Автоматизація бізнес процесів

Більшість існуючих професій скоріш за все зникнуть протягом кількох наступних десятиліть. Причина цього — автоматизація процесів, яку поступово вводять все більше компаній, адже вона прискорює обробку інформації та підвищує ефективність операцій з клієнтськими даними.

Наприклад, згідно з Microsoft 2017 Report, для більш ніж ⅔ респондентів важливо, щоб продавці знали їх уподобання та історію покупок. Одна ecommerce платформа, така як Amazon, може одночасно співпрацювати з мільйонами клієнтів саме завдяки тому, що бізнес-процеси у її екосистемі, пов’язані з обробкою даних користувачів, майже повністю автоматизовані. Зрозуміло, що жодна команда не зможе обробляти такий обсяг даних мануально.

Отже, автоматизація — це те, що допомагає організаціям в обслуговуванні клієнтів, зменшенні операційних витрат та пришвидшенні закриття угод. 

Що таке оптимізація та автоматизація бізнес-процесів 

В першу чергу це заміна рутинної мануальної праці співробітників набором алгоритмів та сервісів, які використовуються для досягнення важливих операційних та фінансових цілей. Автоматизація є важливою частиною управління бізнес процесами тому, що дозволяє оптимізувати та координувати їх.

За допомогою делегування трудомістких задач комп‘ютеру ви розвантажуєте порядок денний, щоб співробітники могли приділити більше робочого часу нетривіальним задачам — візуалізації, мозковому штурму, аналізу якості тощо. Крім цього, добре реалізована автоматизація бізнесу дозволяє: 

• Уникнути людських помилок;
• Зменшити час для збору та обробки даних;
• Приймати обґрунтовані та правильні рішення;
• Прискорити процеси перевірки та затвердження;
• Зекономити час та гроші на перенесення даних.

Які бізнес процеси можуть бути автоматизовані?

Гіпотетично ― будь-які. Сучасні системи на базі потужних AI можуть виконувати такі складні завдання, як керування автомобілем, діагностика захворювань та обробка даних. Деякі інтелектуальні агенти, наприклад, DOMO, відмінно автоматизують збір інформації, поки інші, такі, як Apptus, допомагають передбачити клієнтську поведінку. 

Тобто, тільки вам вирішувати, який бізнес процес варто автоматизувати саме зараз. 

Але, довіряючи робочі таски комп‘ютерам, все ще важливо знайти баланс між витратами та перевагами, які ви можете отримати. Найчастіше автоматизацію обирають для:

• Закупівлі: управління клієнтськими замовленнями, ухвалення контрактів, обробки інвойсів та оптимізації вибору постачальників;
• Фінансів: підготовки звітів про фінансові результати, виставлення рахунків, оптимізації звітності та автоматизації прогнозування доходів і витрат;
• HR: спрощення онбордингу співробітників та відстеження продуктивності;
• Продажів: обробки замовлень, KPI-звітів та укладання угод з клієнтами;
• Маркетингу: проведення складних кампаній та відстеження їх ефективності. 

Скільки коштує автоматизація у бізнесі?

Іноді це захмарні суми. Але єдина ліцензія на програмне забезпечення не дуже дорога. Скажімо, можна розпочати з Azure Kubernetes Service, що буде коштувати приблизно $85 на місяць. Проте витрати на супутні інструменти та системи для бізнесу, сервери для зберігання даних, тренінги для співробітників, не кажучи вже про масштабування, можуть бути доволі суттєвими.

У підсупку ціна, яку компанія платить за процес автоматизації залежить від:

• Обсягу інформації;
• Кількості юзерів;
• Сторонніх або вбудованих інструментів, які компанія вже використовує або тільки планує;
• Необхідності зберігати дані в хмарному сховищі;
• Стандартів безпеки;
• Запитів на підтримку та навчання персоналу.

Як працюють автоматизація та управління бізнес-процесами: приклади

Мова не тільки про IT-компанії або торгових представників. Бізнес автоматизація активно використовується великою кількістю промислових корпорацій. 

Наприклад, General Electric, один з найбільших конгломератів у США, розробив свою платформу — Predix. Її завдання ― автоматизація логістики та управління активами. Наразі цією системою користуються майже 200 компаній у США. 

