TL;DR:
Realizar uma auditoria de entregabilidade de e-mail garante que suas mensagens cheguem à caixa de entrada principal e proteja a reputação do seu domínio contra o spam. Para fazer isso de forma bem-sucedida:
- Avalie a taxa de posicionamento na caixa de entrada e a reputação do remetente.
- Valide as configurações técnicas essenciais (SPF, DKIM e DMARC).
- Controle gatilhos de spam, blocklists e taxas de devolução.
- Analise o engajamento do público para otimizar os envios.
- Automatize os testes e o aquecimento de contas com ferramentas dedicadas.
Aplique essa abordagem para manter a entregabilidade alta e potencializar suas campanhas.
Não basta apenas criar e enviar um e-mail super personalizado se você quer que ele chegue direto na caixa de entrada do seu lead. Afinal, ter uma alta reputação como remetente e manter uma boa entregabilidade são os grandes pilares para o sucesso das suas campanhas.
O problema é que manter esses índices sempre no topo pode ser um desafio… a menos que você faça uma auditoria de entregabilidade de e-mail. É esse diagnóstico que vai te mostrar se suas mensagens estão caindo direto na caixa de entrada ou se estão sendo escanteadas para a aba de promoções (ou pior: para o spam).
Muitas empresas fogem de fazer essa auditoria por conta própria porque o processo pode parecer um pouco chato ou burocrático. A boa notícia é que você não precisa contratar ninguém nem gastar nada a mais para resolver isso por conta própria.
Como já passei por esse perrengue, quero compartilhar algumas dicas bem práticas.
Vem comigo!
O que é uma auditoria de entregabilidade de e-mails?
A auditoria de entregabilidade de e-mail é um processo detalhado que avalia com que eficiência suas mensagens chegam à caixa de correio dos destinatários.
Esse diagnóstico ajuda a identificar qualquer obstáculo que possa estar impedindo seus e-mails de alcançar a caixa principal dos seus leads, desde falhas na segurança e autenticação do domínio até picos na taxa de rejeição de e-mail.
Em outras palavras, se o resultado da auditoria não for satisfatório, você vai entender exatamente por que suas mensagens têm baixas aberturas, sofrem devoluções ou vão parar no spam.
Por que a auditoria de e-mails é importante?
Imagine colocar todo o seu conhecimento em uma campanha impecável segmentando sua lista, preparando uma copy personalizada, ajustando o visual e agendando os follow-ups, com tudo pronto para lançar!
Mas aí… algo dá errado. Apenas 5 a 10% do seu público-alvo viu seu e-mail. O que deve ser feito nesse caso?
Pense nesta analogia: se você fosse o técnico de um time de futebol e sua equipe acabasse de ser derrotada, que medidas tomaria para garantir a vitória no próximo jogo? Imagino que você analisaria a partida gravada minuto a minuto, identificaria os erros e mergulharia nas estatísticas dos jogadores para fazer as melhorias necessárias, certo?
Essa é a essência de uma auditoria de email para suas campanhas de prospecção. Sem olhar para o desempenho passado, checar o status das suas contas e cruzar as informações das métricas, você perde o controle da sua estratégia.
Se você não analisar as taxas de abertura e não entender por que suas mensagens sofrem devoluções ou vão parar no spam, todo o esforço investido para criar uma abordagem incrível pode ir por água abaixo.
→ Para ter acesso a todas as informações e assumir o controle total da sua entregabilidade de e-mail, confira o nosso guia definitivo.
Como fazer uma auditoria da entregabilidade de seus e-mails
Uma auditoria de entregabilidade de e-mail ideal deve envolver quatro pilares fundamentais:
- Segurança. Diz respeito à configuração técnica e à autenticação do seu e-mail.
- Reputação de remetente. Avalia a forma como você envia suas mensagens, considerando fatores como as taxas de rejeição e as reclamações de spam.
- Entregabilidade. Trata de identificar onde suas mensagens vão parar: na caixa de entrada principal, na aba de promoções ou no spam.
- Qualidade do conteúdo. Foca na análise do desempenho do seu texto, verificando se os e-mails são abertos, clicados ou simplesmente ignorados.
