Agendando una entrevista: los mejores modelos de Follow-up

¿Alguna vez has perdido la paciencia cuando más de un correo de seguimiento no dio resultado? Estoy seguro de que sí. Esta es una de las cosas más estresantes en el trabajo de un representante de ventas: ponerse en contacto, esperar, volver a contactar y, muchas veces, terminar decepcionado.

No es sorpresa que muchos vendedores se rindan: el 70% deja de hacer seguimientos de inmediato, robándose a sí mismos la oportunidad de destacar con su oferta durante la reunión en persona. Al mismo tiempo, si sigues enviando follow-ups (también llamados seguimientos), tendrás un 25% de probabilidad de recibir una respuesta y agendar una entrevista con tu cliente potencial.

En esta publicación, te proporcionaremos los principales plantillas de correo electrónico de seguimiento para agendar una entrevista con tu cliente potencial y demostraremos que los follow-ups están en el centro de un proceso de ventas exitoso.

¿Por qué los follow-up para el agendamiento de una entrevista son importantes?

Existen varias razones por las cuales no debes dejar de hacer seguimiento a tu cliente potencial antes de agendar una entrevista con él:

 

• Una entrevista es el principal mecanismo para escuchar la voz de tu cliente potencial. Es tu oportunidad de obtener información detallada directamente de él.
• Al ver a tu cliente potencial frente a ti, puedes entender mejor su buyer persona y, así, encontrar la palanca adecuada para influir en su decisión de compra.
• Las entrevistas son una excelente manera de mostrar una demostración de tu producto o servicio en tiempo real y responder a todas las preguntas del cliente potencial, demostrando tu alto nivel de especialización.

Los mejores plantillas de correo electrónico de follow-up para agendar una entrevista con un cliente potencial

Ahora que sabes por qué debes hacer seguimiento a un cliente potencial, hablemos de cómo agendar una entrevista por correo electrónico. Hemos preparado ocho plantillas de correos de follow-up para agendar una entrevista, que te ayudarán a proyectar una imagen impactante y persuasiva. Para mayor comodidad, los agrupamos en torno a seis casos de uso:

1. Correo de follow-up después de dejar un buzón de voz
2. Correo de follow-up después de la primera conversación
3. Correo de follow-up después del primer correo de seguimiento
4. Correo de follow-up tras un evento detonante
5. Correo de follow-up tras un evento de negocios
6. Correo de follow-up después de una objeción

1. Correo de follow-up después de dejar un buzón de voz

Las llamadas en frío no son fáciles. Un vendedor promedio consigue alrededor de un compromiso cada 209 llamadas no solicitadas. En estos casos, la solución habitual es dejar un buzón de voz, lo que, desafortunadamente, tampoco garantiza una respuesta del cliente potencial.

¡Buenas noticias! Si sigues tu buzón de voz con un buen correo de seguimiento, puedes obtener hasta un 80% de tasa de respuesta en 24 horas. Aquí tienes un correo de ejemplo que puedes usar libremente en este caso:

Modelo 1: Correo para agendar una entrevista tras un buzón de voz

Hola, [Nombre], Acabo de llamarte para [Objetivo]. En mi buzón de voz, mencioné que tengo algo que podría interesarte. Hemos realizado un análisis detallado de tu empresa y estamos listos para ofrecerte soluciones que realmente se adapten a tus necesidades. No dudes en echar un vistazo a una breve demostración donde te mostramos exactamente cómo [nombre de la empresa] puede beneficiarse de [tu oferta]. ¿Estás disponible en [Fecha] para una conversación rápida? Gracias, [Tu nombre]

¿Por qué este es un buen correo de seguimiento para agendar una entrevista?

• Está altamente personalizado y aporta valor. Muestra que tu empresa ha hecho su tarea: investigó sobre el cliente potencial y detectó sus necesidades actuales.
• Aprovechas la oportunidad para demostrar tu producto o servicio incluso antes de la entrevista, adjuntando una breve demostración.

