Não basta apenas criar e enviar um e-mail altamente personalizado – você deseja que ele chegue à caixa de entrada do seu prospect, não é mesmo?
Uma reputação elevada do remetente e a entregabilidade de e-mails são os pilares-chave para o sucesso de suas campanhas de e-mail. No entanto, manter esses níveis consistentemente altos pode ser desafiador.
A menos que você realize uma auditoria de entregabilidade de e-mails. Esse procedimento permite que você verifique se seus e-mails vão diretamente para a caixa de entrada do seu prospecto ou são desviados para a pasta de promoções, ou pior, para o spam.
Muitas empresas tendem a evitar a realização de auditorias de entregabilidade de e-mails por conta própria, frequentemente porque o processo pode ser um tanto tedioso.
Mas e se eu lhe dissesse que você não precisa gastar dinheiro extra e pode lidar com tudo sozinho?
Eu enfrentei esse desafio e desejo compartilhar algumas dicas práticas.
Continue lendo!
Resumo:
O que é uma auditoria de entregabilidade de e-mails?
Uma auditoria de entregabilidade de e-mails é um processo complexo no qual você avalia o quão eficazmente seus e-mails chegam à caixa de entrada dos destinatários.
Essa auditoria ajuda a determinar quaisquer obstáculos que possam estar impedindo que seus e-mails sejam entregues nas caixas de entrada primárias de seus prospectos.
Em outras palavras, se os resultados de sua auditoria de entregabilidade de e-mails forem insatisfatórios, você obterá insights sobre por que seus e-mails podem ter baixas taxas de abertura, ser rejeitados ou acabar no spam.
Por que a auditoria de e-mails é importante?
Imagine investir suas habilidades em uma campanha de e-mail impecável – segmentando sua lista de e-mails, preparando uma cópia de e-mail personalizada, aperfeiçoando os elementos visuais e agendando acompanhamentos. Pronto? Lançar!
Mas então… algo dá errado. Apenas 5-10% do seu público-alvo viu seu e-mail – a maioria perdeu. Isso é devastador!
O que deve ser feito?
Considere esta analogia: Se você fosse um treinador de futebol e sua equipe acabasse de ser derrotada, que medidas tomaria para garantir uma vitória no próximo jogo?
Eu suponho que você provavelmente revisaria o jogo gravado minuto a minuto, identificaria erros e mergulharia profundamente nas estatísticas dos jogadores para fazer melhorias necessárias, certo?
Da mesma forma, a auditoria de e-mails desempenha um papel semelhante no mundo do marketing por e-mail.
Ela permite que você identifique problemas, otimize seu desempenho e faça as melhorias necessárias para aumentar a eficácia de suas campanhas de e-mail, garantindo que suas mensagens alcancem o público desejado de forma mais eficaz.
Essa é a essência de uma auditoria de entregabilidade de e-mails para suas campanhas de comunicação.
Sem uma análise retrospectiva do desempenho de seus e-mails, verificação de todas as configurações, análise das taxas de abertura e determinação das razões pelas quais suas mensagens são rejeitadas ou caem no spam, todo o esforço que você investe na criação de um pitch impressionante pode ser desperdiçado.
→ Para aprender tudo o que você precisa sobre entregabilidade de e-mails, confira nosso Guia Definitivo para Entregabilidade de E-mails.
Como fazer uma auditoria da entregabilidade de seus e-mails
Uma auditoria ideal da entregabilidade de e-mails deve compreender quatro componentes principais:
- Segurança. Isso se relaciona com a configuração e autenticação de e-mails.
- Reputação. Você deve avaliar como envia seus e-mails, considerando fatores como taxas de rejeição e reclamações de spam.
- Entregabilidade. Isso envolve determinar onde seus e-mails acabam: na caixa de entrada principal, na aba de promoções ou na pasta de spam.
- Qualidade do conteúdo. Este componente se resume a avaliar o desempenho de seus e-mails, se eles são abertos, clicados ou ignorados.
Pronto para seguir comigo?
