Cómo escribir un correo electrónico formal: guía paso a paso con ejemplos

TL;DR:

Ya sea que estés solicitando un empleo o contactando a un cliente potencial, tu mensaje debe causar una impresión positiva en el destinatario. Un buen correo electrónico formal es claro, conciso, personalizado y enfocado en entregar valor al destinatario.

Este artículo te trae consejos expertos sobre cómo escribir este tipo de correo electrónico. Aquí encontrarás:

• Una descripción general informativa de los elementos clave del correo electrónico,
• Una guía fácil de seguir sobre redacción de correos electrónicos,
• Las herramientas de redacción y edición más utilizadas,

Ejemplos de correos electrónicos profesionales para escenarios comunes.

En algún momento de su carrera, todos necesitan aprender cómo escribir un correo electrónico formal. Si no estás seguro de haber perfeccionado esta habilidad, sigue leyendo. Reuní consejos expertos de los especialistas en marketing de Snov.io para ayudarte a crear un correo electrónico que garantice captar la atención de tu destinatario.

Elementos clave de un email formal

Independientemente de su tema y público objetivo, cualquier correo electrónico formal tiene los siguientes elementos clave:

1. Asunto
2. Saludo
3. Cuerpo
4. Despedida y firma

Desglosemos cada uno.

1. Asunto del correo electrónico

El asunto a menudo determina si un destinatario abrirá tu correo. Las bandejas de entrada de la mayoría de los profesionales están desbordadas de correspondencia y agendas, con tareas.

Un buen asunto es tu única oportunidad de convencer a un destinatario de dedicar unos minutos a tu correo.

Un asunto ideal del correo electrónico debe ser corto, preciso y reflejar con exactitud el contenido del correo electrónico. También recomiendo agregar un gatillo de urgencia dentro del asunto. Si los destinatarios deciden que pueden leer tu correo electrónico más tarde, a menudo significa que nunca llegarán a hacerlo.

2. Saludo del correo electrónico

Tu saludo del correo electrónico establece el tono. Dependiendo del contexto y el tipo de conexión que tengas con el destinatario, puede ser:

• Formal: “Estimado Dr. Martínez,”
• Semi-formal: “Hola Katherine,”
• Casual: “Hola equipo,”

La peor manera en que puedes comenzar tu correo electrónico es recurriendo a un anticuado “Estimado Señor/Señora,” o “A quien corresponda.” Demuestra que no tienes idea de a quién le estás escribiendo. En raras ocasiones, cuando no conoces el nombre del destinatario, aún intenta personalizar tu saludo. Por ejemplo, comienza con “Estimado equipo de contratación de [Nombre de la empresa]” cuando solicites un empleo.

Siempre verifica dos veces la ortografía del nombre de tu destinatario. Katherine, Kathryn, Catharine: estas son personas diferentes. Equivocarse en las primeras dos palabras es un gran error.

Inna Chumachenko

Especialista en Email Marketing en Snov.io

3. Cuerpo del correo electrónico

La parte central de cualquier correo es su contenido, por supuesto. En diferentes tipos de correos electrónicos, el contenido se presenta de varias maneras. Mientras que una carta a tu amigo puede tener dos páginas de largo y sin un esquema claro, los correos electrónicos profesionales usualmente se apegan a la siguiente estructura:

1. Línea de apertura.

Genera simpatía en el destinatario hacia ti con un cumplido rápido o una referencia. Por ejemplo: “Fue un placer hablar contigo en la conferencia de tecnología de la salud la semana pasada.” Cuando le envías un correo electrónico a alguien por primera vez, siempre da algo de contexto: quién eres, por qué escribes y qué necesitas. Usar introducciones genéricas mata la posibilidad de que tu correo electrónico sea leído.

2. Explicación del objetivo del correo

Aclara por qué estás escribiendo en un par de oraciones concisas. Por ejemplo: “Mi empresa está realizando una investigación sobre iniciativas ecológicas en la industria de la salud.”

3. Detalles de apoyo.

Agrega un párrafo corto o algunos puntos con viñetas profundizando en los detalles específicos de tu carta. Por ejemplo: “Estamos buscando profesionales médicos dispuestos a participar en una encuesta anónima. Tomará aproximadamente 15 minutos completarla.”

4. Próximos pasos o un llamado a la acción.

Finaliza tu correo electrónico formal con una única solicitud clara. Por ejemplo: “Si eso es algo que te interesaría, por favor haz clic en el enlace a continuación.”