Essa questão é fundamental para quem busca alta performance. Se o seu objetivo é colocar a mão na massa e transformar seus resultados, siga conosco nas próximas etapas!
Vou te mostrar como entrar em ação e tirar essa auditoria de letra, dividindo o processo em sete passos simples (o método que chamamos de “abordagem de 7 verificações” para blindar e elevar sua reputação de remetente)
Verificação 1. Monitore sua taxa de entrega na caixa de entrada
Comece sua auditoria conferindo a taxa atual de entrega na caixa de entrada. Esses dados trazem luz sobre o seu desempenho como remetente e mostram os pontos exatos que precisam de ajuste.
A taxa de entregabilidade revela com que eficiência suas mensagens chegam às caixas de correio dos destinatários, sem serem desviadas para o spam ou sofrerem devoluções.
Existem várias formas de monitorar esse indicador, e o Teste de entregabilidade de e-mail da Snov.io é o recurso ideal para isso: com ele, você descobre para onde seus e-mails estão indo antes mesmo de disparar suas campanhas, garantindo engajamento máximo e fuga das pastas indesejadas.
Verificação 2. Configure sua configuração técnica
Nesta etapa da sua auditoria de entregabilidade de e-mail, analise seu provedor de serviços e envie uma mensagem de teste para verificar se ela cai na caixa de entrada, na aba de promoções ou no spam.
Veja como fiz isso facilmente com a Snov.io.
Dentro da ferramenta de cold email da plataforma, existe uma opção para enviar uma mensagem de teste logo após a sua criação: 
Assim que receber o e-mail de teste, clique em “Mostrar original”:
Ao fazer isso, recebi um relatório confirmando que minha comunicação atendia aos padrões técnicos essenciais de SPF, DKIM e DMARC: 
Agora, vamos desmistificar essas siglas e configurações:
- SPF (Sender Policy Framework): funciona como a lista de convidados de uma festa. Este protocolo lista os endereços IP autorizados a enviar e-mails em nome do seu domínio. Se o IP não estiver na lista, o envio não é autorizado. Se estiver, ele passa na autenticação.
- DKIM (DomainKeys Identified Mail): é como uma assinatura digital. Quando você envia um e-mail, seu servidor o assina com um código único. O destinatário usa esse código para checar se o conteúdo foi alterado no caminho. É como os antigos selos de cera nas cartas que garantiam que a mensagem não tinha sido violada.
- DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, & Conformance): é a segurança do seu domínio. Ele atua em conjunto com o SPF e o DKIM, orientando os provedores sobre o que fazer caso recebam uma mensagem suspeita. A regra do DMARC é clara: “Se não tiver o selo SPF ou DKIM, não confie”. Isso previne ataques de spoofing e phishing.
Priorize o ajuste dessas configurações de SPF, DKIM e DMARC antes de iniciar os disparos. A autenticação correta é crucial para evitar devoluções, fugir do spam e proteger a sua comunicação. Aprenda a configurá-los corretamente neste post.
Como alternativa, você pode checar a autenticação das suas contas com o Teste de entregabilidade de e-mail da Snov.io. Ele analisa toda a sua infraestrutura e a taxa de entrega na caixa de entrada, trazendo insights valiosos para otimizar seus resultados:
Você pode confiar nessa ferramenta para fazer o monitoramento contínuo das suas campanhas.
Verificação 3. Revise sua reputação como remetente
Sua reputação de remetente é como o seu karma na vida: é moldada pelas suas ações passadas. Durante a sua auditoria de entregabilidade de e-mail, você deve verificar essa reputação também. Especificamente, considere tanto a reputação do seu IP quanto a do seu domínio.
Reputação de IP
Todo servidor possui um identificador único conhecido como endereço IP. Enviar e-mails a partir de um servidor específico vincula você ao seu IP exclusivo, permitindo que os provedores de e-mail (ISPs) monitorem a sua reputação de IP.