Eu vou mostrar como você pode lidar facilmente com a auditoria da entregabilidade de e-mails, dividindo o processo em sete etapas gerenciáveis (que eu gosto de chamar de “abordagem de 7 verificações” para melhorar sua reputação como remetente).
Verificação 1. Monitore sua taxa de entrega na caixa de entrada
Inicie sua auditoria de entregabilidade de e-mails verificando sua taxa atual de entrega na caixa de entrada (ou entregabilidade de e-mails).
Essa métrica fornecerá insights sobre o quão bem você se sai como remetente de e-mails e apontará áreas para melhorias.
A taxa de entregabilidade de e-mails revela quão bem-sucedidos são seus e-mails em alcançar as caixas de entrada dos destinatários pretendidos, sem serem encaminhados para pastas de spam ou retornarem como rejeitados.
Você pode verificar sua taxa de entrega na caixa de entrada usando diversos serviços de terceiros, como GlockApps, 250ok e GreenArrow.
Pessoalmente, eu prefiro o GlockApps ao realizar minhas auditorias de entregabilidade de e-mails devido à sua interface amigável e funcionalidade robusta.
Se o relatório da sua auditoria mostrar uma taxa de entregabilidade de e-mails superior a 90%, isso é um sinal de que seus e-mails estão chegando eficientemente ao seu público.
Aqui está uma prévia do relatório de entregabilidade de e-mails que recebi quando usei o GlockApps depois de configurar minha conta de e-mail:
Como você pode ver, minha entregabilidade de e-mails não estava em seu melhor momento: dos 66 e-mails que enviei, apenas 48 chegaram à caixa de entrada, enquanto 16 foram parar no spam.
No entanto, assim que aqueci minha conta de e-mail com o Aquecedor de e-mails Snov.io e revi a taxa de entregabilidade de e-mails com o GlockApps duas semanas depois, obtive impressionantes 95%.
Mas o GlockApps não é apenas habilidoso em medir a taxa de entrega na sua caixa de entrada de e-mails.
Ele pode fornecer um relatório abrangente detalhando o desempenho do seu e-mail, abrangendo aspectos como configurações técnicas, incidentes de spam, listas negras, pontuações de remetentes e muito mais.
A única desvantagem? Usar sua suíte completa de recursos para a auditoria de entregabilidade de seus e-mails pode custar um pouco financeiramente.
Então, deixe-me mostrar quais outras ferramentas podem ser úteis em cada etapa seguinte da sua auditoria de entregabilidade de e-mails sem esvaziar sua carteira.
Verificação 2. Configure sua configuração técnica
Nesta etapa, audite seu provedor de serviços de e-mail e envie um e-mail de teste para ver se ele é entregue na caixa de entrada, vai para promoções ou acaba na pasta de spam.
Aqui está como eu fiz isso facilmente com o Snov.io.
Dentro das Campanhas de Automação por Email, há uma opção para enviar um e-mail de teste após a criação
Assim que você receber o e-mail de teste, clique em “Mostrar original”:
Ao fazer isso, recebi um relatório de auditoria confirmando que meu e-mail atendeu aos padrões de autenticação: SPF, DKIM e DMARC:
Agora, vamos desmistificar essas abreviações:
- SPF (Sender Policy Framework) é semelhante a uma lista de convidados para um evento. Este protocolo contém uma lista de endereços IP autorizados a enviar e-mails em nome do seu domínio. Assim como convidados não listados podem ser barrados em um evento, um endereço IP que não esteja incluído no registro SPF não será autorizado. Se um endereço IP estiver listado, o e-mail passa na autenticação SPF.
- DKIM (Domain Keys Identified Mail) é como uma assinatura digital. Quando você envia um e-mail, seu servidor o assina com um código único. Quando o destinatário recebe o e-mail, ele usa esse código para verificar se o conteúdo foi alterado durante a entrega. Se o código corresponder, o e-mail é genuíno; caso contrário, pode ter sido alterado. É como nos tempos antigos, quando as cartas eram carimbadas com um selo para garantir que não fossem violadas durante a entrega.
- DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, & Conformance) é o segurança do domínio de e-mail. Ele colabora com SPF e DKIM, orientando os destinatários de e-mails sobre o que fazer se receberem um e-mail que alega ser de seu domínio. As instruções do DMARC poderiam ser interpretadas como “Se o e-mail não tiver o selo SPF ou DKIM, não confie nele.” Isso ajuda a evitar falsificação de e-mails e phishing.
|
Importante: Priorize a configuração do SPF, DKIM e DMARC antes mesmo de começar a enviar suas campanhas de e-mail. Sua configuração correta é fundamental para evitar rejeições e e-mails indesejados, melhorando a entregabilidade de seus e-mails. Aprenda como configurá-los corretamente a partir deste post. |
Alternativamente, você pode verificar a autenticação de seu e-mail com outra ferramenta de teste de entregabilidade de e-mails – o MailTester. Ele irá analisar em detalhes (basta clicar no menu suspenso para verificar a autenticação):
Como você notou, está tudo bem com minha autenticação.
Verificação 3. Revise sua reputação como remetente
Sua reputação como remetente é como seu karma na vida – ela é moldada por suas ações passadas. Durante sua auditoria de entregabilidade de e-mails, você também deve verificar essa reputação. Especificamente, considere tanto a reputação de seu IP quanto de seu domínio.
Reputação de IP
Cada servidor possui um identificador exclusivo conhecido como endereço IP. O envio de e-mails de um servidor específico o vincula ao seu IP exclusivo, permitindo que os provedores de serviços de Internet (ISPs) monitorem sua reputação de IP.
Você pode estar operando com um endereço IP dedicado ou compartilhado:
- Um endereço IP dedicado é exclusivo para você e não é compartilhado. Nesse caso, sua reputação de e-mail depende apenas de suas ações, o que geralmente é vantajoso. No entanto, observe que aquecer um IP dedicado pode levar vários meses.
- Um endereço IP compartilhado significa que vários remetentes de e-mail usam o mesmo IP em um servidor. A entregabilidade de e-mails, nesse caso, torna-se uma responsabilidade coletiva.
→Leia nosso artigo sobre como aquecer eficazmente sua conta de e-mail
Você pode encontrar as informações sobre seu endereço IP ao verificar seu SPF (Passo 1)
Reputação de domínio
A reputação de domínio é a reputação do seu domínio, ou seja, da organização da qual você está enviando e-mails. Mesmo se você mudar o endereço IP ou o provedor de caixa de correio, a reputação do domínio seguirá a sua marca.
De acordo com Rostyslav Krasnikov, Especialista em Vendas e Marketing da Waverley Software, a reputação de domínio reúne uma série de fatores, tais como:
- Quando seu domínio foi criado.
- Quão seguro e protegido é o seu domínio.
- Como as pessoas reagem aos e-mails do seu domínio (eles abrem seus e-mails ou os ignoram?).
- Com que frequência você envia e-mails e muito mais.
Grandes provedores de e-mail, como Gmail, Outlook e AOL, avaliam a reputação do seu domínio, atribuindo-lhe uma classificação em seus bancos de dados. Uma classificação baixa sugere que você é um remetente de spam e seus e-mails não serão entregues.
Sales and Marketing Specialist at Waverley Software
Por que você deve configurar um domínio de rastreamento personalizado?
Um domínio de rastreamento personalizado é seu próprio domínio ou subdomínio exclusivo que você usa para rastrear aberturas e cliques de e-mail.
Se você estiver usando uma ferramenta de automação de e-mail sem um domínio de rastreamento personalizado, o Google pode identificar uma incompatibilidade entre seus e-mails e o domínio padrão da ferramenta.
Além disso, as ferramentas de automação de e-mail costumam agrupar seus usuários sob o mesmo domínio. Portanto, se houver um remetente de spam nesse grupo, seu comportamento fraudulento pode comprometer sua entregabilidade, pois suas ações também serão associadas ao spam.
Ao configurar um domínio de rastreamento personalizado, você se protege contra problemas de reputação causados por remetentes de spam e melhora a entregabilidade de seus e-mails.
Ferramentas para verificar a reputação do remetente
Você pode verificar tanto a reputação do seu IP quanto a do seu domínio com a ajuda de diferentes ferramentas.