4. Despedida del correo electrónico

Cierra el mensaje con una despedida que sea apropiada para cada caso en particular:

• Formal: “Atentamente,”
• Amistoso: “Saludos cordiales,”
• Agradecido: “Gracias.”

Personalmente, me encanta agregar una despedida divertida cuando el tono lo permite. En lugar del usual “Atentamente,” es más interesante ver algo como “Esperando tu respuesta más que mis vacaciones.” He tenido personas que responden retomando el gancho que usé en mi despedida.

Inna Chumachenko

Especialista en Email Marketing en Snov.io

Tu firma de correo electrónico es tu tarjeta de presentación digital. Incluye:

• Nombre completo y cargo
• Nombre de la empresa y sitio web
• Número de teléfono
• Perfil de LinkedIn o eslogan profesional

Es una buena práctica tener una firma de correo electrónico profesional estándar para todos los empleados en tu empresa. De esta manera, si necesitas transferir la conversación a tu colega, el destinatario no se confundirá.

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Guía paso a paso sobre cómo redactar un correo electrónico profesional

Mientras más escribas, menos tendrás que pensar en cómo escribir un correo electrónico profesional. Pero cuando estás iniciando este viaje, es bueno contar con algunos trucos a la mano. A continuación, te traigo uno de los expertos en marketing de Snov.io.

Sigue estos pasos para escribir un correo electrónico profesional desde cero:

1. Define tu objetivo.

Piensa en por qué estás escribiendo este correo. Visualiza el resultado que deseas. Puede ser una demostración agendada, una invitación a la entrevista de trabajo o retroalimentación de los usuarios. Cuando sabes cuál es tu objetivo, será más claro cómo comenzar y cómo terminar este correo electrónico profesional.

2. Redacta un asunto poderoso.

Piensa en la idea esencial de tu mensaje y su valor para el destinatario. Ahora, verbalízala en el campo de asunto que capte la atención, manteniéndolo en menos de ocho palabras si es posible.

3. Apégate a la estructura de correo electrónico formal mencionada anteriormente.

Selecciona el saludo apropiado y crea una línea de apertura convincente. Es tu oportunidad de comenzar a construir una conexión con el destinatario. Continúa con tu explicación del objetivo del correo y fortalécela agregando detalles. Al final, proporciona un llamado a la acción o próximos pasos para el destinatario.

Mientras escribes, usa lenguaje sencillo y evita la jerga innecesaria. Mantén las oraciones y párrafos cortos. Recomiendo apegarte a 15-20 palabras por oración y 1-3 oraciones por párrafo. Estructura tu texto con puntos con viñetas o listas numeradas para hacer que tu correo electrónico profesional sea fácil de leer.

4. Incorpora personalización del correo electrónico.

Vuelve a leer tu mensaje y agrega menciones de logros recientes o conexiones mutuas, si es apropiado. Si no se te ocurre nada, revisa las redes sociales de tu destinatario. Es probable que encuentres información relevante allí para dejar tu correo aún más personalizado. 

Si tienes más de un destinatario, intenta usar contenido dinámico para asegurarte de que tus correos electrónicos profesionales se sientan personalizados, en lugar de utilizar plantillas producidas en masa.

Inna Chumachenko

Especialista en Email Marketing en Snov.io

5. Agrega elementos visuales o archivos adjuntos.

¿Tu contenido debería ser resaltado por alguna infografía, imágenes o respaldado con documentación adicional? No olvides adjuntar archivos de alta calidad con nombres claros. El formato más ampliamente aceptado es PDF, pero las hojas de Excel y los documentos de Word también funcionan.

6. Revisa y prueba.

Verifica la ortografía y la puntuación. Asegúrate de que todos los enlaces en tu correo funcionen correctamente y que todos los archivos adjuntos estén en el formato correcto. Usualmente, leo el texto en voz alta para asegurarme de que mi mensaje suene natural y evitar frases redundantes.

Ejemplos de correos electrónicos profesionales para situaciones comunes

Sé que incluso con las instrucciones paso a paso, a veces es difícil redactar un correo electrónico. Todos nos atascamos a veces y nos quedamos sin ideas.

¿No estás seguro de cómo debería verse tu correo electrónico profesional? Revisa los ejemplos de correos electrónicos profesionales a continuación. También puedes usarlos como plantillas agregando detalles relevantes a tu situación única.

1. Ejemplo de correo electrónico de ventas

Asunto: [Nombre del prospecto], aumenta las conversiones en [Número llamativo]

Hola [Nombre del prospecto],

Noté [Logro de la empresa] – ¡felicitaciones! Me alegra ver a [Nombre de la empresa] prosperando. ¿Pero sabías que muchos equipos como el tuyo tienen dificultades con la baja conversión de prospectos después de [Logro de la empresa]?

