Hacks de Gerenciamento de Tempo para Representantes de Vendas Remotos

Time Management Hacks For Remote Sales Reps

Todos sabemos o quão ocupada a vida dos vendedores pode ser. A quantidade de tempo que eles dedicam para lidar com clientes é insana. E sem a abordagem adequada, é quase impossível torná-lo 100% produtivo, especialmente nestes tempos estranhos que nos forçaram a mudar os hábitos que construímos ao longo dos anos.

Então, como aproveitar ao máximo nosso tempo trabalhando como representantes de vendas remotos? Espero que essas dicas de gerenciamento de tempo o ajudem!

Esboço:

O que está por trás da popularidade recente do trabalho remoto?

Não é que o trabalho remoto seja algo particularmente novo. Muito pelo contrário, sua popularidade cresceu constantemente, juntamente com o acesso à Internet se tornando mais comum.

bloqueio que temos experimentado desde a explosão pandêmica do ano passado só mostrou às empresas que não há nada a temer ao mudar para um estilo de trabalho remoto.

O mesmo vale para a força de trabalho — pesquisas mostram que funcionários de muitas profissões agora estão mais dispostos a desempenhar suas funções inteiramente em casa. Na verdade, 65% dos entrevistados querem permanecer totalmente remotos após o término da pandemia.

What’s behind the recent popularity of remote work?

Fonte: FlexJobs

Prós e contras de trabalhar remotamente como representante de vendas

Vendedores que trabalham em casa estão lutando com problemas semelhantes aos de outros profissionais. De acordo com o Relatório de Comunicação Remota, os contras mais comuns de trabalhos remotos são:

  • Falta de contato presencial com colegas de trabalho (47%),
  • Mensagens e expectativas pouco claras causadas pela colaboração assíncrona (24,9%),
  • Mais trabalho em casa do que no escritório (32,8%),
  • Falta de espaço separado em casa apenas para o trabalho (52%).

No entanto, no ano passado, convenceu muitos de nós de que trabalhar em casa é uma opção bastante conveniente. Profissionais remotos apreciam principalmente esses profissionais:

  • Falta de deslocamento e menores despesas (72,9%),
  • Horários de trabalho e localização flexíveis (68,4%),
  • Passar mais tempo com os próximos (45%) *.

Nota: Os resultados são baseados no questionário solicitado pelo TimeCamp, respondido por 600 usuários.

Há sempre dois lados da mesma moeda, e enquanto muitas pessoas querem ficar em casa, outras sentem falta do estilo de trabalho que já tiveram antes.

Por isso, preparei várias dicas tanto para quem tem dificuldades com a gestão adequada do tempo quanto para quem quer ter um desempenho ainda melhor enquanto trabalha em casa.

10 dicas para ter sucesso como representante de vendas remoto

Como mencionei antes, sei que todos nós mantemos estilos de trabalho diferentes; no entanto, espero que essas dicas simples o ajudem a gerenciar seu tempo de forma mais eficaz enquanto trabalha remotamente.

Tente separar o trabalho da vida privada

Sei que todo mundo tem condições sociais diferentes; por isso foi mencionado “tentar” no início do título.

Muitos profissionais de vendas remotas compartilham o mesmo lugar com seus parceiros, trabalhando com eles simultaneamente ou com crianças que têm aulas on-line. Cria um caos difícil de lidar sem criar um cronograma apertado.

Mas, por outro lado, posso dizer que morar sozinho não facilita muito a separação da vida privada do trabalho. Claro, você não precisa dividir seu tempo e atenção entre responsabilidades relacionadas ao trabalho e tarefas domésticas. No entanto, a exposição a distratores é relativamente alta.

Além disso, funcionários remotos geralmente lidam com comentários travessos, como: “Oh, você está trabalhando? Achei que estivesse livre, porque você está no computador o tempo todo.” E sim, algumas pessoas ainda pensam que o trabalho remoto significa que você está em férias intermináveis sem toneladas de responsabilidades.

Lembre-se, você não precisa provar a ninguém, exceto à sua equipe o quão produtivo você é. Mantenha o cronograma, cumpra os prazos e deixe que os resultados do seu trabalho falem por si.

Aproveite os aplicativos de colaboração

A comunicação assíncrona requer soluções de alta tecnologia. Os dias de cheios de atividades por ligações ou uma cadeia interminável de e-mails. Agora, é a era de ouro das ferramentas SaaS que apoiam um trabalho em equipe eficaz.

Primeiro, o software de colaboração é perfeito para equipes de vendas (remotos) devido à sua alta funcionalidade. A maioria dessas ferramentas oferece gerenciamento de tarefas como seu principal recurso e garante que os usuários tenham fácil acesso a bate-papos em equipe e mensagens 1-1.