Do ponto de vista do Gmail, experimente o Google Postmaster. Tudo o que você precisa fazer é inserir seu domínio de envio e verificar a propriedade.
Depois de adicionar seu domínio, o Google Postmaster fornecerá informações sobre as reputações de domínio e IP, juntamente com métricas como falhas SPF/DKIM/DMARC, feedback de spam, sucesso de criptografia e muito mais.
Recorra ao Microsoft SNDS para Outlook e Hotmail. E para o Yahoo e Verizon, confie no Verizon Media Postmaster.
Sales and Marketing Specialist at Waverley Software
Além disso, você pode contar com a métrica de pontuação de remetente para acompanhar sua reputação como remetente.
O que é uma pontuação de remetente?
Uma pontuação de remetente é um número entre 0 e 100 que mostra a qualidade de sua reputação como remetente.
Em outras palavras, é o reflexo de sua reputação como remetente, mas em números. Uma pontuação de remetente geralmente é calculada com base em uma média móvel de 30 dias.
Quanto maior for sua pontuação de remetente, maiores serão suas chances de alcançar seus assinantes.
Você pode verificar sua reputação como remetente com ferramentas como o Sender Score. Como você pode ver, eu verifiquei minha reputação usando essa ferramenta, e o resultado me deixou muito satisfeito! 🙂
Verificação 4. Evite ser colocado em listas negras e no spam
Listas negras são listas de endereços IP e nomes de domínio associados a atividades de spam. Encontrar-se em uma lista negra não é brincadeira. Isso pode danificar gravemente sua reputação como remetente, e remover-se dela pode ser um desafio.
Abaixo estão algumas das listas negras mais amplamente referenciadas que os ISPs usam para determinar se seu endereço IP ou nome de domínio tem vínculos com spam:
É crucial verificar regularmente se você não foi adicionado a essas listas e, se você se encontrar em uma delas, deve analisar minuciosamente as razões e corrigir a situação.
Uma ferramenta útil para esse fim é o Mxtoolbox:
Além disso, com o MailTester (que mencionei na Etapa 1), você pode verificar se está marcado como um remetente de spam. Essa ferramenta mostrará como um famoso filtro de spam, o SpamAssassin, avalia seus e-mails:
Ele também mostrará qualquer lista negra em que você tenha sido incluído:
Pela minha própria verificação, recebi uma pontuação favorável do SpamAssassin, embora tenha sido listado em uma lista negra.
|
Nota: Se você usar ferramentas de marketing por e-mail para enviar e-mails frios, existe a chance de que você possa acabar em listas negras, mesmo que não esteja realmente fazendo spam. Isso pode ocorrer porque, com algumas ferramentas de marketing por e-mail, você envia e-mails por meio de um IP compartilhado, que também pode ser usado por remetentes de spam. É melhor usar ferramentas de marketing por e-mail para campanhas de gotejamento de marketing. Para alcance de vendas, é altamente recomendável usar ferramentas de e-mail frio. |
Como evitar listas negras e spam?
Navegar pelo mundo da entregabilidade de e-mails pode ser complicado, e evitar as armadilhas de listas negras e etiquetas de spam é fundamental. Aqui estão algumas estratégias para garantir que seus e-mails sejam bem recebidos pelos destinatários e não sejam relegados para a temida pasta de spam:
- Direcione o público certo. Evite comprar listas de e-mails. Concentre-se apenas nos usuários de e-mail que se encaixam no perfil de seu cliente ideal. Se seu produto ou serviço ressoar com alguém, incentive-os a se inscrever.
- Segmente sua lista de e-mails para um direcionamento mais preciso, garantindo que seu conteúdo seja pertinente para seus assinantes.
- Certifique-se de que os usuários possam se desinscrever facilmente de seus e-mails. Isso pode ser alcançado colocando um link de desinscrição em cada mensagem ou dando aos destinatários a opção de se desinscrever respondendo diretamente ao seu e-mail.
- Crie um domínio e conta separados para diferentes tipos de campanhas – e-mails de saída, marketing, boletins informativos e e-mails transacionais. Essa estratégia ajuda na melhor gestão de responsabilidade e na manutenção da reputação do remetente.
