Não importa o tamanho da sua empresa ou escritório, é importante estar cada vez mais próximo com o público, seja na divulgação de, por exemplo, conteúdos educativos e informativos ou ainda na personalização no atendimento.
CRM é uma ferramenta cuja finalidade é a otimização de funções de contato com o cliente, te mostraremos quais as vantagens do CRM para escritórios de advocacia, o que é CRM e como aplicá-lo da melhor forma neste artigo, confira.
Para fazer uma melhor aplicação da ferramenta, é importante fazer uma análise do atual cenário e assim, se necessário, adequá-lo à sua realidade.
Mesmo que marketing e vendas sejam de áreas distintas dentro de uma empresa, saber como transformá-las em aliadas com a finalidade de aumentar vendas, receitas e ainda gerar leads é uma das mais importantes características do CRM.
Aliás, você sabe o que significa esta sigla?
Resumo:
O que é CRM?
De forma geral, Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, foi criado para fazer a definição de todo um sistema de dados ou ferramentas que fossem capazes de automatizar as funções e tarefas de contato com o cliente.
O CRM é usado por empresas de variados tamanhos e áreas, graças a sua agilidade e versatilidade desde a contratação e negociações até o atendimento.
Um bom CRM que proporcionará vantagens para escritórios de advocacia, precisa ter principalmente:
- relatórios e métricas;
- acesso via web e mobile;
- integração com outros softwares de gestão;
- boa usabilidade;
- armazenamento de dados em nuvem;
- personalizações;
- acesso online e offline;
O que é CRM na advocacia?
Em resumo, o CRM na advocacia é um processo feito de forma integral que tem a finalidade de estabelecer uma relação entre escritório e cliente de forma duradoura.
E indo mais além, o CRM administra e faz uma análise de como está a interação do seu escritório com os seus clientes, para assim, orientar sobre o que é ou não necessário ser feito para atingir melhores resultados, conseguindo até antecipar seus desejos e necessidades, por exemplo.
É preciso ter em mente, também, que sua marca precisa ser consistente e que deve ter uma proximidade com o seu público-alvo, assim sua empresa se tornará referência quando um serviço for requisitado. É importante estar atendo a alguns pontos para dar início a estruturação e adoção de um CRM bem embasado em:
- Se aprofundar nos conceitos de CRM, como funil de vendas;
- Montar uma base de dados de clientes;
- Estabelecer um atendimento ativo;
- Criar campanhas direcionadas de engajamento com clientes;
Vantagens do CRM para escritórios de advocacia
Agora que você já sabe o que é CRM, vamos te mostrar quais as vantagens desta ferramenta para escritórios de advocacia.
Como ela disponibiliza aos gestores, por exemplo, todos os dados necessários para que uma tarefa seja realizada, como informações de clientes, análise detalhada de casos, entre outros, os atendimentos sofrem positivamente uma transformação, otimizando toda a interação entre escritório e cliente, por exemplo.
Como o atendimento é personalizado, a gestão de clientes é aprimorada e, dessa forma, mais clientes são atraídos e retidos pelo diferencial competitivo.
Visão geral do negócio
Não é difícil encontrar em muitas empresas, funcionários “batendo a cabeça” para encontrar dados de determinados clientes, como por exemplo, telefone de contato e pedidos.
E podemos destacar como uma das principais vantagens do CRM para escritórios de advocacia a possibilidade de organizar todos os arquivos e ter uma visão mais detalhada e global do seu empreendimento. Desta maneira será possível ter todas as informações de maneira centralizada e de acesso rápido e fácil para todos da equipe.
Experiência do cliente melhorada
Já que com o CRM é possível ter uma visão detalhada da sua empresa, outra vantagem para escritórios de advocacia é poder melhorar a experiência entre cliente e empresa, afinal será possível conhecer melhor o seu público e ajustar da melhor maneira o atendimento e melhorar a experiência do cliente.
Afinal, o uso deste recurso da forma correta garantirá que seu escritório venha atrair novos clientes de forma mais segura e rápida.
Podemos também dizer que uma das vantagens do CRM para escritórios de advocacia é que você irá conhecer de uma forma mais profunda os seus clientes. E para alcançar uma melhor experiência do cliente, o CRM consegue fornecer informações como:
- Quais clientes compram mais?
- Quais produtos e serviços são mais buscados e quais os perfis de clientes?
