O que é um Banco de Dados de clientes: definição, exemplos e software

Um sistema de gerenciamento de dados dos clientes é um ativo sem igual e obrigatório para as empresas. Ajuda a melhorar a comunicação com os clientes, aumentar os esforços de marketing e vendas, melhorar a eficiência operacional e aumentar as receitas.

As empresas estão prontas para investir milhões para manter os dados precisos e atualizados porque os problemas com a qualidade da informação podem custar-lhes trilhões. Um dos componentes essenciais do sistema de gerenciamento de dados do cliente é um banco de dados local.

Para aqueles que estão curiosos sobre como gerenciar os dados do cliente com habilidade – aqui está nosso guia simplificado.

O que é um banco de dados de clientes?

Um banco de dados de clientes é uma coleção de informações que inclui detalhes de contato do lead, como nome e sobrenome de uma pessoa, números de telefone, endereços de e-mail, etc. Também pode incluir os seguintes dados:

• Características demográficas: idade, sexo, estado civil, composição familiar
• Características relacionados com profissão: posição de trabalho, contatos mútuos 
• Comportamento de compra: preferências de compras, compras anteriores, a soma média de conta ou fatura, cancelamentos anteriores
• Firmográficos (para clientes B2B):Indústria, número de empregados, propriedade, etc.

Completar seu banco de dados de clientes depende de seus objetivos, do tipo de dados que você coleta, dos leads que você tem e de como sua empresa usará essas informações. Os campos descritivos para leads não qualificados e clientes fiéis podem diferir significativamente, certo?

Enquanto os primeiros podem consistir apenas em nome, e-mail, número de telefone e gênero, os segundos podem incluir informações mais substanciais. Diga, o endereço, informações sobre filhos/cônjuges/pais (se houver), mercadorias encomendadas anteriormente ou os contatos do gerente responsável.

Para que serve um banco de dados de clientes?

Os bancos de dados de clientes têm muitos usos. Em um nível estratégico, eles podem ser usados ​​para criar persona do comprador, perfis de contas importantes, mapas de jornadas do cliente e funis de vendas. Dessa forma, a empresa obtém uma visão de 360 ​​graus de:

• O que impulsiona as escolhas dos clientes?
• Quais são os principais fatores que influenciam a tomada de decisão?
• Qual raciocínio compensa mais?
• O que pode desviar os clientes de fechar o negócio? etc.

No entanto, um banco de dados de clientes não é apenas uma fonte de informações de alto nível. É uma ferramenta útil para funcionários que interagem diretamente com clientes potenciais ou agem em seu nome, por exemplo, representantes de vendas ou administradores que fornecem soluções prontas para uso. Eles podem usá-lo para:

• Acelerar pipelines de vendas
• Fornecer ofertas adequadas aos leads
• Personalizar mensagens, e-mails e recompensas por compras
• Responder a pedidos mais rapidamente
• Fornecer aos clientes um suporte mais útil, etc.

Se os dados do cliente forem estruturados e coordenados com proficiência, a empresa se beneficiará com decisões de venda mais abrangentes, e a base de pré-venda será concluída muito mais rapidamente.

Como criar um banco de dados de clientes?

Cabe a você decidir sobre o conteúdo, mas para tornar sua vida um pouco mais fácil, coletamos algumas recomendações sobre como obter e formatar os dados:

1. Planeje para o futuro

Conforme sua empresa cresce, o número de clientes aumenta. Portanto, mesmo começando com uma única planilha ou tabela SQL, deve-se pensar em maneiras de gerenciar o fluxo de dados no futuro. É melhor seguir os princípios de armazenamento de dados desde o início:

• Use tabelas organizadas – evite células mescladas ou muitas macros
• Faça distinção entre dados estáticos, aqueles inseridos apenas uma vez, e dados relacionados a processos de negócios, como o número de pedidos, totais , etc.
• Enumere informações
• Use a formatação correta para numerais: porcentagem, moeda, contabilidade, número ou científico
• Adicionar atributos a entidades existentes e outros.

