Melhores práticas de e-mail: como aumentar a taxa de resposta e melhorar a capacidade de entrega

Neste artigo, vamos compartilhar dicas práticas para aumentar a taxa de resposta em suas campanhas de e-mail frio.

Uma boa taxa de resposta não apenas melhora suas conversões, mas também afeta positivamente sua reputação de remetente. Ela indica que seus e-mails agregam valor aos seus prospects e que eles estão engajados o suficiente para responder. Os provedores de e-mail veem isso como um sinal de que você está enviando campanhas direcionadas.

O que causa uma baixa taxa de resposta:

Campanhas bem-sucedidas não acontecem por acaso – elas são sempre resultado de pesquisa e preparação cuidadosas. Um dos principais motivos de falha é o envio de e-mails para uma lista grande sem personalizá-los.

Se sua taxa de resposta cair abaixo de 2%, é um sinal de que você deve revisar certos aspectos da sua campanha e fazer algumas melhorias. Para obter mais respostas positivas dos seus leads, siga estas boas práticas:

Verifique se sua lista de prospects é segmentada
Segmente sua lista
Personalize seus e-mails
Agende campanhas no momento certo
Adicione valor em cada follow-up
Otimize o tamanho do seu e-mail
Encerre seus e-mails com uma pergunta

Verifique se sua lista é segmentada

Sua lista de prospects deve conter leads que têm maior probabilidade de se interessar pela sua oferta.

Faça a si mesmo estas perguntas:

Pergunta #1: Quem pode se beneficiar do seu serviço? Qual é o cargo dessas pessoas? Elas estão na sua lista?

Pergunta #2: Quais são suas dores/necessidades? Que problema elas têm que você pode resolver? Elas estão na sua lista?

Pergunta #3: Quem são os tomadores de decisão? Quem decide compras na empresa? Elas estão na sua lista?

Se estiver em dúvida, comece pesquisando seu público e clientes potenciais. Entenda seus problemas e objetivos, o que precisam para ter sucesso em seu trabalho e avalie se sua oferta pode ajudar. Se sim — esse é o seu lead. Saiba mais sobre como identificar seu ICP.

Como otimizar sua lista de prospects:

1) Revise e certifique-se de que está segmentando os leads certos. A maioria dos leads deve se encaixar no seu perfil de cliente ideal.
2) Seus clientes ideais são aqueles que enfrentam problemas que seu serviço pode resolver.

Segmente sua lista de prospects

Além de criar perfis de clientes em geral, divida-os com base em critérios mais específicos e agrupe seus prospects em segmentos. Isso ajudará a tornar sua campanha mais relevante para cada perfil.

Crie uma lista dedicada de prospects para cada segmento. O tamanho ideal da lista é de 50 a 200 leads. Foque em um segmento por campanha.

Por exemplo, você pode usar estes critérios para criar grupos de leads (também disponíveis como filtros na ferramenta de busca de base de dados da Snov.io): Database Search tool.

Segmentos de empresa:

Tamanho, setor, receita — mais fácil ajustar seus argumentos com base no orçamento potencial.

Segmentos de lead:

Cargo/senioridade — mais fácil personalizar a sequência de e-mails para prospects com as mesmas dores.

Segmentos geográficos:

Localização (cidade, estado, país) — mais fácil agendar o envio no horário certo para todos os leads da lista.

Como obter mais respostas dos segmentos:

1) Não misture leads de segmentos diferentes na mesma campanha. Assim, mesmo enviando a mesma oferta para 100 leads, ela continuará sendo direcionada.

2) Personalize sua campanha: identifique necessidades ou dores comuns em cada segmento e use essas informações nos seus e-mails.

Personalize seus e-mails

A personalização é obrigatória para aumentar o engajamento e a taxa de resposta. Qualquer pessoa responde melhor a um e-mail personalizado.

Evite falar demais sobre você — o foco deve estar nos leads e em suas necessidades. O e-mail deve mostrar o que você pode fazer especificamente por eles, não só o que você faz de forma geral.

Torne sua oferta direcionada

A mesma oferta não terá o mesmo efeito para prospects com funções diferentes — eles terão necessidades distintas.

Para entender o que será valioso para seu lead, compreenda seus objetivos e prioridades. Quanto mais valor sua oferta tiver para aquele perfil específico, maior a chance de resposta.

Para tornar sua oferta relevante para cada um dos seus segmentos, certifique-se de que o conteúdo do seu e-mail esteja alinhado com as prioridades deles. Mencione como você pode resolver seus problemas ou ajudá-los a alcançar seus objetivos.