- Quais os tipos de vantagens e benefícios que tendem a agradar mais os seus clientes (como as bonificações e descontos, por exemplo)?
- Qual a época do ano em que há uma maior demanda de serviços?
Maior rapidez na solução de problemas
Cada funcionário possui sua própria responsabilidade dentro da empresa, por isso pode ocorrer algumas dificuldades para gerir e administrar as suas funções. E isso acontece, principalmente, pelo motivo de haver um fluxo muito grande de dados e informações, o que pode ocasionar erros.
Com o CRM é possível ter uma maior rapidez para resolver determinados problemas uma vez que com software será possível determinar o melhor caminho para encontrar a solução mais correta, seja a organização de tarefas, categorização de clientes, atualização de dados, informações e históricos, entre outros.
Trabalho mais eficiente
Quando as tarefas de uma empresa são feitas de forma individualizada, a instituição e seus funcionários tendem a perder um tempo valioso. E é por isso que podemos destacar também como vantagem do CRM para escritórios de advocacia um trabalho mais eficiente com a otimização de tempo.
Podemos destacar como exemplo as práticas como mala direta e o disparo de e-mails.
O sistema pode segmentar os clientes por suas diferentes necessidades e ainda poderá fazer ações adaptadas para cada grupo.
É importante destacar que as ferramentas de CRM oferecem uma visão detalhada de todo o ciclo de vendas, mas a estratégia da empresa é o fator que mais influencia. Sendo assim, a adoção de modelos de trabalho eficientes, como os métodos ágeis, podem facilitar o uso do CRM e impulsionar as conversões.
Como aplicar o CRM em escritórios de advocacia
Indo muito além da compra de um programa ou software, fazer a implementação do CRM para o seu escritório de advocacia necessita de uma estratégia e um planejamento que melhor se adeque a realidade da empresa.
E pensando na facilitação na hora de adotar o modelo, trouxemos aqui alguns passos que são importantes estar atento:
Estudo do momento da empresa
No primeiro momento, é importante que você faça um estudo detalhado para obter todas as informações a respeito de qual momento a sua empresa está, como está o relacionamento com os clientes, e com os futuros possíveis clientes, anote quais os pontos positivos e negativos, analise também se houve alguma oportunidade perdida e o motivo para isso acontecer.
Estabelecimento de objetivos
Para saber onde pretende chegar, é necessário entender onde o seu escritório se encontra atualmente, não é? Por isso trace metas e objetivos como nichos, número de clientes, taxa de processos, entre outros.
É indispensável também determinar prazos que sejam realistas para poder executar seus objetivos da melhor maneira, não se esqueça de detalhar todas as etapas deste processo até conseguir alcançar todas.
Responsabilidades
Como seus funcionários serão os que terão o maior contato com a ferramenta, é importante treinar as equipes para prepará-los para a implementação.
Com o CRM correto é possível realizar as funções e responsabilidades da empresa de uma forma melhor estruturada e limpa.
Ferramenta de CRM
A centralização de informações de forma detalhada, a realidade de cada cliente e seu histórico devem ser o enfoque principal na hora de escolher a melhor ferramenta. Por isso, em sua pesquisa, procure sempre ferramentas em que haja uma fácil adaptação e uma interface amigável.
No lugar de fazer todo o controle em uma planilha, por exemplo, com um software de CRM todo o processo será automatizado. Veja a seguir alguns exemplos do que pode ser feito com ele:
- Fazer a gerência da agenda de tarefas e compromissos do time inteiro, como reuniões, apresentações;
- Criar um cadastro com todos os clientes e potenciais clientes em um único lugar, garantindo que essas informações não sejam extraviadas, uma vez que haverá um histórico;
- Fazer uma organização categorizando todos os clientes, principalmente para escritórios que atendem causas diversas;
Lembre que cada plataforma e ferramenta deve se adequar às suas necessidades. Sempre dê prioridade a uma ferramenta que possa ser personalizada, que esteja disponível também em versão mobile e que ofereça um período de teste grátis, afinal, desta forma você poderá analisar se é o que o seu escritório precisa sem gastar recursos.
E é exatamente pensando em suas necessidades que, a seguir, vamos te mostrar algumas sugestões das melhores ferramentas de CRM que estão disponíveis no mercado.
Snov.io
Com um ótimo plano gratuito para testes e planos pagos com vários recursos e bom preço, o CRM da Snov.io destaca-se pela praticidade, eficiência e variedade de recursos para auxiliar os escritórios de advocacia a conquistarem mais clientes.