Essa combinação economizará muito tempo porque não há necessidade de saltar entre duas ferramentas separadas para trabalhar em  colaboração de forma eficaz. Todos os itens essenciais dos representantes de vendas — como painéis com tarefas, conversas privadas e em equipe e documentos — são armazenados em um local de fácil acesso.

Além disso, você pode automatizar o processo, integrando ferramentas de colaboração com o sistema de CRM usado em sua empresa.

Se você não tem certeza de quais aplicativos de colaboração se adequarão à sua equipe, tente alguns destes:

Weje

Um quadro branco virtual fácil para colaboração em equipe e trabalho individual. Você pode manter suas anotações online, criar mapas mentais, melhorar o envolvimento da equipe com comentários e criar quadros para qualquer assunto. Além disso, a ferramenta é fácil de usar tanto no desktop quanto no celular.

Weje

Pipedrive

Esta ferramenta abrangente de gerenciamento de vendas mantém você atualizado com as mudanças em seu pipeline de vendas e orienta você passo a passo através do processo de vendas. É fácil de usar e recomendado para equipes, não importa o tamanho.

Pipedrive

Insightly

Este pacote de gerenciamento de negócios possui extensos recursos de CRM. Ele lhe dá uma visão geral completa de seus clientes. Ele também melhora o fluxo de trabalho das equipes de marketing, ajudando a criar uma jornada envolvente do cliente.

Insightly

Zoho CRM

Líder em software de CRM, fornece aos seus usuários números essenciais para o gerenciamento de leads bem-sucedido. A ferramenta pode ser de grande ajuda para equipes de vendas que querem permanecer na mesma página graças ao extenso recurso de colaboração.

Zoho

Hubspot

Este aplicativo de gerenciamento de pipeline fácil de usar faz parte do pacote de produtividade de vendas. Ele reduz com sucesso o atrito entre todas as etapas do processo de vendas e ajuda você a manter os dados dos clientes em um só lugar.

Hubspot

Crie e mantenha uma rotina diária

Uma das dicas de gerenciamento de tempo mais mencionadas é ter uma programação clara do dia. Claro, é fácil sentar e anotar o plano hora a hora perfeitamente feito para toda a semana.

Infelizmente, tenho 100% de certeza de que a maioria de nós se ateria a isso na segunda-feira, talvez terça-feira. Mas na sexta-feira? Ninguém lembra.

Por isso, quando estou falando de rotina, gostaria de incentivar você a agrupar atividades semelhantes em blocos separados e colocá-las na linha do tempo diária e semanal. Não seria tão desafiador, já que as atividades de muitos representantes de vendas são repetívas.

Além disso, defina prioridades — você deve ajustar esse plano à sua agenda de chamadas e reuniões; os prospects sempre vêm em primeiro lugar.

Como mencionado anteriormente, aproveite a tecnologia e gerencie sua agenda usando ferramentas de nuvem como Asana, Trello, Todoist ou HeySpace. Todos eles usam diferentes métodos de gerenciamento e ajudam você a priorizar tarefas diárias.

Seja claro em suas mensagens

Sem dúvida, a comunicação assíncrona é eficaz e produtiva; no entanto, requer o mais alto nível de clareza.

Estar no escritório nos permite manter discussões com colegas de equipe sempre que quisermos. O uso de ferramentas de gerenciamento de tarefas ou outros métodos de colaboração remota às vezes retarda significativamente o feedback. Não podemos esperar que a pessoa do outro lado do dispositivo responda imediatamente.

Mas, desde que expliquemos nossos problemas o máximo possível, podemos evitar perder tempo lidando com mal-entendidos desnecessários. Quer estejamos nos comunicando cara a cara ou de forma assíncrona, os erros ainda podem nos custar um acordo.

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Acompanhe seu tempo de trabalho

Saber quanto tempo costumamos gastar em atividades diárias não tem preço para uma gestão eficaz do tempo.

Os representantes de vendas realizam muitas tarefas repetitivas, e é fácil registrar horas para cada atividade com um bom aplicativo gratuito de rastreamento de tempo. E é ainda melhor se toda a empresa usar a mesma ferramenta para automatizar esse processo, porque mostra claramente o desempenho da equipe.

Escolha um rastreador de tempo repleto de relatórios robustos. Com base nas horas rastreadas, os relatórios apontam exatamente quais atividades consomem a maior parte do nosso tempo de trabalho. Saber com o que estamos perdendo tempo melhora a produtividade e leva diretamente à maior qualidade de nossos serviços.

