O que é uma Ordem de Compra: definição, exemplos, dicas

Uma ordem de compra (OC) é um documento fiscal lançado por um comprador. Nele, eles se comprometem a pagar ao fornecedor pela venda de algum serviço ou produto que será fornecido no futuro.

As OCs são uma ferramenta útil em transações B2B. O benefício para o cliente é que ele pode fazer uma solicitação para a compra e pagar por ela um pouco mais tarde. A OC também é útil para o fornecedor, pois serve como um contrato vinculativo. Isso mostra que o comprador admite sua obrigação de pagar o preço exigido pelo produto depois de entregue.

Cada OC tem um número de identificação que permite que ambas as partes rastreiem facilmente a entrega e o pagamento.

Uma OC geral, ou uma OC permanente, é um acordo entre o cliente e o fornecedor de que os bens ou serviços serão comprados/fornecidos continuamente por um período específico (na maioria das vezes 1 ano), ou até que um determinado máximo seja atingido.

Quais informações uma ordem de compra inclui?

Os detalhes indicados em uma OC podem variar. Mas geralmente inclui os seguintes dados:

• Informações de entrega/pagamento

O nome da pessoa ou empresa que compra serviços ou mercadorias, data e hora de entrega, local de correspondência e endereço de cobrança.

• Detalhes do pedido

Detalhes e termos do pagamento, como prazo de entrega, o número de identificação da OC, o nome do fornecedor e as informações de contato.

• Serviços/bens adquiridos:

Nomes, quantidade e preço de serviços ou produtos, números SKU ou números de modelo, certos nomes de marcas etc.

Formatos de uma ordem de compra

Ordens de compra em papel

Em muitas empresas, todas as solicitações de compra ainda são mantidas em formato papel. Pode haver várias razões para isso.

As OCs em papel podem fornecer uma melhor visão das transações ou dos requisitos essenciais do pedido. E para algumas organizações, é apenas a maneira de fazer negócios. Com OCs em papel, é mais fácil para eles  gerenciar a documentação por trás de cada negócio e causar uma melhor impressão em seus clientes.

Ordens de compra eletrônicas

Hoje em dia, a maioria das OCs é emitida eletronicamente e enviada por e-mail. É uma maneira popular de comprar todos os tipos de serviços ou produtos online. As OCs eletrônicas têm muitos sinônimos: compra eletrônica, aquisição eletrônica, requisição de compra eletrônica etc.

Solicitação de ordem de compra

Uma requisição de OC ou solicitação de compra é emitida internamente por um funcionário para solicitar a compra de produtos e serviços necessários, incluindo estoque. É um registro que informa ao departamento de compras exatamente quais serviços e produtos são solicitados, seu valor, o fornecedor e os custos necessários.

Como fazer uma ordem de compra?

Uma OC torna o processo de compra muito mais fácil para ambas as partes. Geralmente seria mais ou menos assim:

• Um cliente decide comprar alguns bens ou serviços para sua organização.
• A organização emite uma OC para o fornecedor. Na maioria das vezes, é feito online, usando um modelo de OC. (Também pode enviar um pedido de informações com antecedência).
• O fornecedor aceita o pedido e verifica se seu negócio pode realizá-lo.
• Caso contrário, o fornecedor explica ao cliente que a ordem não pode ser executada e, portanto, é anulada.
• Se a OC puder ser executada, o fornecedor começa a se preparar coletando as mercadorias necessárias ou planejando envolver a equipe necessária.
• Os serviços são fornecidos ou os produtos são entregues, de acordo com o pedido. Ele tem seu número exclusivo na etiqueta de envio para que o cliente saiba qual pedido foi entregue.
• O fornecedor usa o número exclusivo do pedido para enviar uma fatura. Será facilmente rastreado e associado aos detalhes do pedido.
• O cliente paga a fatura em conformidade com os requisitos descritos no pedido.

Por que as empresas usam ordens de compra?

As organizações usam OCs por vários motivos:

Eles determinam expectativas distintas

As OCs ajudam os clientes a explicar com precisão seus requisitos aos fornecedores. Essa abordagem tem seus benefícios, pois garante que ambos estão na mesma página.

As OCs ajudam a organizar pedidos na empresa

A itemização do inventário geralmente inclui o manuseio de OCs recebidas. Essas tarefas, via de regra, pertencem aos departamentos de finanças, compras ou operações. Os membros da equipe podem rastrear e organizar os pedidos de forma mais eficiente porque podem usar OCs como documentos formais que correspondem a entregas pendentes ou chegando.

OPs são documentos legais

Caso não haja contrato oficial, uma OC pode ser usada como um papel juridicamente vinculativo. Ela entra em vigor logo após ser reconhecida pelo fornecedor.

Ordens de compra ajudam com estimativas orçamentárias

Uma vez que uma OC é criada, os clientes podem atribuir diretamente esses números aos orçamentos de suas organizações. É uma vantagem para qualquer empresa ter uma documentação transparente que descreva quanto está sendo gasto e com quais propósitos.

Eles são um elemento essencial das trilhas de auditoria

Os auditores estão sempre procurando discrepâncias fiscais. Eles serão focados na lista de serviços e produtos entregues à sua organização e nos pagamentos enviados por esses pedidos. O trabalho limpo com OCs sempre faz com que sua empresa fique bem aos olhos dos auditores.

Vantagens e desvantagens das ordens de compra

Podemos citar muitas razões para usar OCs. Os mais significativos deles são:

• Gerenciamento preciso de inventário e orçamento.
• Estimativas orçamentárias aprimoradas, já que o dinheiro precisa ser fornecido antes que uma OC seja emitida.
• A entrega é mais rápida, já que as OCs ajudam a programá-la logo quando o cliente precisar.

No que diz respeito às desvantagens, existem apenas algumas:

• Trabalho mais burocrático para compras menores.
• A OC será útil apenas para negócios de curto prazo, e você não pode usar essa opção para financiamento de longo prazo.

Terminando

Esperamos que o uso de OCs o ajude a melhorar o fluxo de caixa da sua empresa e gerenciar seu negócio com mais sucesso.