O que é Automação de Processos de Negócio: definição, exemplos e software

Muitas profissões existentes provavelmente desaparecerão nas próximas décadas. A razão é a automação que as empresas implementam constantemente. Isso fixa as operações e permite que elas atendam às expectativas dos clientes de forma mais eficaz.

Por exemplo, de acordo com o Relatório da Microsoft 2017, mais de 2⁄3 dos entrevistados disseram que queriam que um vendedor soubesse seu histórico de compras e preferências. Uma única plataforma de e-commerce, como a Amazon, pode ter que lidar com milhões de clientes, e é claro que nenhuma equipe pode fazer isso manualmente.

Assim, a automação de processos de negócios é o que pode ajudar as organizações a manter o atendimento ao cliente e reduzir as despesas operacionais.

O que é automação de processos de negócios?

A automação de processos de negócios é um conjunto de algoritmos e softwares que uma empresa usa para automatizar tarefas repetitivas para atingir metas operacionais e financeiras estratégicas. Está associado a uma definição de gerenciamento de processos porque permite otimizar e gerenciar processos de negócios.

Ao delegar tarefas entediantes aos computadores, você descarrega a agenda para que os funcionários possam dedicar mais tempo de trabalho a tarefas não triviais — visão, brainstorming, análise de qualidade, etc. Além disso, uma automação de processos de negócios bem-feita permite:

  • eliminar erros humanos
  • reduzir o tempo para coleta e processamento de dados
  • tomar decisões informadas e precisas
  • melhorar a facilidade de relatórios
  • acelerar os processos de revisão e aprovação
  • economize tempo e dinheiro na migração de dados.
Key benefits of BPA
Principais benefícios do BPA (Fonte: Appy Pie)

Quais processos de negócios podem ser automatizados?

Hipoteticamente, toda tarefa. Sistemas modernos aprimorados por IA podem executar tarefas complexas, como dirigir carros, diagnosticar doenças e processar dados. Alguns agentes inteligentes como o DOMO são ótimos em coletar informações de forma autônoma, enquanto outros como o Apptus ajudam a prever o comportamento do cliente.

Quais processos automatizar são uma questão de escolha.

Ainda assim, na tentativa de colocar tudo à mercê dos computadores, é importante encontrar um equilíbrio entre despesas e benefícios que você possa obter. Quando se trata de negócios, a automação faz sentido para:

  • Aquisição — para gerenciar ordens de compra, aprovar contratos, gerenciar faturas e agilizar a seleção de fornecedores
  • Finanças — para preparar demonstrações de resultados, emitir faturas, agilizar o relatório financeiro e automatizar a previsão financeira
  • RH — para simplificar a integração dos funcionários e o rastreamento de desempenho
  • Vendas — para processar ordens de compra, gerar relatórios sobre KPIs e lidar com acordos com clientes
  • Marketing — para executar campanhas complexas e rastrear sua eficiência.

Quanto custa a automação?

A automação pode custar um bom centavo. Uma única licença de software não é muito cara — digamos, pode-se começar com o Azure Kubernetes Service por cerca de US$85 por mês. No entanto, as despesas com serviços relacionados, servidores de dados, treinamento de funcionários, para não mencionar o aumento de escala, podem ser bastante consideráveis.

O preço final que uma empresa paga pela automação de processos depende de:

  • o volume de informações
  • o número de usuários
  • ferramentas de terceiros ou internas que uma empresa já usa ou planeja usar
  • a necessidade de manter os dados em um armazenamento em nuvem
  • requisitos de segurança
  • solicitações de suporte e treinamento.

Exemplos de automação de processos de negócios

Isso não é algo que apenas empresas de TI ou revendedores usam. A automação de negócios é ativamente usada entre as grandes corporações de manufatura.

Por exemplo, a General Electric, um dos maiores conglomerados dos EUA, desenvolveu sua plataforma de automação industrial — Predix. O sistema permite automatizar o gerenciamento e a logística de ativos e é usado por aproximadamente 200 empresas em todo os EUA.

Business process automation example
O que é a Plataforma Predix (Fonte: General Electric)

Outro caso de como as empresas de manufatura podem se beneficiar da automação é o caso da Coca-Cola. A subsidiária austríaca da empresa mencionou a redução do consumo de água e a economia de dinheiro do gerenciamento de eletricidade graças à automação do MindSphere.