Um bom software de rastreamento de tempo também aprimora as equipes de vendas com recursos de atendimento. Trabalhar em casa requer tratamento especial quando se trata de presença e ausência do funcionário.

Use software para rastrear diferentes tipos de dias de trabalho e gerenciar os quadros de horários dos funcionários — aprovando ou não. Além disso, essa ferramenta, aliada às taxas de faturamento, funciona como um software de folha de pagamento e agiliza as questões contábeis da sua empresa.

Encontre um lugar para trabalhar em casa

Naturalmente, todos nós mantemos condições sociais e econômicas diferentes, por isso é difícil esperar que todos encontrem um quarto extra em sua casa ou apartamento para transformá-lo em um escritório privado. Especialmente quando temos que compartilhar o mesmo espaço com nosso parceiro ou filhos que participam de aulas online.

Muitas vezes terminamos sentados no sofá durante todo o tempo de trabalho. Isso não afeta apenas nossa saúde física da maneira errada, mas também nos torna menos produtivos. Por quê? Porque estamos acostumados a pensar no sofá como um lugar para relaxar, não para ficar focado, trabalhando tão duro.

É por isso que, se você não pode pagar por um espaço de trabalho separado como uma mesa, eu recomendo que você use uma superfície plana disponível em sua casa. A mesa de jantar será perfeita, mas a bancada da cozinha também funciona bem (tente evitar usá-la enquanto cozinha, o dispositivo que você usa vai ficar feliz).

Um lugar com uma mesa funcionará como seu escritório. Além disso, é muito mais ergonômico do que se sentar no sofá, tanto para você quanto para o seu dispositivo.

Garanta uma boa conexão WIFI

Profissionais de vendas remotas modernos usam diferentes softwares: CRM, videoconferência, gerenciamento de tempo e ferramentas de organização de tarefas diárias. Aproveitá-los para bom uso requer saber como usá-los e uma conexão de Internet de alta qualidade.

Ninguém gosta quando uma reunião online termina no meio da discussão por causa da falha de conexão inesperada. Escolha um provedor de Internet confiável, com serviços disponíveis em sua área.

Mas antes disso, faça uma pesquisa de mercado profunda e encontre a oferta com a melhor relação custo-benefício. As avaliações de outros também serão perspicazes.

Faça pausas regulares

Ninguém pode trabalhar de 8 a 10 horas por dia e esperar que seja totalmente produtivo. É por isso que encorajo você a fazer uma pausa regularmente, por exemplo, cinco minutos por hora ou depois de terminar uma tarefa.

É uma das dicas de produtividade mais mencionadas; no entanto, se mantida, faz maravilhas. Isso dá ao nosso cérebro tempo para se regenerar e ganhar energia para as seguintes atividades. Aproveite o trabalho remoto e agende uma pequena pausa para o café no seu sofá entre as chamadas!

Minimize distrações

Se você é uma pessoa que se distrai rapidamente, então estamos juntos! Posso fazer várias coisas simultaneamente (com bons resultados!), mas uma vez que ouço meu telefone zumbindo, já perco o foco.

É por isso que, há muito tempo, introduzi “horas tranquilas” na minha agenda — o momento em que os sons estão totalmente desligados e o smartphone está fora de minha vista. Minha equipe sabe disso, e se eles querem algo de mim urgentemente, eles devem me empurrar em nossa ferramenta de colaboração, HeySpace.

Este sistema me ajuda a encontrar tempo produtivo ao longo do dia, evitar distrações e fazer o trabalho a tempo.

Não se esqueça de seus companheiros de equipe

Trabalhar em casa reduz as reuniões presenciais ao mínimo necessário e introduz as equipes à comunicação assíncrona. Claro, ainda é 100% eficaz; no entanto, paramos de ver nossos companheiros de equipe diariamente, tornando-nos mais auto orientados. O resultado é que muitas vezes agimos por conta própria, pensando que faremos o trabalho mais rápido.

Mas mesmo que não estejamos no escritório, ainda temos as responsabilidades como equipe. O trabalho em equipe garante produtividade geral e torna o cumprimento dos prazos mais real. Pequenos passos serão apreciados: usar um calendário para eventos e reuniões com clientes, atender chamadas de equipe e empresa e fornecer atualizações regulares sobre as tarefas que você executa.

Arrematando

Não importa a estratégia de gerenciamento de tempo que escolhermos, a melhor maneira de atuar efetivamente como profissionais de vendas remotas é fazer nosso trabalho e fazê-lo bem.

Não deixe que os outros lhe digam que o trabalho remoto significa que você está em férias intermináveis — com certeza é igual a sentar 8 horas por dia no escritório. Os deveres são os mesmos; apenas o ambiente mudou.

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