Як уникнути спам-фільтрів і покращити репутацію відправника

У цій статті ви дізнаєтеся, як працюють спам-фільтри, що впливає на репутацію відправника та які практики допоможуть вам покращити доставлення.

• Чому імейли потрапляють у спам

• Що перевіряють спам-фільтри

• Базові вимоги для уникнення спам-фільтрів

• Розширені налаштування для покращення доставлення

• Фінальний чеклист для уникнення спам-фільтрів

Що таке спам-фільтр: чому імейли потрапляють у спам

Доставлення — це фундамент будь-якої кампанії холодних розсилок.

Навіть хороші пропозиції можуть загубитися, коли спам-фільтри блокують ваші розсилки ще до того, як вони потраплять у вхідні ліда. Провайдери використовують спам-фільтри для перевірки кожного імейла, щоб вирішити, куди він потрапить — у вхідні чи в спам.

Що перевіряють спам-фільтри

Gmail і Outlook більше не використовують прості фільтри спам-слів. Спам-фільтри тепер використовують складніші перевірки та машинне навчання для виявлення небажаних імейлів.

Окрім репутації вашого домену та налаштувань автентифікації, вони також перевіряють ваші патерни та ліміти надсилання, попередню залученість і зміст ваших листів.

Усі ці перевірки формують спам-рейтинг вашого імейлу, який визначає, потрапить він у спам чи ні:

Які фактори допомагають уникнути спам-фільтрів

Ось що найбільше впливає на репутацію відправника: технічне налаштування, здоров'я домену, прогрів, ліміти надсилання, зміст листів, відповіді та показник відмов.

Базові вимоги (не пропускайте)

Це базові вимоги для кожного відправника. Якщо ви їх не дотримуватиметесь, ваші імейли матимуть набагато вищі шанси потрапити в спам.

Інфраструктура відправника

Домени та поштові скриньки

Безплатні поштові скриньки на @gmail не підійдуть для розсилок. Також не надсилайте холодні імейли з вашого основного бізнес-домену, щоб захистити його репутацію.

Купіть окремі домени для розсилок і дайте їм час набути віку. Надсилання кампаній з нового домену може виглядати як спам.

• Купуйте домени принаймні за 30 днів до використання (навіть до прогріву). Краще надсилати зі зрілих доменів
• Для відправників через Outlook нові домени мають дуже низьку довіру. Використовуйте домени віком від 1 року
• Для відправників через Gmail можна використовувати відносно нові домени за умови повного налаштування DNS

Технічне налаштування: здоров'я домену (DNS)

Автентифікація імейл обов'язкова, щоб дотримуватися вимог як відправник. Якщо ваші DNS-записи неповні, ваші імейли з набагато більшою ймовірністю потраплять у спам.

Налаштуйте SPF, DKIM і DMARC записи для всіх ваших доменів для надсилання. Скористайтеся нашою вбудованою перевіркою здоров'я домену, щоб підтвердити, що вже налаштовано.

Email-акаунти та ліміти

Високий ліміт надсилання для поштової скриньки — один з найпоширеніших сигналів, які можуть спрацювати у спам-фільтрах.

Встановіть ліміти відправлення в налаштуваннях email-акаунта.

Почніть з 5 листів на день на верифіковані контакти, потім поступово збільшуйте на 2 листи на день, поки не досягнете 30 листів на акаунт на день.

Підключіть кілька скриньок (створених на кількох доменах) і використовуйте ротацію скриньок, щоб безпечно збільшити загальний обсяг.

Наші рекомендовані ліміти на поштову скриньку:

• 5 нових листів на день: використовуйте як початковий ліміт для нових доменів. Також оптимальний ліміт для відправників через Outlook / Microsoft.
• 15 листів на день: оптимальний початковий ліміт для наявних відправників через Gmail.
• 30 нових листів на день: для прогрітих акаунтів. Використовуйте цей ліміт лише якщо ваш показник відповідей вже становить 5 % або вище.
• 50 листів на день: ризикований ліміт навіть для акаунтів з хорошою репутацією. Не використовуйте його регулярно, лише як тимчасове збільшення.
• 100 листів на день: це ліміт спамерів. Ми не рекомендуємо його використовувати.

Прогрів email

Прогрів ваших email-акаунтів — одна з найкращих речей, які ви можете зробити, щоб уникнути спам-фільтрів.

Додайте свої email-акаунти до прогріву email. Він поступово збільшує обсяг надсилання та будує репутацію через позитивні сигнали, такі як автоматичні відкриття та відповіді.

Прогрійте кожен акаунт відправника перед використанням у кампанії. Потрібно прогрівати як нові, так і наявні email-акаунти. Не починайте розсилки кампаній, поки вашому домену не виповниться принаймні 30 днів.

Мінімальний період прогріву:

Прогрів має тривати достатньо довго, щоб мати реальний вплив.