2. Correo de follow-up después de la primera conversación

Solo el 2% de las ventas ocurren en la primera reunión. Por lo tanto, incluso si crees que tu reunión fue un éxito, no esperes a que el cliente potencial te contacte por sí mismo para tomar una decisión de compra. La iniciativa siempre está en tus manos. ¡Actúa!

Envía un mensaje de seguimiento en el que agradezcas al cliente potencial por la conversación, expreses tu interés en una futura cooperación y, lo más importante, extiendas una mano amiga.

Aquí tienes un plantilla de correo de seguimiento para este caso:

Modelo 2: Agendando una entrevista tras la primera conversación

Hola [Nombre], Gracias por tu tiempo. Disfruté nuestra conversación y me emocionó conocer más sobre los objetivos y procesos de tu empresa. Entiendo los desafíos que enfrentas actualmente [mencionar desafíos discutidos] y cómo estos afectan [impacto negativo en la empresa del cliente potencial]. Como prometí, aquí tienes más información sobre cómo [beneficio de tu solución] con nuestra ayuda y [acción recomendada para resolver el problema]. Estaré encantado de volver a conversar en [Fecha y hora] para responder cualquier pregunta y discutir cómo podemos ayudarte a alcanzar tus metas este año. Atentamente, [Tu nombre]

¿Por qué este plantilla funciona?

• Comienza con un tono amigable y resume la conversación previa.
• Se refiere a los problemas del cliente y refuerza que tú puedes resolverlos.
• Explica cómo puedes ayudar, destacando lo que el cliente potencial ganará al trabajar contigo.

3. Realizar el seguimiento después del primer correo de seguimiento

Aunque la mayoría de los representantes de ventas abandona después del segundo contacto, no dejes de hacer seguimiento. Vale la pena recordar que el 50% de todas las ventas ocurren después del quinto contacto. Por lo tanto, si ya has enviado tu primer mensaje de seguimiento al cliente potencial, envía otro para agendar una entrevista.

Prueba el siguiente modelo:

Modelo 3: Agendando una entrevista tras un follow-up

Hola [Nombre], En mi correo anterior, te envié información sobre cómo puedes mejorar tu productividad con [tu solución]. Me gustaría saber si actualmente utilizas alguna herramienta similar. Si no es así, me encantaría compartir algunas recomendaciones sobre cómo elegir la mejor plataforma para tus objetivos. ¿Estás disponible para una conversación de 15 minutos en [Fecha y hora]? Déjame saber qué momento te resulta más conveniente. Quedo atento a tu respuesta, [Tu nombre]

¿Por qué este modelo es efectivo?

• Es corto y directo, pero sigue agregando valor a lo que ya compartiste.
• Mencionas que la entrevista será breve, lo que reduce la resistencia del cliente potencial.

Si este correo tampoco obtiene respuesta, aún hay opciones. En este caso, puedes permitir que el cliente elija el momento más conveniente para la entrevista.

Modelo 4: Agendando una entrevista tras varios follow-ups

Hola [Nombre], He intentado contactarte varias veces para discutir cómo mejorar tu productividad con herramientas de automatización de ventas. No he recibido respuesta, lo que me indica que quizás no sea el momento adecuado para ti. No hay problema, no quiero ser una molestia. Podemos conversar cuando te resulte más conveniente. Por favor, dime cuál sería el mejor momento para ti y cuánto tiempo podrías dedicar a esta charla. Espero tu respuesta, [Tu nombre]

¿Por qué este modelo es una buena opción?

• No resulta molesto, ya que mencionas que te adaptas al cliente.
• No solicitas una entrevista larga, solo algunos “minutos” de su tiempo.

4. Correo de follow-up después de un evento activador

Si aún no has comenzado a rastrear tus correos electrónicos, es momento de hacerlo. Snov.io ofrece un rastreador de correos ilimitado que querrás empezar a usar hoy. Al rastrear correos, por ejemplo, descubrirás cuántas veces se abrió tu mensaje. Y si notas que un cliente potencial volvió a abrir tu propuesta, envíale un follow-up y agenda una entrevista con él.