Nuestra herramienta de prospección aumenta las conversiones en [Número llamativo] en [Tiempo específico]. ¿Te gustaría saber más? Tengamos una charla rápida la próxima semana. Aquí está el enlace a mi calendario: [Enlace de Calendly].

Felicitaciones de nuevo,

[Tu firma de correo electrónico]

2. Ejemplo de correo electrónico de follow-up

Asunto: Dando seguimiento a nuestra charla rápida sobre [Tema]

Hola [Nombre del prospecto],

¡Fue agradable hablar contigo en [Evento] la semana pasada! Quería dar seguimiento a nuestra conversación sobre cómo podemos ayudar a [Nombre de la empresa] a lograr [Beneficio].

Para darte una idea de qué esperar de nuestro [Producto/Servicio], aquí hay un documento con resultados clave de [Caso de estudio]: [Enlace a archivo PDF].

¿Estarías disponible para una llamada de 10 minutos la próxima semana para discutir esto? Siéntete libre de elegir un horario aquí: [Enlace de Calendly].

Quedamos atentos a tu respuesta,

[Tu firma de correo electrónico]

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3. Ejemplo de correo electrónico de solicitud de información para identificar a la persona encargada de tomar decisiones

Asunto: ¿Con quién puedo conectarme sobre [Tema]?

Hola [Nombre del destinatario],

Encontré tu contacto en [Redes sociales/Sitio web/etc].

Estoy buscando discutir [Tema/Proyecto] con la persona apropiada en [Nombre de la empresa], pero no he podido identificar el contacto correcto.

Por favor indícame la persona que supervisa [Área relevante]. Cualquier orientación que puedas proporcionar sería muy apreciada.

Gracias de antemano por tu ayuda.

Saludos cordiales,

[Tu firma de correo electrónico]

4. Ejemplo de correo electrónico de solicitud de empleo

Asunto: Solicitud para [Título del puesto] – [Tu nombre y apellido]

Estimado [Nombre del gerente de contratación/Equipo de contratación],

Le escribo para expresar mi interés en el puesto de [Título del puesto] en [Nombre de la empresa]. Con [Número] años de experiencia en [Campo/Cargo relevante], incluyendo [Logro clave/Habilidad destacada], estoy seguro de que puedo contribuir al éxito de su organización.

Por favor encuentre adjuntos mi currículum y carta de presentación. Me encantaría discutir cómo mi experiencia y habilidades se alinean con las necesidades de su organización.

Gracias por su consideración,

[Tu firma de correo electrónico]

→ Lee nuestro artículo sobre Cómo hacer seguimiento después de una entrevista de empleo

5. Ejemplo de consulta de producto o servicio

Asunto: Consulta: Más información sobre [Nombre del producto/servicio]

Hola [Nombre del destinatario],

Encontré [Nombre del producto/servicio] en [Página de redes sociales/Sitio web]. Tengo curiosidad de aprender más sobre cómo puede ayudarnos en [Área o industria específica].

¿Podrías compartir detalles adicionales sobre:

• Características principales y opciones de personalización
• Niveles de precios y licencias
• Cronograma de implementación y servicios de soporte

Además, si hay casos de estudio o documentos técnicos disponibles, apreciaría enlaces o archivos adjuntos.

Gracias de antemano por tu asistencia.

Saludos cordiales,

[Tu firma de correo electrónico]

6. Ejemplo de consulta sobre una asociación

Asunto: Oportunidad de asociación – [Nombre del proyecto]

Hola [Nombre del destinatario],

Soy [Tu nombre], [Tu cargo] en [Nombre de tu empresa]. Nos especializamos en [Breve descripción de la especialización de tu empresa]. Después de seguir el éxito de [Nombre de la empresa del destinatario] en [Logro/Iniciativa específica], creo que nuestras organizaciones tienen una gran oportunidad de colaboración.

Específicamente, imagino que podríamos [Idea de colaboración]. Este tipo de asociación puede generar [Beneficio proyectado] para ambas organizaciones.

¿Estarías abierto a una breve llamada la próxima semana para explorar esto más a fondo?

Si quieres, puedes agendar una hora directamente aquí: [Calendly link], o decirme cuándo estás disponible.

Gracias por considerar esto, y espero con interés la posibilidad de trabajar juntos.