• 1-2 тижні: після паузи в розсилках або для виправлення наявних проблем з доставленням
• 4 тижні: нові домени та нові поштові скриньки

Рекомендовані налаштування прогріву:

• Увімкніть Преміум-пул відправників, щоб прогріватися через бізнес-адреси
• Увімкніть прогрів під конкретного провайдера, щоб покращити доставлення за провайдером (Gmail/Outlook)

Показники прогріву:

Перед запуском кампаній перевірте прогрес прогріву на дашборді

• Якщо показник потрапляння у вхідні нижчий за 80 % → продовжте прогрів, поки показник не покращиться
• Доставлення стабільне (90 % і вище) за провайдером (Gmail/Outlook)

Зміст листа

Спам-фільтри перевіряють кожну частину вашого листа, включно з темою, текстом, посиланнями, вкладеннями, HTML-кодом і кількістю зображень.

Увімкніть режим звичайного тексту для першого листа у вашій послідовності. Уникайте занадто багатьох елементів дизайну чи зображень і використовуйте просте форматування у своїх листах.

Зображення/посилання/вкладення

• Жодних зображень або посилань у першому листі
• Не додавайте вкладень (принаймні в першому листі)
• У повторних листах можете використовувати один з елементів на лист за потреби: 1 зображення/відео або 1 зовнішнє посилання/1 вкладення
• Додаючи посилання, використовуйте https:// (не http://) і показуйте повний URL. Уникайте приховування посилань за текстом CTA на кшталт "Натисніть тут"

Налаштуйте A/B-тести для кожного листа в послідовності. Тестуйте різні теми листів або варіації змісту імейлу.

Тема листа та основний текст

• Тема листа = до 5-6 слів. Ім'я потенційного клієнта або назва компанії в темі збільшує відкриття
• Початковий лист до 50-100 слів
• 20-50 слів для повторних листів (follow-ups)
• Один чіткий CTA
• Жодних спам-тригерів (як-от "безплатно" або "гарантовано")

Посилання на відписку

Відсутність можливості відписатися може збільшити скарги на спам.

Додайте посилання на відписку в налаштуваннях email-акаунта.

Якщо ви масовий відправник, який надсилає понад 5 000 імейлів на день з одного домену, ви також маєте увімкнути відписку в один клік.

Показник відповідей

Показник відповідей — це сильний позитивний сигнал для репутації відправника, оскільки він показує, що ваші листи таргетовані, а не спам.

Прагніть до показника відповідей 5–10 %. Щоб покращити відповіді, попрацюйте над своїм ICP і визначте свої найсильніші сторони.

Контактуйте лише з десіжн-мейкерами, або лідами, чия роль відповідає вашій пропозиції. Надсилання одного й того ж імейлв кільком потенційним клієнтам в одній компанії може спрацювати у спам-фільтрах.

Ось як Snov.io може допомогти з цією частиною робочого процесу:

• ICP Generator для створення профілів клієнтів для вашого продукту
• Пошук у базі даних для пошуку потенційних клієнтів, які відповідають вашому опису ICP
• Email-ШІ для написання шаблонів листів на основі ICP і сильних сторін

Показник відмов (Bounce rate)

Показник відмов — один з найчіткіших сигналів якості списку. Навіть невелика кількість відмов може зашкодити репутації відправника.

Надсилайте кампанії лише на верифіковані email-адреси. Перевіряйте свій email-список перед кожною кампанією та контролюйте якість списку.

Прагніть до показника відмов 5 % або нижче. Щоб зменшити відмови:

• Видаляйте будь-які контакти з відмовами зі своєї кампанії одразу ж
• Додавайте їх до свого списку контактів-винятків

Розширені налаштування (бажано мати)

Дотримання цих рекомендацій покращить продуктивність ваших акаунтів відправників.

Метчинг провайдерів

Сегментуйте контакти за провайдером, щоб вибрати найкращий спосіб зв'язку з ними. Імейли, надіслані в межах екосистеми одного провайдера, часто мають краще доставлення.

Підключіть поштові скриньки від різних провайдерів: оптимальна комбінація — 70 % поштових скриньок Google / 30 % поштових скриньок Microsoft Outlook. Якщо можете використовувати лише одного провайдера, радимо Google Workspace.

Використовуйте фільтр на дашборді Контакти, щоб побачити, скільки лідів користуються Gmail, Outlook та іншими провайдерами. Увімкніть Метчинг провайдерів у кампаніях.

Кампанії + прогрів (захист доставлення)

Тривалі перерви у надсиланні можуть зашкодити вашій репутації. Прогрів допомагає підтримувати вашу репутацію на високому рівні.

Використовуйте прогрів як фоновий процес для захисту доставлення. Тримайте його активним під час кампаній і між ними.

• Коли кампанії активні, розподіляйте свій денний ліміт між кампанією та прогрівом
• Коли кампанії призупинені, використовуйте весь денний ліміт для прогріву
• У дні, коли надсилаєте менше реальних листів, ніж зазвичай, додавайте більше листів прогріву

Не використовуйте весь ліміт відправлення для розсилок. Залишайте частину ліміту акаунта для прогріву. Ліміти прогріву та кампанії встановлюються окремо, але обидва враховуються в загальному денному ліміті відправлення email-акаунта.