Considera el siguiente modelo para ayudarte en este caso:

Modelo 5: Agendar uma entrevista depois que um cliente em potencial reabriu seu e-mail

Hola, [Nombre], Hace dos semanas te envié un correo con un breve video sobre cómo funciona nuestra herramienta de ventas y marketing. No recibí respuesta, supongo que estabas ocupado con el cierre de mes. Ahora que comienza un nuevo mes, quisiera saber si viste nuestra demostración y si podemos conversar sobre nuestra oferta en detalle. ¿Qué te parece una reunión rápida en [fecha y hora]? Podemos revisar la demo juntos, y con gusto responderé cualquier pregunta que tengas. Atentamente, [Tu nombre]

¿Por qué este modelo es bueno?

• Como estás enviando un follow-up después de que el cliente potencial reabrió tu correo, compartes tu oferta en el momento justo.
• Demuestras comprensión del negocio de tu cliente potencial (sabes que para un equipo de ventas, el cierre de mes es un momento de alta carga de trabajo).

Ahora, consideremos otra situación: notaste que el cliente potencial visitó tus páginas de productos y precios. Contáctalo mientras aún está interesado y ten este modelo a la mano:

Modelo 6: Agendar una entrevista después de que un cliente potencial consultó la página de tu producto

Hola, [Nombre], Noté que tu equipo visitó nuestra página de [Tu Producto] y nuestros planes de precios esta semana. Nuestro [Tu Producto] ayuda a empresas como la tuya a [descripción y ventajas de tu producto]. ¿Tienes 10 minutos en [fecha y hora] para hablar sobre las herramientas que ha estado explorando tu equipo? También estaré encantado de explicarte nuestros planes de precios y opciones gratuitas. Espero tu respuesta, [Tu nombre]

¿Por qué este es un buen e-mail de follow-up para agendar una entrevista?

• Como el 19% de los compradores quieren hablar con un representante de ventas cuando aprenden sobre un producto por primera vez, este follow-up va directo al punto.
• No pierdes la oportunidad de destacar el valor que tu solución puede aportar al cliente potencial.
• Mencionas una opción gratuita de tu servicio, lo cual es atractivo para los clientes. Si tu empresa ofrece herramientas gratuitas, como Snov.io, asegúrate de mencionarlas.

5. Correo de follow-up después de un evento de negocios

Participar en eventos de negocios, como conferencias de ventas o marketing, ferias comerciales y otros encuentros relacionados con tu producto o servicio, te permite generar conexiones valiosas. Refuerza esas nuevas relaciones en cuanto regreses a la oficina enviando un e-mail de follow-up bien elaborado.

Este es un modelo que puedes usar para contactar a un cliente potencial que conociste en un evento de negocios:

Modelo 7: Agendar una entrevista después de un evento de negocios

Hola, [Nombre], Fue un placer conocerte en [evento de negocios]. Espero que lo hayas disfrutado tanto como yo y que hayas obtenido información valiosa sobre herramientas de automatización de ventas para mejorar tu [problema actual del cliente potencial]. Aumentar la productividad de tu equipo de ventas debería ser una prioridad para ti. Por eso, pensé que te interesaría conocer más sobre [Tu Producto], que empresas como la tuya ya utilizan para [ventaja de tu producto]. Me encantaría tener una breve conversación contigo sobre tus expectativas respecto a una herramienta eficaz de automatización de ventas. ¿Qué te parece [fecha y hora]? Mientras tanto, te enviaré algunas recomendaciones sobre cómo elegir el software de ventas adecuado para tu negocio. Atentamente, [Tu nombre]

¿Por qué este modelo de e-mail de follow-up para agendar entrevistas es efectivo?