Você pode estar operando em um endereço IP dedicado ou compartilhado:
| Critério | IP dedicado | IP compartilhado |
|---|---|---|
| Reputação depende | das ações da sua própria empresa | da responsabilidade coletiva de múltiplos remetentes |
| Tempo de warm-up | pode levar vários meses | não requer aquecimento prévio (já aquecido pelo provedor) |
| Controle | total controle sobre a reputação e o volume do IP | controle limitado, dependendo da conduta de terceiro |
→ Leia nosso post sobre como aquecer sua conta de e-mail de forma eficaz.
Você pode encontrar informações sobre o seu endereço IP ao verificar seu registro SPF (Passo 1).
Reputação de domínio
A reputação de domínio é a pontuação associada ao seu domínio, ou seja, à organização ou empresa a partir da qual você envia mensagens. Mesmo que você mude de endereço IP ou de provedor de e-mail, a reputação do domínio acompanhará sua marca.
Segundo Rostyslav Krasnikov, especialista em vendas e marketing da Waverley Software, a reputação de domínio reúne uma série de fatores, tais como:
- quando o seu domínio foi registrado;
- o quão seguro e protegido o seu domínio é (evitando cair em uma lista negra de e-mail);
- como as pessoas reagem aos seus e-mails (elas abrem suas mensagens ou as ignoram?);
- com que frequência você clica em “Enviar”, entre outros.
Grandes provedores de e-mail, como Gmail, Outlook e AOL, avaliam a reputação do seu domínio, atribuindo a ele uma classificação em seus bancos de dados. Uma nota baixa sugere que você é um spammer e seus e-mails não serão entregues.
Especialista em Vendas e Marketing na Waverley Software
Por que você deve configurar um domínio de rastreamento personalizado?
Um domínio de rastreamento personalizado é o seu próprio domínio ou subdomínio exclusivo usado para monitorar aberturas e cliques nos e-mails.
Se você utilizar uma ferramenta de automação sem um domínio de rastreamento personalizado, o Google pode identificar uma divergência entre as suas mensagens e o domínio padrão da ferramenta.
Além disso, ferramentas de automação costumam agrupar vários usuários no mesmo domínio. Portanto, se houver algum spammer nesse grupo, o comportamento fraudulento dele poderá comprometer a sua entregabilidade, já que as suas ações também serão associadas a spam.
Ao configurar um domínio de rastreamento personalizado, você se protege contra problemas de reputação causados por terceiros e melhora o seu envio no sistema.
Ferramentas para verificar a reputação do remetente
Você pode verificar a reputação do seu IP e do seu domínio com a ajuda de diferentes ferramentas.
Para uma visão detalhada do Gmail, utilize o Google Postmaster. Tudo o que você precisa fazer é inserir o seu domínio de envio e confirmar a propriedade. Uma vez adicionado, ele apresentará dados valiosos sobre a reputação do domínio e do IP, além de métricas como falhas de SPF/DKIM/DMARC, feedback de spam, taxa de criptografia e muito mais.
Utilize o Microsoft SNDS para domínios como Outlook e Hotmail. Para Yahoo e Verizon, conte com o Verizon Media Postmaster.
Especialista em Vendas e Marketing na Waverley Software
Vale destacar que provedores como UOL, Terra, BOL e iG ainda são amplamente utilizados no Brasil e não possuem ferramentas públicas de postmaster como o Gmail ou o Outlook.
Por isso, ao realizar a sua auditoria de entregabilidade de e-mail, é recomendável monitorar o feedback de spam e as taxas de erro (bounces) desses domínios manualmente ou por meio de uma ferramenta especializada em entregabilidade (como a da Snov.io), já que ela fica fora da cobertura das ferramentas padrão de postmaster.
Além disso, você pode contar com a métrica de Sender Score para acompanhar sua reputação de remetente.
O que é o Sender Score?
O Sender Score é uma pontuação entre 0 e 100 que indica a qualidade da sua reputação de remetente. Em outras palavras, é a representação numérica da sua reputação, calculada geralmente com base na média móvel dos últimos 30 dias.
Quanto maior o seu Sender Score, maiores serão as chances de suas mensagens chegarem à caixa de entrada dos seus leitores.