Para não reinventar a roda, procure algumas tabelas pré-projetadas, digamos, um modelo de banco de dados de clientes do Excel da ExcelTable. Você pode baixar exemplos prontos e formatá-los como quiser.

2. Não sobrecarregue o banco de dados com informações irrelevantes

Menos é mais quando se trata do uso diário de dados. Conjuntos de dados excessivos têm muitas desvantagens:

• Eles custam mais (alta carga do servidor, mais despesas para manter a precisão, etc.) 
• Eles complicam o processo de pesquisa.
• Eles causam atenção dispersa e dificultam a visualização de detalhes essenciais.

Para evitar esses inconvenientes, não adicione todas as informações que você conseguir coletar. Em vez disso, consulte aqueles que trabalhão com o banco de dados do usuário e pergunte quais dados precisam.

3. Utilize o preenchimento automático de campos de dados.

Esta é uma etapa importante, especialmente se você planeja usar vários conjuntos de dados ou software de terceiros, como CRMs, ferramentas de marketing e automação de e-mail, etc. Nesse caso, copiar e colar tabelas manualmente de um lugar para outro não é uma opção. Considere APIs ou contrate programadores para escrever um código para mesclar ou transferir dados automaticamente.

4. Escreva as políticas de interação com o banco de dados.

O que você desenvolver provavelmente será visualizado e utilizado por vários usuários. Portanto, é uma boa ideia criar um arquivo README ou uma lista de regras de “como fazer” em algum espaço wiki corporativo, digamos, o Confluence. Tenha atenção em:

• Descrição dos nomes das colunas e das linhas
• Procedimento de controle de versão: direitos, sistemas, aprovação de alterações
• Documentos conectados ou relacionados
• Problemas de segurança: restrições de acesso e direitos de compartilhamento.

5. Nomeie o proprietário e os editores

Um banco de dados de clientes não é algo que permanece inalterado uma vez criado. Deve haver uma distribuição clara de funções:

• Quem é o detentor do arquivo
• Quais funcionários ou cargos são aprovados para fazer edições
• Quem pode “apenas visualizar”.

Software de banco de dados do cliente

Para falar a verdade, gerenciar manualmente os dados, por exemplo, utilizando apenas tabelas do Excel, raramente é uma boa ideia. Um software especializado tem pontos fortes inegáveis:

• Widgets integrados, modelos, fórmulas e indicadores comuns
• Vastas oportunidades para incorporar todos os tipos de dados
• Painéis, diagramas, relatórios padronizados
• Licenças acessíveis.

Sem falar que essas ferramentas realizam milhares de operações em um segundo, sempre seguem o algoritmo, funcionam 24 horas por dia, 7 dias por semana, e são livres de preconceitos ou conflito de interesses. Abaixo está a lista dos melhores softwares para gerenciar informações de clientes – a partir de 2021:

• Snov.io (com suas integrações)
• HubSpot
• Zendesk
• Freshworks
• Pipedrive
• Salesforce
• Apptivo.

Essas ferramentas atendem a objetivos de marketing e vendas e podem ser integradas a CRMs, Google Suite, mídia social, localizadores de e-mail, CMS e outros. É claro que as assinaturas anuais ou empresariais podem custar um bom dinheiro, especialmente para empreendedores privados ou novas empresas. Mas não deixe que o preço o prive dos benefícios da automação.

Se você tiver um orçamento moderado – verifique as seguintes opções de como obter um software de banco de dados de clientes grátis para pequenas empresas:

• Banco de dados de clientes online gratuito da Bitrix24
• Banco de dados de clientes com até 100.000 registros da Zoho CRM
• Opção de assinatura gratuita com 5 documentos por usuário mensalmente com o HubSpot CRM
• Extensão de Gmail para gerenciar contatos da caixa de entrada por Streak CRM
• Plano gratuito com usuários e contatos ilimitados com o Freshworks CRM.

Antes de começar com qualquer software, certifique-se de modelar uma arquitetura para o banco de dados futuro. Pense também em como exatamente você pode coletar os dados necessários e quanto isso custará à sua empresa. Lembre-se: com um banco de dados de clientes bem feito, sua empresa construirá fidelidade e obterá lucros maiores.