- Evite palavras que disparam spam. Evite frases e palavras que são bandeiras vermelhas para spam. Tais disparadores podem fazer de você um remetente suspeito.
Como responder se você estiver em uma lista negra?
Aqui está como proceder para remoção da Spamhaus, uma lista negra com influência significativa devido ao seu efeito direto na entrega de e-mails para vários domínios.
- Primeiro, acesse o centro de remoção e insira seu domínio ou endereço IP. Se você for o proprietário legítimo, deve ter recebido uma notificação de bloqueio. Esta notificação especificará o problema subjacente, que você deve abordar prontamente. Por exemplo, talvez você tenha se envolvido involuntariamente no envio em massa para uma lista não verificada.
- Em seguida, entre em contato com a Spamhaus, detalhando o incidente e as medidas que você implementou para evitar a recorrência.
- Após receber sua mensagem, a Spamhaus responderá em um dia. Você será informado de que seu endereço foi removido da lista negra ou receberá etapas adicionais para concluir o processo de remoção.
→ Leia nosso artigo para aprender mais sobre as melhores práticas de e-mail que você pode usar para sair de qualquer lista negra.
Verificação 5. Crie conteúdo de e-mail de alta qualidade
Além de verificar listas negras, você também deve avaliar o conteúdo de seus e-mails para garantir que seja adequado para sua campanha.
A avaliação adequada do conteúdo pode ajudar a evitar a pasta de spam e melhorar a entregabilidade de e-mails.
Ferramentas como o GlockApps ou o Mail-Tester, que mencionei anteriormente, podem ajudar na avaliação da qualidade do texto de seus e-mails e oferecer sugestões de melhoria.
Por exemplo, após testar meu texto de e-mail com o Mail-Tester, recebi o seguinte feedback:
Como você pode ver, meu e-mail não incluía um link de desinscrição – um erro que a ferramenta de entregabilidade de e-mail prontamente sinalizou.
Verificação 6. Monitore as taxas de rejeição
O monitoramento da taxa de rejeição de seus e-mails é um componente crítico de uma auditoria de entregabilidade de e-mail. Uma rejeição de e-mail significa que o provedor de e-mail do destinatário não aceitou sua mensagem.
A taxa média de rejeição de e-mails em todas as indústrias é de 1,06%, com um benchmark aceitável sendo de 2%. Se sua taxa de rejeição de e-mails exceder esse valor, é um sinal claro de que você precisa se concentrar em refinar essa métrica.
Existem dois tipos de rejeições: rejeições suaves (soft bounces) e rejeições rígidas (hard bounces).
- Rejeições suaves geralmente ocorrem devido a problemas temporários de entrega, como a caixa de correio do destinatário estar cheia, um aumento repentino no volume de envio de e-mails ou problemas temporários de conectividade do servidor.
- Por outro lado, rejeições rígidas ocorrem devido a problemas permanentes de entrega. Isso pode variar desde o envio para endereços de e-mail inexistentes até problemas de spam relacionados ao seu IP ou domínio.
Se os provedores de serviços de e-mail perceberem um número significativo de rejeições rígidas de sua parte, eles podem categorizar seus e-mails como spam.
Isso não é surpreendente, já que o envio em massa para endereços não verificados é uma tática comum entre os remetentes de spam.
Como prevenir uma alta taxa de rejeição:
Para reduzir eficazmente a taxa de rejeição de seus e-mails e promover uma melhor comunicação com seu público, existem várias melhores práticas que você pode adotar.
Essas estratégias não apenas melhoram a entregabilidade, mas também a saúde geral e a reputação de suas campanhas de e-mail:
- Verifique os endereços de e-mail. Certifique-se regularmente da autenticidade dos endereços que você coleta. A melhor maneira é contar com um serviço de verificação de e-mail (como o Verificador de E-mails Snov.io) que pode validar automaticamente sua lista em massa.
- Adote a confirmação dupla. Quando as pessoas se inscreverem, elas receberão um e-mail de confirmação. Elas só entrarão na sua lista após clicarem no link de confirmação, ajudando a evitar endereços falsos.