Наступний кейс ― як виробнича компанія може отримати вигоду від автоматизації. Мова піде про Coca-Cola. Її дочірня компанія в Австрії зменшила споживання води та зекономила гроші від управління електроенергією завдяки автоматизації MindSphere. 

Найбільш поширені приклади роботи системи автоматизації ділових процесів, незалежно від галузі — це структурування даних та прогнозування цілей. 

Наприклад, хмарне рішення HANA від SAP використовується такими впливовими корпораціями, як Toyota Motor (Автомобілі), Costco Wholesale (роздрібна торгівля), Microsoft Corporation (програмне забезпечення) тощо. Це забезпечує цілісність даних шляхом їх збору з різних девайсів всередині організації. Компанії використовують системи автоматизації для відстежування будь-яких сповільнень та коригування тактики дій.

Найкращі сервіси для автоматизації бізнес процесів

93% бізнес та IT-лідерів впевнені в тому, що смарт-технології можуть суттєво змінити шлях управління компаніями, тому є сенс інвестувати саме в це. Такий соціальний доказ здається достатнім, щоб поміркувати над тим, як автоматизувати якийсь бізнес-процес або навіть цілий сегмент вашої роботи, чи не так?

Підбір доречного ПЗ ― це половина успіху. Тож спочатку зверніть увагу на такі інструменти: 

1. Для автоматизації фінансового менеджменту та звітності:

• SAP;
• Expensify;
• Zoho Expense;
• Emburse Certify.

Ці автоматизовані системи управління підприємством розроблено для бухгалтерського обліку та ліпшого контролю за елементами фінансової звітності: інвентаризація, дебіторська заборгованість, всі типи витрат та борги.

2. Для автоматизації HR процесів: 

• Zoho People;
• Bamboo HR;
• Cezanne;
• Zenefits.

Ці інструменти допоможуть автоматизувати онбординг персонала та управління продуктивністю співробітників: трекінгу часу, підрахунку бонусів тощо.

3. Для автоматизації вхідного маркетингу:

• Marketo;
• Constant Contact;
• Pardot;
• Eloqua.

Використовуючи це програмне забезпечення, ви зможете запускати багатоканальні таргетовані кампанії через соцмережі та платну рекламу. До того ж, автоматизація маркетингу дозволяє оптимізувати тригерні розсилки, постинг у блогах та збір статистики. 

4. Для автоматизації управління продажами:

• ZoomInfo;
• Snov.io;
• AeroLeads;
• Sales Navigator.

За допомогою цього програмного забезпечення ви покращите лідогенерацію. Послідовна автоматизація продажів не тільки допоможе вам у пошуку персональної інформації проспектів — багато інструментів навіть запропонують готові бази даних лідів. Останні, зазвичай, згруповані за галузями. Наприклад, Linkedin Sales Navigator надає додаткові параметри фільтрації для пошуку конкретних B2B клієнтів. 

5. Для автоматизації робочого процесу:

• Ціла гілка рішень Atlassian;
• Blossom;
• PivotalTracker;
• Workzone. 

Це потужні інструменти для управління командою та завданнями співробітників: автоматизація документообігу, відстеження часу виконання завдань та моніторингу проблем.

6. Для управління всіма типами даних:

• QlikView;
• Tableau;
• Power BI;
• Qlik Sense.

Основна ціль цих інструментів ― якісна бізнес-аналітика, тож вони дозволяють збирати та візуалізувати інформацію з різних ресурсів, налаштовувати діаграми, таблиці та ділитися їми для того, щоб рішення на всіх рівнях приймалися швидше та якісніше.

7. Комплексні рішення:

• HubSpot;
• LeadFeeder;
• Adobe Experience Cloud;
• Agile CRM.

Вищезазначені чотири інструменти багатоцільові та мають декілька рішень, які можуть бути інтегровані. Наприклад, Adobe Experience Cloud поєднує у собі Adobe Experience Manager (CMS), Adobe Campaign (система управління діджитал маркетингом) та Adobe Audience Manager (платформа управління даними). Вони можуть працювати як автоматизатор маркетингу, продажів, веб аналітики, звітності, зберігання даних або всього цього одночасно.

Хоча програмне забезпечення дійсно має значення, інші 50% успіху автоматизації все одно лишаються за тими, хто її реалізує. Тож визначиться з тим, які операції потрібно автоматизувати, оберіть відповідне програмне забезпечення, найміть компетентних співробітників — та високий ROI у вас в кишені!