• Встановіть ліміт прогріву в налаштуваннях прогріву
• Встановіть ліміт відправлення на поштову скриньку в налаштуваннях вашого email-акаунта
• Встановіть ліміт листів, які може надіслати кожна кампанія

Рекомендований баланс кампанії та прогріву

Ваш денний ліміт надсилання має бути розподілений між імейлами кампанії та імейлами прогріву.

Snov.io рекомендує тримати загальне денне відправлення (кампанія + прогрів) на рівні 50 листів на день або менше на акаунт.

Почніть з:

• 30 імейлів прогріву на день
• 15 імейлів кампанії на день

Потім поступово переносіть обсяг з прогріву на кампанії, поки не досягнете 30 імейлів кампанії та 15 прогріву на день. Щотижня додавайте 5 до відправлення кампаній і зменшуйте прогрів на 5.

Якщо пізніше помітите проблеми з доставленням, зменшіть відправлення кампаній і збільшіть листи прогріву.

Відстеження відкриттів

Відкриття загалом є позитивним сигналом для репутації, і їх моніторинг може допомогти помітити, чи не потрапляють ваші листи в спам.

З іншого боку, деякі відкриття генеруються ботами та спам-фільтрами, а піксель для відстеження може зробити ваш лист підозрілим для спам-фільтрів.

Радимо вимкнути відстеження відкриттів і посилань, якщо ваші послідовності не використовують поведінкові тригери. Якщо відстеження потрібне, налаштуйте кастомний трекінговий домен для відстеження та додайте його до прогріву. 

Тести доставлення

Виконуйте імітаційне відправлення, щоб виявити проблеми з технічним налаштуванням, змістом листів, чорними списками та IP відправників.

Регулярно запускайте тести доставлення та переглядайте показник потрапляння у вхідні та спам. Оскільки провайдери можуть по-різному обробляти один і той самий лист, перевіряйте доставлення вашого справжнього листа за провайдером.

Коли проводити тести доставлення

• Після прогріву (перед запуском будь-якої кампанії)
• Принаймні раз на тиждень, поки кампанії активні

Результати тестів:

Перевірте результати після проведення тестів.

• 90 % потрапляння у вхідні серед провайдерів (Gmail/Outlook): відправника можна використовувати.
• 80 % потрапляння у вхідні: виправте будь-які основні проблеми. Продовжте період прогріву або перерозподіліть більше обсягу з кампаній у прогрів.

Показник спаму

• 5 % або більше: Поки не використовуйте цей акаунт відправника для кампанії → використовуйте Прогрів, щоб відновити його репутацію

Резервні домени

Призупиніть надсилання з домену з поганим доставленням. Тримайте його на прогріві, поки його репутація не покращиться (щонайменше два тижні).

Налаштуйте додаткові домени та почніть їх прогрівати, щоб мати резерви. Поки ваш email-домен відновлюється,  використовуйте LinkedIn як канал для розсилок.

Перевірка IP-адреси

Перевірте репутацію IP-адрес, які використовує ваш провайдер для надсилання листів.

Тести доставлення в Snov.io також включають перевірку Sender score IP та перевірку IP на чорні списки.

Sender score (репутація IP-адреси)

• Показник має бути вище 70 або більше для всіх IP-адрес, що використовуються

Чорні списки

• Не повинно бути жодних записів у чорних списках для активних відправників

Фінальний чеклист: Як уникнути спам-фільтрів

Технічне налаштування

• SPF, DKIM, DMARC і MX правильно налаштовані
• Використовуйте виділені домени для розсилок віком 30+ днів
• Налаштуйте поштові скриньки Google Workspace + Outlook (для метчингу провайдерів)

Поведінка відправника

• Почніть з прогріву
• Використовуйте безпечні ліміти відправлення: до 30 листів на день на поштову скриньку
• Підтримуйте показник відповідей більше 5 % перед збільшенням лімітів
• Проводьте перевірку доставлення раз на тиждень

Зміст листа

• Пишіть листи короткими: 50–100 слів для першого листа, 20–50 для наступних
• Один чіткий CTA
• Звичайний текст або мінімальний HTML
• Персоналізована тема листа (ім'я потенційного клієнта або назва компанії)

Якість списку

• Використовуйте дійсні, верифіковані email-адреси
• Сегментуйте списки за ICP
• Стежте за якістю списку та обережно використовуйте жовті (ризикові) адреси
• Видаляйте контакти з відмовами одразу ж
• Фільтруйте свій список за провайдером і використовуйте метчинг провайдерів у кампаніях

Який вплив мають спам-фільтри

Спам-фільтри навчилися виявляти масових відправників і низькоякісні кампанії.

Потрапити у вхідні складніше, ніж будь-коли. Але якщо дотримуватися правильних практик, ви можете виділитися серед інших відправників, які намагаються дістатися тих самих лідів.

Відправники, які дотримуються правил, отримують вищу видимість у вхідних папках отримувачів. Лише невелика кількість відправників робить це послідовно. Будьте одним з них.