Você pode verificar essa métrica em ferramentas como o próprio Sender Score. Como você pode ver, fiz o teste usando essa ferramenta e o resultado foi excelente! 🙂
Verificação 4. Evite ser colocado em listas negras e no spam
As listas negras (ou blacklists) são compilações de endereços IP e nomes de domínio vinculados a atividades de spam. Encontrar seu nome em uma lista negra de e-mail não é brincadeira. Afinal, isso pode prejudicar seriamente a sua reputação de remetente e conseguir a remoção pode ser um grande desafio.
Abaixo, estão algumas das listas mais consultadas que os provedores de e-mail usam para determinar se o seu IP ou domínio possui vínculo com spam:
- Spamhaus
- SpamCop
- Barracuda
- SORBS
- CBL
- PSBL
- Invaluement
É fundamental verificar regularmente se o seu domínio foi incluído em alguma dessas listas durante a sua auditoria de entregabilidade de e-mail. Caso encontre seu endereço listado, você deve analisar minuciosamente os motivos e corrigir a situação.
Uma ferramenta muito útil para essa verificação é o MxToolbox:
Além disso, com o Mail-Tester (mencionado no Passo 1), você pode checar se foi sinalizado como spammer. Essa tecnologia mostra como um dos filtros de spam mais famosos, o SpamAssassin, avalia as suas mensagens:
Ela também exibirá qualquer lista negra de e-mail na qual você tenha sido incluído:
Na minha própria verificação, recebi uma pontuação favorável do SpamAssassin, embora estivesse listado em uma das bases de dados.
Se você utiliza ferramentas de email marketing para enviar cold emails, existe o risco de ir parar em listas negras, mesmo que não esteja enviando spam intencionalmente.
Isso acontece porque, em algumas plataformas, o envio é feito por meio de um IP compartilhado (que também pode estar em uso por spammers). O ideal é reservar as ferramentas de email marketing para campanhas de gotejamento e usar plataformas específicas de cold email para prospecção de vendas.
Como evitar as listas negras e os filtros de spam?
Como navegar pelo universo da entregabilidade pode ser desafiador, evitar armadilhas é fundamental. Confira algumas estratégias para garantir que suas mensagens cheguem à caixa de entrada:
- Mire no público certo: evite comprar listas de email marketing. Concentre-se apenas em usuários que se alinhem ao seu perfil de cliente ideal. Se o seu produto faz sentido para alguém, incentive a inscrição voluntária.
- Segmente sua base: refine seus processos de segmentação para garantir que o conteúdo seja altamente relevante para quem o recebe.
- Facilite o cancelamento: garanta que o usuário possa se descadastrar facilmente. Coloque um link de unsubscribe visível ou dê a opção de cancelar a inscrição respondendo ao e-mail.
- Diversifique seus domínios: crie domínios e contas separadas para cada tipo de envio (prospecção, marketing, newsletters e e-mails transacionais). Essa estratégia melhora a gestão de responsabilidade e protege sua reputação.
- Evite palavras-gatilho de spam: fique longe de termos que ativam os alertas dos provedores. O uso dessas palavras pode marcar você como um remetente suspeito.
Como agir caso seu domínio vá parar em uma lista negra?
Veja como proceder para solicitar a remoção na Spamhaus, uma das listas mais influentes do mercado devido ao seu impacto direto na entrega de mensagens:
- Primeiro, acesse o centro de remoção e insira o seu domínio ou endereço IP. Se você for o proprietário legítimo, uma notificação de bloqueio deve ter sido enviada a você. Este aviso especificará o problema subjacente, o qual você deve resolver de imediato. Por exemplo, talvez você tenha enviado e-mails em massa não intencionalmente para uma lista não verificada.
- Em seguida, você deve entrar em contato com a Spamhaus, detalhando o incidente e as medidas que implementou para evitar a reincidência.
- Ao receber a sua mensagem, a Spamhaus responderá em até um dia. Você receberá a informação de que o seu endereço foi removido da lista ou receberá etapas adicionais para concluir o processo de remoção.