Para um CEO, destaque como sua solução pode aumentar a receita e fazer a empresa crescer.

Um representante de vendas se preocupará mais com automatizar tarefas rotineiras e encontrar leads qualificados em escala.

Use variáveis e conteúdo dinâmico

No mínimo, utilize variáveis nos seus e-mails para inserir automaticamente detalhes personalizados como nome, empresa ou cargo do lead.

Para ser ainda mais específico, use conteúdo dinâmico — uma das variáveis disponíveis na Snov.io. Você pode adicioná-lo selecionando no menu de variáveis no editor de campanha.

O conteúdo dinâmico permite personalizar automaticamente os e-mails para prospects que atendem a determinados critérios. Por exemplo, você pode adicionar frases específicas para CEOs, e a Snov.io vai inseri-las apenas para quem tiver esse cargo. Saiba mais sobre como funciona.

Adicione primeiras linhas únicas

Para deixar os e-mails ainda mais personalizados, escreva uma linha de abertura específica para cada lead. Isso exige pesquisa, mas o impacto pode valer a pena — você chama atenção logo na primeira frase.

Busque informações relevantes no perfil do LinkedIn do prospect, postagens recentes que ele curtiu, relatórios do setor ou notícias relevantes para seu cargo.

Ajuste o agendamento da campanha

Verifique de onde a maioria dos prospects da sua lista é e ajuste o agendamento da campanha conforme a zona de horário. Certifique-se de que os e-mails sejam enviados durante o horário comercial local.

Você terá mais respostas se os e-mails forem recebidos no momento certo. Teste horários diferentes: manhã, tarde, noite ou dias da semana (Seg-Sex ou Ter-Qui).

Nas configurações da campanha, selecione o fuso horário apropriado. Vá até Campanhas e defina o agendamento na Etapa 3, Opções de envio.

Adicione valor nos follow-ups

É provável que o primeiro e-mail seja ignorado. Por isso, os follow-ups não devem ser apenas lembretes — precisam agregar valor adicional.

Com cada follow-up, entregue algo útil para manter o interesse do lead.

Reforce os benefícios da sua oferta e mantenha algum nível de personalização em cada e-mail. Separe os follow-ups com um intervalo de 2 a 3 dias.

Veja modelos de como escrever follow-ups em nosso blog.

Otimize o tamanho dos seus e-mails

A forma como você escreve seu e-mail impacta diretamente na resposta — e-mails curtos e diretos têm mais chances de resposta. Eles são mais fáceis de ler até o fim.

O tamanho ideal do e-mail é entre 100 e 120 palavras. Inclua apenas o que é essencial para transmitir valor. Se precisar dar mais detalhes, inclua um link para um documento, página de destino ou outro recurso.

Termine seus e-mails com perguntas

Não espere que o prospect clique em links e descubra tudo sozinho. Em vez disso, finalize o e-mail com uma pergunta que incentive a resposta e ajude a confirmar se há ou não interesse.

Peça para o lead responder e dizer se está interessado. Mesmo que a resposta seja "Não", isso ainda é positivo para sua reputação de remetente.

O objetivo é aproveitar toda oportunidade — mesmo que o lead não esteja interessado.

Exemplos de perguntas:

1. Posso enviar mais informações?
2. Gostaria que eu enviasse um vídeo no Loom com mais detalhes?
3. Responda com "Sim" para mais informações ou "Não" se não for o momento certo.
4. Posso compartilhar um link explicando como tudo funciona?

Adicione leads que pedirem para sair da campanha à lista de Não Enviar. Isso garante que você nunca os contacte acidentalmente novamente.

Classifique respostas positivas/negativas

Prestar atenção aos motivos pelos quais prospects rejeitam sua oferta pode ajudar a vender melhor para futuros leads. O mesmo vale para seus pontos fortes — se uma abordagem gera mais respostas, use-a com mais leads do mesmo perfil.

A Snov.io facilita a análise de respostas ao marcar automaticamente a sentimentalidade (positiva/negativa) com base no conteúdo da resposta do prospect.

Reserve um tempo para revisar e entender as respostas negativas — sempre há um motivo para um e-mail falhar. Saiba mais sobre como lidar com respostas negativas.

Na Snov.io, você pode conferir todas as respostas diretamente na sua conta. A funcionalidade Unibox permite conectar várias contas de e-mail, de qualquer provedor, e sincronizar tudo em uma única caixa de entrada.