de manufatura podem se beneficiar da automação é o caso da Coca-Cola. A subsidiária austríaca da empresa mencionou a redução do consumo de água e a economia de dinheiro do gerenciamento de eletricidade graças à automação do MindSphere.

O exemplo mais comum de automação de processos, independentemente do setor, é para fins de estruturação e previsão de dados.

Por exemplo, uma solução baseada em nuvem SAP HANA está sendo utilizada por grandes corporações influentes, incluindo Toyota Motor (Automotive), Costco Wholesale (Retail), Microsoft Corporation (Software) e muitas outras. Ele garante a integridade dos dados, coletando-o de diferentes dispositivos dentro da organização. As empresas usam este software para automatizar qualquer rastreamento de desaceleração e ajustar táticas operacionais.

Melhores softwares de automação de processos de negócios

93% dos líderes de negócios e TI acreditam que as tecnologias inteligentes podem mudar significativamente a maneira como suas empresas operam, investindo nisso. Essa prova social parece ser suficiente para começar a pensar em automação, não é?

Metade do sucesso é escolher o software certo. Aqui está a nossa lista de ferramentas referenciais a partir da qual você pode começar:

1. Para automatizar o gerenciamento financeiro e geração de relatórios:

• SAP
• Expensify
• Zoho Expense
• Emburse Certify.

Use-os para contabilidade e controle melhor sobre os elementos da demonstração financeira: inventário, contas a receber, todos os tipos de despesas e dívidas.

2. Para automatizar os processos de gerenciamento de RH:

• Zoho People
• BambooHR
• Cezanne
• Zenefits.

Essas ferramentas serão úteis se você quiser automatizar a integração e gerenciar o desempenho dos funcionários — rastrear o tempo, calcular bônus, etc.

3. Para automatizar o inbound marketing:

• Marketo
• Costant Contact
• Pardot
• Eloqua.

Usando este software, você pode executar campanhas de segmentação de leads multicanal, por exemplo, via rede social e anúncios pagos. Você pode automatizar totalmente as mensagens por gotejamento, postagens de blog e coleta de estatísticas.

4. Ferramentas de automação de gerenciamento de vendas:

• ZoomInfo
• Snov.io
• AeroLeads
• Sales Navigator.

Com este software, você aumentará o nível da geração de leads. Além de ajudá-lo na sua busca por informações pessoais e de contato de clientes potenciais — muitas ferramentas têm bancos de dados de leads prontos para uso. Estes últimos geralmente são agrupados por indústrias. Por exemplo, o LinkedIn Sales Navigator oferece opções avançadas de filtragem para procurar clientes B2B específicos.

5. Para automatizar o fluxo de trabalho:

• todo o grupo de soluções da Atlassian
• Blossom
• PivotalTracker
• Workzone.

Aproveite essas ferramentas para gerenciamento de tarefas e equipes — automatize fluxos de trabalho de tickets, acompanhe o tempo de execução e relate problemas.

6. Para gerenciar todos os tipos de dados:

• QlikView
• Tableau
• Power BI
• Qlik Sense.

São plataformas de business intelligence através das quais se pode montar e visualizar informações de diferentes fontes. Personalize painéis, tabelas e compartilhe-os para tomar decisões mais rápidas e de melhor qualidade em todos os níveis.

7. Soluções com tudo incluído:

• HubSpot
• LeadFeeder
• Adobe Experience Cloud
• Agile CRM.

Os 4 acima são bastante multiúso e incluem várias soluções que se pode integrar. Por exemplo, a Adobe Experience Cloud oferece Adobe Experience Manager (CMS), Adobe Campaign (sistema de gerenciamento de marketing digital) e Adobe Audience Manager (plataforma de gerenciamento de dados). Eles podem ser adotados para automatizar vendas, marketing, análise da web, relatórios, armazenamento de dados ou de uma só vez.

Embora o software importe, outros 50% da obtenção de automação de processos de negócios está nas mãos dos profissionais que o implementam. Decida sobre as operações que você precisa automatizar, escolha um software adequado para o propósito, contrate funcionários competentes — e o alto ROI está no seu bolso.