Verificação 5. Crie conteúdo de e-mail de alta qualidade
Além de verificar as blacklists, você também deve avaliar o conteúdo da sua mensagem para garantir que ele seja adequado para a sua campanha. Uma avaliação correta do texto ajuda a desviar da pasta de spam e a otimizar a entregabilidade de e-mail.
Ferramentas como o GlockApps ou o Mail-Tester, que mencionei anteriormente, auxiliam a auditar a qualidade do seu texto e oferecem sugestões práticas de melhoria.
Essas análises trazem dados valiosos tanto para a administração do seu negócio quanto para a equipe de suporte, permitindo ajustes rápidos antes de disparar grandes volumes.
Por exemplo, após testar o conteúdo do meu e-mail com o Mail-Tester, recebi o seguinte retorno:
Como você pode ver, minha mensagem não incluía um link de descadastro, uma falha que a ferramenta de entregabilidade de e-mail identificou rapidamente.
Verificação 6. Monitore as taxas de rejeição
O monitoramento da sua taxa de rejeição (bounce rate) é um componente crítico de uma auditoria de entregabilidade de e-mail. Uma rejeição indica que o provedor do destinatário não aceitou a sua mensagem, o que pode gerar prejuízos diretos na performance das suas campanhas e no relacionamento com seus clientes.
A taxa de rejeição de e-mail média em todos os setores é de 1,06%, sendo 2% o limite máximo aceitável. Se a sua taxa ultrapassar esse valor, é um sinal claro de que você precisa focar em ajustar essa métrica imediatamente.
Existem dois tipos de rejeição: soft bounce e hard bounce:
| Causa | Exemplo | Impacto na reputação |
|---|---|---|
| Soft bounce (rejeição temporária) | Caixa de entrada cheia, aumento repentino no volume de envios ou instabilidade temporária no servidor do destinatário | Baixo a moderado, se corrigido rapidamente. No entanto, se o problema persistir sem tratamento, pode afetar a entregabilidade a longo prazo |
| Hard bounce (rejeição permanente) | Endereço de e-mail inexistente, erro de digitação no domínio ou bloqueio definitivo por spam (IP/domínio) | Alto, pois afeta negativamente a reputação do remetente de forma imediata e pode levar ao bloqueio do IP por provedores de e-mail. |
Se os provedores de e-mail notarem um volume significativo de hard bounces vindo da sua conta, eles podem classificar suas comunicações como spam. Isso não é uma surpresa, já que enviar e-mails em massa para bases não verificadas é uma tática comum entre spammers.
Como evitar uma taxa de rejeição alta
Para reduzir com eficiência a sua taxa de rejeição de e-mail e garantir que suas mensagens cheguem ao lugar certo, ou seja, a caixa de entrada, existem diversas boas práticas que você pode adotar. Essas estratégias não apenas melhoram a entregabilidade, mas também fortalecem a reputação das suas campanhas:
- Verifique os endereços de e-mail. Confirme regularmente a autenticidade das contas que você coleta. A melhor forma é contar com um serviço de verificação (como o Verificador de e-mails da Snov.io), capaz de validar sua lista em massa de forma automática.
- Adote o duplo opt-in. Ao se cadastrarem, os clientes recebem um e-mail de confirmação. Eles só entrarão na sua lista após clicar no link recebido, o que evita o cadastro de endereços falsos.
- Aqueça sua conta de e-mail. Antes de iniciar campanhas em grande escala, aumente gradualmente o volume de envios. Isso impede que os servidores fiquem suspeitos em relação à sua conta. Você pode automatizar esse processo com ferramentas como o Email Warm-up da Snov.io.
- Revise os links do e-mail. Certifique-se de que seus links estejam formatados corretamente. Prefira usar textos ancorados (ex.: Snov.io) em vez do endereço completo (ex.: https://snov.io/br/).
- Use contas diferentes para grandes volumes. Mantenha um limite de até 100 e-mails por dia por conta. Se a sua base de leads for de milhares de contatos, distribua suas campanhas entre múltiplas contas de remetente.