Além do CRM, entre seus principais recursos, podemos destacar:
- Rastreador de e-mails;
- Verificador de e-mails;
- Criação de campanha automatizadas de e-mail marketing;
- Verificador de tecnologias;
- Aquecedor de e-mails para melhorar a entregabilidade e evitar cair em spam;
- Plugins para localização de clientes potenciais pelo site ou LinkedIn
Zoho CRM
Ferramenta gratuita para até três usuários, o Zoho CRM é conhecido como uma opção que oferece uma qualidade máxima no mercado, seja internacional ou nacional e por isso aparece no topo dessa lista.
RD Station CRM
Maior empresa da América Latina responsável pela automatização de marketing, a RD Station CRM promete ser um software rápido e prático e pode ser achado a partir de trinta e nove reais e noventa centavos.
HubSpot CRM
Cem por cento gratuito, o HubSpot CRM é conhecido de forma global e é mais voltado para as empresas de pequeno e médio porte.
Agendor
Criado para atender pequenas empresas de qualquer segmento, o Agendor promete aprimorar todo o processo para poder diminuir e até mesmo eliminar o desperdício de oportunidades.
Ele é uma ferramenta gratuita para até dois usuários e possui algumas especificações.
Ploomes
Empresa nacional que promete ajudar nas vendas mais complexas, a Ploomes é uma plataforma que promete organizar processos comerciais que são mais longos e técnicos. Ele oferece algumas personalizações e adaptações em suas funcionalidades:
- relatórios atualizados em tempo real para acompanhamento da equipe;
- precificação de produtos e automação de documentos;
- definição de regras de negócio de acordo com a sua política comercial;
- automações de processos e campos personalizáveis;
Nectar
Ferramenta nacional, o Nectar já é usado por mais de dez mil pessoas e tem a capacidade de gerenciar todos os contatos, administrar suas atividades e objetivos diários e ainda fazer o acompanhamento do progresso das oportunidades de venda.
Essa ferramenta possui a opção de um plano gratuito e ainda três opções de planos pagos.
Salesforce
Uma das ferramentas mais usadas do mundo, o Salesforce é uma opção que promete muita segurança e ainda oferece:
- fácil personalização;
- adaptação dos recursos para as necessidades do seu escritório;
- configuração inicial fácil e rápida;
No site advocobrasil é possível ver também o que um advogado precisa saber para vender ainda mais.
Alinhamento
Toda empresa ou escritório que deseja ter seu lugar de destaque e se tornar mais competitiva, precisa alinhar bem a sua empresa no mercado.
É importante, então, que todos caminhem juntos. Ou seja, ao invés de pensar neste relacionamento como uma “corrida de revezamento”, pense nele como um ciclo.
Acompanhamento
É importante fazer um armazenamento de dados de todos os clientes que entraram ou entrarão em contato pelos canais de atendimento na ferramenta de CRM.
Geralmente as informações coletadas variam de acordo com a forma de contato que foi realizada, podendo fazer a classificação, administrar e gerenciar estes dados no CRM de uma maneira mais adaptada e personalizada. E conforme as interações forem acontecendo, todas as informações poderão ser atualizadas.
Análises
De acordo com o site Gazeta do RN, uma empresa que não conhece o seu público alvo, irá perder espaço no mercado.
Depois que o CRM for instalado e testado, o seu escritório e o seu time precisarão, detalhadamente, analisar e avaliar o desempenho e funcionalidade da ferramenta no uso diário.
Para a análise ser bem sucedida, é importante que a atualização de informações seja feita de forma constante e frequente.
Esteja sempre atento aos resultados, são eles que dirão se você está ou não aplicando o CRM da melhor maneira em seu escritório.
Conclusão
Por isso o CRM de vendas é uma excelente opção para escritórios de advocacia, afinal é ele que irá fazer o encaixe de todas as peças para que os leads possam ser gerenciados e convertidos em clientes. Mas para alcançar um melhor resultado é importante ter uma estratégia de atração e conversão bem definida.
E agora que você já entendeu o que é CRM e quais as vantagens dele para escritórios de advocacia, é importante se atualizar e estar sempre estudando sobre as diversas áreas jurídicas, de marketing e comunicação.
Independente do tamanho do seu escritório, saber como otimizar e gerir seus trabalhos e tarefas é indispensável!