• Está altamente personalizado, ya que hace referencia a la conversación previa con el cliente potencial en el evento.
• Mencionas a los competidores del cliente potencial. Las empresas suelen prestar más atención a soluciones que ya usan sus competidores.
• Destacas los desafíos del cliente potencial y ofreces valor con información relevante sobre cómo elegir la mejor herramienta.

6. Correo de follow-up después de una objeción

El silencio de un cliente potencial no debe impedirte hacer un nuevo follow-up. Pero, ¿qué hacer si el cliente objeta tu oferta?

Sigue adelante.

Por ejemplo, si un cliente potencial responde a tu cold email con algo como «Tu solución no es una prioridad para nosotros en este momento, aún tienes una razón válida para agendar una entrevista más adelante».

Considera este modelo:

Modelo 8: Agendar una entrevista después de una objeción de ventas

Hola, [Nombre], Gracias por compartir esa información conmigo. Veo que este no es el momento adecuado para que consideres mi oferta. ¿Qué te parece si agendamos una entrevista más adelante para que pueda mostrarte lo que hacemos y cómo nuestro servicio puede ayudarte? ¿Cuándo sería un buen momento para conversar? Atentamente, [Tu nombre]

¿Por qué este modelo es efectivo?

• Te pones en el lugar del cliente y no intentas forzarlo a considerar tu solución en este momento.
• Aun así, mantienes la puerta abierta para una conversación futura.

Cómo escribir un correo de follow-up para agendar una entrevista

Invitar a un cliente potencial a una conversación no es solo una tarea de ventas, sino un arte. Para asegurarte de hacerlo bien, sigue estos consejos:

Ten claro lo que estás ofreciendo

Quizás pienses: «¿Cómo no voy a saber lo que ofrezco? Soy un profesional de ventas.»

Sin duda, conoces tu producto. Pero recuerda que no solo vendes un producto, sino sus beneficios. Concéntrate en lo que es relevante para las necesidades de tu cliente potencial.

Aporta valor

Un principio clave en ventas es ofrecer algo valioso al cliente potencial, algo que justifique que se tome el tiempo de hablar contigo.

En lugar de una descripción vaga como «Nuestra herramienta optimizará tu presupuesto», usa datos concretos: «Nuestra herramienta puede ahorrarte $2,000 al mes.»

Analiza las reacciones del cliente potencial

Las personas pueden tener todo tipo de reacciones ante tu mensaje de ventas. Algunos pueden mostrarse escépticos sobre la oferta, otros pueden parecer bastante entusiasmados. Sin embargo, muchos permanecerán indiferentes. Intenta comprender sus sentimientos a partir de la interacción inicial y adapta tus correos de seguimiento en función de su actitud.

Veamos algunos ejemplos:

Si notas que el cliente potencial está escéptico, identifica qué le genera esa duda y demuestra que estás listo para resolver sus inquietudes. Puedes decir algo como:

«Si pudiéramos aportar valor, ¿qué te gustaría saber más sobre nuestra solución?»

Si el cliente potencial parece entusiasmado, puedes solicitar la reunión de manera directa:

«¿Cuándo sería un buen momento para que conversemos un poco?» «¿Cómo te viene [fecha y hora]?»

Si el cliente potencial parece indiferente, la situación es más difícil, pero aún tienes oportunidades. Mantén la conversación para descubrir si hay suficiente interés como para continuar:

«¿Qué te parece si tenemos una charla en [fecha y hora] y te cuento brevemente el valor que puedes obtener con nuestra oferta?»

Conclusión

Agendar una entrevista con un cliente potencial debe ser parte de tu estrategia de prospección. Las entrevistas son más personalizadas y pueden aumentar tus posibilidades de llevar al prospecto al proceso de compra.

Esperamos que los modelos de correos de seguimiento mencionados anteriormente te ayuden a generar oportunidades de conversación más efectivas y a facilitar tu planificación. Y si necesitas una solución ideal para automatizar tu proceso de ventas, cuenta con Snov.io como el mejor motor de crecimiento para tu negocio.