- Combine seu provedor de envio com o do destinatário. Mensagens enviadas de Gmail para Gmail ou de Outlook para Outlook têm muito mais chances de ir direto para a caixa de entrada. Você pode usar a Snov.io para fazer a correspondência automática de provedores.
Verificação 7. Verifique o engajamento do usuário com seus e-mails
Os provedores de e-mail costumam associar baixas taxas de abertura e de clique a mensagens indesejadas. Se uma grande parcela dos seus inscritos não interage com consistência com suas mensagens, ao longo do tempo, cada vez mais e-mails seus podem ir parar na pasta de spam.
Por isso, realizar uma auditoria de entregabilidade de e-mail periódica focada na reação dos usuários é essencial. Essa prática permite assumir o controle dos seus indicadores e ainda traz insights valiosos para criar mensagens mais atraentes. Como resultado, você terá uma reputação de remetente fortalecida e a certeza de um melhor posicionamento na caixa de entrada.
Claro que, ao gerenciar disparos em massa, acompanhar o desempenho manualmente é inviável para o fluxo da sua operação. Mas não desanime, pois existem diversas ferramentas de automação capazes de monitorar essas métricas e manter os registros atualizados em seu lugar.
Por exemplo, o Rastreador de e-mails gratuito da Snov.io indica se o destinatário abriu sua mensagem diretamente no Gmail, sinalizando o status com uma etiqueta específica: 
Além de acompanhar aberturas e cliques, verifique com frequência a sua taxa de cancelamento de assinatura para entender como otimizar esse índice. 
Se a sua taxa estiver acima de 0,23%, é hora de pausar a campanha e reunir seus especialistas para estruturar melhorias na experiência do usuário.
O que fazer para melhorar a experiência do usuário com seus e-mails?
Se você percebeu que o engajamento da sua base deixa a desejar, considere as seguintes dicas:
- Segmente sua lista de e-mails e envie e-mails relevantes
- Equilibre a frequência e o horário
- Melhore suas linhas de assunto
- Personalize sua abordagem
- Nunca pare de fazer testes A/B
- Otimize sua campanha de e-mail para todos os dispositivos
Leia este post para conferir mais dicas de especialistas sobre o que é email warm-up e por que isso é importante para sua entregabilidade.
Concluindo
E assim terminamos! Expliquei passo a passo como fazer uma auditoria de entregabilidade de e-mail com esta abordagem simples de 7 etapas, destacando as ferramentas que você pode usar em cada fase, totalmente de graça. Aqui está um resumo rápido das 7 verificações:
| Verificação | O que verifica | Ferramenta recomendada |
|---|---|---|
| 1. Taxa de entrega na caixa de entrada | Se os e-mails estão caindo na caixa de entrada primária ou na pasta de spam | Snov.io Email Warmup / GlockApps |
| 2. Configuração técnica | A correta autenticação dos registros SPF, DKIM e DMARC do seu domínio. | MXToolbox / Teste de entregabilidade de e-mails da Snov.io |
| 3. Reputação do remetente | A pontuação de confiabilidade do seu domínio e IP junto aos provedores de e-mail | Google Postmaster Tools |
| 4. Listas negras e spam | Se o seu IP ou domínio consta em alguma blacklist pública | Spamhaus / MXToolbox Blacklist Check |
| 5. Conteúdo do e-mail | A presença de palavras-gatilho de spam, proporção de texto/imagem e links quebrados | Mail-Tester |
| 6. Devoluções | A proporção de e-mails inválidos ou inexistentes na sua lista de contatos | Verificador de e-mails Snov.io |
| 7. Engajamento dos usuários | As métricas de interação dos destinatários, como aberturas, cliques e cancelamentos de inscrição | Plataforma de automação / CRM de e-mail |
Embora o processo possa parecer complexo às vezes devido aos aspectos técnicos, com o Email Deliverability Check da Snov.io, você testará todos os pontos acima de posicionamento na caixa de entrada automaticamente.
Além disso, a plataforma prepara seus funcionários para aquecer corretamente sua conta de e-mail, garantindo um disparo seguro de mensagens e uma alta reputação de remetente por várias vezes.