Saludos cordiales,

[Tu firma de correo electrónico]

Herramientas para mejorar la redacción de tus correos electrónicos formales

En la Edad Media, el pergamino era el estándar de oro para la correspondencia importante, ya que era duradero y prestigioso. Hoy en día, existen diferentes estándares de oro para escribir correos electrónicos profesionales, y otras herramientas que pueden ayudarte con ello.

Aunque he escrito cientos de mensajes, todavía uso herramientas para mejorar la redacción de correos electrónicos empresariales. Aquí hay una lista de recursos a los que usualmente recurro:

1. Grammarly

Grammarly es mi asistente de escritura favorito que verifica gramática, puntuación y estilo en tiempo real. La versión gratuita, que resalta solo errores gramaticales o de puntuación, es suficiente para la redacción empresarial cotidiana.

2. Hemingway editor

La aplicación Hemingway es indispensable si quieres mantener claridad y un estilo cohesivo en tus textos. Esta herramienta enfocada en la legibilidad resalta oraciones complejas, adverbios y construcciones pasivas. Te ayuda a simplificar tus frases, haciendo que tus mensajes sean directos y fáciles de entender.

3. ChatGPT, Perplexity, Claude, u otros LLM.

Los modelos de lenguaje grandes (LLM) como ChatGPT pueden ayudarte a investigar tu audiencia, redactar, refinar y generar ideas para cartas. Úsalos para verificar si tu mensaje suena natural, reescribir oraciones inconclusas o buscar estadísticas útiles.

Sin embargo, no les pidas que escriban el correo por ti. No fueron diseñados para esta tarea, y tu destinatario muy probablemente detectará un mensaje generado.

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Si quiero revisar mi correo electrónico con IA, usualmente doy el prompt así: Estoy escribiendo un correo electrónico a {público objetivo} sobre {tema}. Edita el borrador a continuación para que se sienta profesional, sea fácil de leer y describa claramente mi objetivo/problema/propuesta.

Inna Chumachenko

Especialista en Email Marketing en Snov.io

4. Creador de correos electrónicos con IA de Snov.io

Mientras que otros modelos de IA fueron creados para una amplia gama de tareas, nuestro escritor de IA está diseñado específicamente para escribir correos electrónicos formales. Esto significa que no tienes que crear y perfeccionar un prompt para generar un mensaje de alta calidad. Simplemente, elige el tipo de correo electrónico que necesitas escribir y en qué quieres enfocarte, y la IA hará el resto por ti.

Si has definido Personas de Cliente Ideal (ICP), puedes usar el Estudio de IA de Snov.io para escribir un correo profesional adaptado a sus deseos únicos y puntos de dolor. Una vez solicitado, nuestro agente de IA entrega cinco variaciones de correo electrónico basadas en la información proporcionada en el perfil de tu ICP. Puedes elegir cuál te gusta más y luego editarla más.

5. Litmus

Esta aplicación te ayuda a probar tu formato de correo electrónico en docenas de clientes de correo y dispositivos. Podrás detectar problemas de renderizado, enlaces rotos y activadores de filtros de spam antes de enviar tu mensaje. Es una excelente manera de evitar sorpresas desagradables, como rebotes o marcas.

Alrededor del 80% de las personas usan modo oscuro en Gmail. Eso significa que probar correos electrónicos en modo oscuro es obligatorio, no una opción.

Inna Chumachenko

Especialista en Email Marketing en Snov.io

6. Canva

Recurro a Canva cuando necesito crear rápidamente infografías y PDF de una página para incluir en mis cartas. Después de todo, los elementos visuales de alta calidad mantienen a los lectores comprometidos.

7. Calendly

No es una herramienta de redacción o edición, pero a menudo es indispensable en la correspondencia profesional. Incorpora un enlace de reserva y permite que tu destinatario agende una reunión contigo directamente en lugar de enviar múltiples mensajes de ida y vuelta.

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Conclusiones clave

Nadie nace escritor, pero dominar cómo escribir un correo electrónico formal es vital para todos. Utiliza un formato de correo electrónico profesional claro, practica una buena etiqueta de correo electrónico y aprovecha las herramientas adecuadas de redacción y edición, y cada mensaje que envíes generará resultados positivos.

Guarda esta guía como referencia para volver a ella en caso de que te sientas atascado al escribir la próxima carta. Y si enviar correos electrónicos profesionales es algo que tienes que hacer todos los días, prueba nuestra solución de automatización de correo electrónico. Te ahorrará tiempo y esfuerzo, permitiéndote enfocarte en las tareas comerciales principales.