O exemplo mais comum de automação de processos, independentemente do setor, é para fins de estruturação e previsão de dados.

Por exemplo, uma solução baseada em nuvem SAP HANA está sendo utilizada por grandes corporações influentes, incluindo Toyota Motor (Automotive), Costco Wholesale (Retail), Microsoft Corporation (Software) e muitas outras. Ele garante a integridade dos dados, coletando-o de diferentes dispositivos dentro da organização. As empresas usam este software para automatizar qualquer rastreamento de desaceleração e ajustar táticas operacionais.

Melhores softwares de automação de processos de negócios

93% dos líderes de negócios e TI acreditam que as tecnologias inteligentes podem mudar significativamente a maneira como suas empresas operam, investindo nisso. Essa prova social parece ser suficiente para começar a pensar em automação, não é?

Metade do sucesso é escolher o software certo. Aqui está a nossa lista de ferramentas referenciais a partir da qual você pode começar:

  1. Para automatizar o gerenciamento financeiro e geração de relatórios:
  • SAP
  • Expensify
  • Zoho Expense
  • Emburse Certify.
Business process automation software
Fonte: SAP

Use-os para contabilidade e controle melhor sobre os elementos da demonstração financeira: inventário, contas a receber, todos os tipos de despesas e dívidas.

2. Para automatizar os processos de gerenciamento de RH:

  • Zoho People
  • BambooHR
  • Cezanne
  • Zenefits.
Business process automation software
Fonte: BambooHR

Essas ferramentas serão úteis se você quiser automatizar a integração e gerenciar o desempenho dos funcionários — rastrear o tempo, calcular bônus, etc.

3. Para automatizar o inbound marketing:

  • Marketo
  • Costant Contact
  • Pardot
  • Eloqua.
Business process automation software
Fonte: Marketo

Usando este software, você pode executar campanhas de segmentação de leads multicanal, por exemplo, via rede social e anúncios pagos. Você pode automatizar totalmente as mensagens por gotejamento, postagens de blog e coleta de estatísticas.

4. Ferramentas de automação de gerenciamento de vendas:

  • ZoomInfo
  • Snov.io
  • AeroLeads
  • Sales Navigator.

Com este software, você aumentará o nível da geração de leads. Além de ajudá-lo na sua busca por informações pessoais e de contato de clientes potenciais — muitas ferramentas têm bancos de dados de leads prontos para uso. Estes últimos geralmente são agrupados por indústrias. Por exemplo, o LinkedIn Sales Navigator oferece opções avançadas de filtragem para procurar clientes B2B específicos.

5. Para automatizar o fluxo de trabalho:

  • todo o grupo de soluções da Atlassian
  • Blossom
  • PivotalTracker
  • Workzone.
Business process automation software
Fonte: Jira

Aproveite essas ferramentas para gerenciamento de tarefas e equipes — automatize fluxos de trabalho de tickets, acompanhe o tempo de execução e relate problemas.

6. Para gerenciar todos os tipos de dados:

  • QlikView
  • Tableau
  • Power BI
  • Qlik Sense.
Business process automation software
Fonte: QlikView

São plataformas de business intelligence através das quais se pode montar e visualizar informações de diferentes fontes. Personalize painéis, tabelas e compartilhe-os para tomar decisões mais rápidas e de melhor qualidade em todos os níveis.

7. Soluções com tudo incluído:

  • HubSpot
  • LeadFeeder
  • Adobe Experience Cloud
  • Agile CRM.

Os 4 acima são bastante multiúso e incluem várias soluções que se pode integrar. Por exemplo, a Adobe Experience Cloud oferece Adobe Experience Manager (CMS), Adobe Campaign (sistema de gerenciamento de marketing digital) e Adobe Audience Manager (plataforma de gerenciamento de dados). Eles podem ser adotados para automatizar vendas, marketing, análise da web, relatórios, armazenamento de dados ou de uma só vez.

Email drip campaigns

Embora o software importe, outros 50% da obtenção de automação de processos de negócios está nas mãos dos profissionais que o implementam. Decida sobre as operações que você precisa automatizar, escolha um software adequado para o propósito, contrate funcionários competentes — e o alto ROI está no seu bolso.

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