- Aqueça sua conta de e-mail. Antes de iniciar campanhas de e-mail, aumente gradualmente o volume de envio. Isso impede que os servidores fiquem desconfiados de sua conta de e-mail. Você pode automatizar o aquecimento de e-mail usando ferramentas como o Aquecimento de e-mails.
- Revise os links em seus e-mails. Certifique-se de que seus links estejam formatados corretamente. Use links ancorados (por exemplo, Snov.io) em vez de endereços de link completos (por exemplo, https://snov.io/).
- Use contas diferentes para grandes volumes. Mantenha-se dentro do limite de 100 e-mails/dia/conta. Se sua lista de destinatários for composta por milhares de pessoas, distribua suas campanhas entre várias contas de remetente.
Verificação 7. Verifique o engajamento do usuário com seus e-mails
Os provedores de serviços de e-mail frequentemente associam baixas taxas de abertura e cliques de e-mail a e-mails indesejados. Se uma grande parte de seus assinantes não estiver consistentemente envolvida com seus e-mails, ao longo do tempo, mais de seus e-mails podem acabar na pasta de spam.
Portanto, uma auditoria regular de como os usuários reagem aos seus e-mails é fundamental. Essa prática não apenas permitirá que você controle suas métricas de e-mail, mas também o inspirará a criar mensagens de e-mail mais atraentes. O resultado? Melhoria na reputação do remetente e no posicionamento geral na caixa de entrada.
É claro que, se você estiver enviando campanhas de e-mail em massa, provavelmente não conseguirá acompanhar o desempenho dos e-mails manualmente. Mas não se desanime. Existem numerosas ferramentas de automação que podem rastrear e-mails em seu nome.
Por exemplo, o Rastreador de E-mail da Snov.io mostra se o destinatário abriu seu e-mail diretamente no Gmail, marcado por um rótulo específico:
Além de rastrear aberturas e cliques, você deve verificar regularmente sua taxa de cancelamento de inscrição para entender como pode melhorar essa métrica.
Se sua taxa for superior a 0,23%, é hora de pausar ou interromper sua campanha e pensar em maneiras de melhorar a experiência do usuário com seus e-mails.
O que você deve fazer para melhorar a experiência do usuário com seus e-mails?
Se você descobrir que o engajamento de seus usuários com seus e-mails deixa muito a desejar, considere as seguintes dicas para melhorá-lo:
- Segmentar sua lista de e-mails e enviar e-mails relevantes
- Equilibrar frequência e timing
- Melhorar suas linhas de assunto
- Personalizar sua abordagem
- Nunca parar de realizar testes A/B
- Otimizar sua campanha de e-mail para todos os dispositivos
→ Leia este post para obter mais dicas sobre como tornar os usuários mais engajados com suas campanhas de e-mail.
Concluindo
E isso é tudo! Eu te conduzi por uma auditoria de entregabilidade de e-mail com esta abordagem fácil de 7 etapas, destacando as ferramentas que você pode usar em cada estágio totalmente de graça. Aqui está um resumo rápido das 7 verificações:
- Verificação 1. Taxa de colocação na caixa de entrada
- Verificação 2. Configuração técnica (normas SPF, DKIM e DMARC)
- Verificação 3. Reputação do remetente
- Verificação 4. Listas negras e spam
- Verificação 5. Conteúdo do e-mail
- Verificação 6. Rejeições
- Verificação 7. Engajamento do usuário com seus e-mails (aberturas, cliques, desinscrições)
Embora o processo possa parecer inicialmente intrincado devido aos seus aspectos técnicos, abordei algumas das perguntas frequentes abaixo. Mas se você ainda tiver dúvidas, não hesite em deixá-las na seção de comentários deste post.
E não se esqueça de que, ao usar a Snov.io para suas campanhas de e-mail, você pode potencialmente se salvar de muitas armadilhas de entregabilidade de e-mail. A plataforma permite que você aqueça adequadamente sua conta de e-mail, garantindo um alcance seguro por e-mail, alta reputação do remetente e taxas de colocação na caixa de entrada ótimas.